42. Предназначение первичных и результатных документов. Зоны документа. Классификация документов.
Первичные документыпредназначены для отражения процессов в материальной сфере. Они содержат постоянную и переменную информацию, которую необходимо обработать для решения экономических задач. В первичном документе информация не обрабатывается, а только фиксируется. В этот документ заносится информация, которая в дальнейшем будет обработана в результатном документе.
Результатные документы содержат информацию, получаемую в процессе обработки данных. В этом документе обрабатывается информация из первичного документа. Анализируя результаты расчетов, менеджер готовится принять на их основе решение и оказать управляющее воздействие на объект управления.
Зоны документа
Документ должен иметь три зоны (см. рис.):
Заголовочная зона. Кроме полного и краткого наименования (формы) документа, в этой зоне размещают постоянные (условно-постоянные) справочные и группировочные реквизиты-признаки. Информация заголовочной зоны в дальнейшем не подвергается обработке, но принимает участие в ней.
Содержательная зона. В этой зоне размещают переменные реквизиты-признаки и абсолютные и относительные реквизиты-основания. Информация заголовочной зоны в дальнейшем подвергается арифметической и логической обработке.
Оформляющая зона. В ней размещают печати, даты, подписи должностных лиц, отвечающих за составление документа.
43. Электронный документ и электронный документооборот.
Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:
создается, обрабатывается, хранится, передается с помощью электронных технических средств;
подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством РФ;
представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
если при его создании, обработке, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
Электронный документ создаётся, обрабатывается, хранится и передаётся при соблюдении достаточной степени защиты, гарантирующей предотвращение несанкционированных действий с информацией.
Основные термины и определения, связанные с электронными документами:
Электронный документ- форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;
Реквизит электронного документа- обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;
Подтверждение подлинности электронного документа- положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;
Электронный архив- массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативно-правовыми актами РФ;
Электронный документооборот- процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами на каждом этапе жизненного цикла документа. Это особый способ организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.