7.4. Оформлення договірної документації

Об'єм продажів номерного фонду в готелях бізнес класу через турфірми складає в середньому 30 40%, а для готелів туристського класу цей показник знаходиться на рівні 70 80%.0 Проте саме висококласні готелі пропонують турфірмам найбільш гнучкі системи знижок. Груповий тариф, що встановлюється нині в готелях, обчислюється від групи у кількості 7 10 чоловік для готелів туристського класу або від кількості номерів (наприклад, 10 номерів) для готелів бізнес класу. Різниця між ціною "rack rates" (біля стійки) і груповими тарифами в середньому складає 20%.0 При заїзді значної за чисельністю групи туристів готелями практикуються чартерні ціни, які на 8-10% нижче групового тарифу.

На отримання пільгових тарифів при розміщенні туристів турфірма також може розраховувати в наступних випадках:

1) готель гарантує турфірмі на блок місць ціни нижче приблизно на 10 15% у тому випадку, якщо турфірма забезпечує готелю рекламу через свій каталог або іншу рекламну продукцію;

2) готель надає знижки турфірмі залежно від прибутку, що отримується від продажу номерів (наприклад, від $20000 - 2% базової ціни, від $40000 - 4% і т. д.);

3) готель надає фірмі знижку залежно від розміру групи (, що прибуває, наприклад, від 12 чоловік - 4% базової ціни, від 24 чоловік - 6%, від 48 чоловік – 8%).

4) готель надає турфірмі знижку для розміщення транзитних туристських груп для короткострокового відпочинку (наприклад, з 0 до 12 годин і з 12 до 24 годин - знижка може складати 50%).

Договірна документація готельних підприємств украй різноманітна і визначається основними формами їх взаємодії, котопые були пассмотпены нами вище.

В переважній більшості випадків взаємовідношення готельних підприємств з туроператорами визначаються: а) договором оренди готелю; б) договором про квоту місць з гарантією заповнення 30 80% (договором комитмента); в) договором про квоту місць без гарантії заповнення (договором елотмента); г) договором про тверду закупівлю місць з повною оплатою (договір безвідкличного бронювання); д) договором про поточне бронювання (разові заявки на умовах стандартної комісії).

Договір оренди готелю припускає обмін права власника готелю на користування готельними номерами на сплачувану туроператором суму орендної плати. Економічний сенс цієї угоди не лише в придбанні туроператором права користування готельними номерами від свого імені, але і в перенесенні ризику комерційної діяльності отельера на оператора, що вимагає від власника готелю серйозного дисконту в ціні кожної кімнати.

Договір про квоту місць з гарантією заповнення 30-80% припускає отримання туроператором від готелю певної кількості (блоку) місць, яку він зобов'язаний заповнити туристами впродовж певного періоду. При цьому туроператор гарантує оплату 30 80% виділеної квоти місць, навіть якщо вони не будуть використані. Іншу частину квоти туроператор має право анулювати у встановлені терміни. У такому разі ціни на місця будуть нижчі, ніж звичайні тарифи, оскільки ризик приймається туроператором.

Договір про квоту місць без гарантії заповнення припускає, що туроператор не бере на себе ризик у разі незаповнення виділеного йому блоку місць.

В даному випадку настає звичайна ситуація ануляції місць, не використаних туроператором у встановлені терміни. Така форма договору невигідна для готелю, і розрахунок за номери йде по звичайних тарифах.

Договір про тверду закупівлю місць з повною оплатою гарантує готелю повну оплату виділеної квоти місць, незалежно від їх заповнення. За таких умов туроператор намагається домовитися з власником готелю про максимально можливе зниження цін на розміщення в готелі.

Договір про поточне бронювання є найбільш типовим договором для туроператорів, що займаються організацією індивідуального туризму. За цим договором туроператор не отримує від готелю ніякої квоти місць. При зверненні клієнта до туроператора фірма направляє заявку на бронювання в готель і тільки після отримання підтвердження про наявність вільних місць на встановлені терміни робить продаж готельних послуг. При такому варіанті взаємовідносин діють звичайні тарифи на готельні номери.

Незважаючи на велику кількість різновидів договорів готелів і туроператорів, існують певні правила їх складання, а також обмовляються наступні умови: вартість номерів і бронювання; тип номерів і необхідне їх число; тривалість обслуговування; вільні періоди; графіки заїзду туристів; терміни і тривалість разового обслуговування; набір послуг, що входять; кількість і форма організації живлення; час обслуговування туристів живленням; спеціальні зручності і можливість користування ними; мова обслуговування; терміни підтвердження заїзду туристів (бронювання); терміни зняття броні; відповідальність сторін по термінах зняття броні; розмір дисконту; специфічні і додаткові умови.

Договори готелів з туроператорами бувають трьох видів: агентські, комисійні і корпоративні. Предметом агентського і комисійного договорів являється надання клієнтам фірми готельного обслуговування відповідно до діючих генеральних тарифів готелю, що є невід'ємною частиною такого договору. З урахуванням об'єму послуг, що замовляються, туроператорові надається знижка від базової ціни. Розміри знижок можуть варіювати в широких межах: від 10% -для невеликих турагентств і туроператорів, до 30% -для великих туроператорів. У ряді випадків ціна може бути близька або навіть дорівнювати собівартості обслуговування.

Відповідно до договору, готельні послуги оплачуються туроператором, а обслуговування туристів здійснюється згідно з ваучерами. Усі додаткові послуги в даному випадку оплачуються клієнтом. Згідно з комісійною угодою, готель щомісячно виплачує туроператорові комісійну винагороду, не надаючи йому при цьому знижок і пільг. Розмір комісії відповідає розміру знижки, вказаної в договорі.

Визначаючи ціни для туроператорів, готелі повинні враховувати наступне:

- в протилежність турагенту, туроператор сам утворює кінцеві продажні ціни як на окремі послуги, так і на турпакеты, і тому відносно туроператора готель використовує так звані чисті ціни - ціни, утворені від максимальних цін зі знижкою (без закладеної в них комісії);

- ціна послуг для туроператора (фактично - розмір знижки від максимальної ціни) повинна припускати можливість туроператорові утворити для своїх турагентств ціну з відомою агентською комісією;

- ціна послуг для туроператора повинна дозволяти йому покривати свої витрати на обробку і пересилку бронювань, а також направляти частину коштів на маркетинг і просування турпродукта на ринку.

- кінцева продажна ціна, що формується туроператором від ціни послуг, що надаються готелем, не має бути вища, ніж відповідна продажна ціна, що встановлюється самим готелем для роздрібних, корпоративних клієнтів і турагентств.

Корпоративний договір має сприятливіші умови і полягає після тривалої співпраці з готелем за умови перспективної і вигідної для обох сторін співпраці. Предметом такого договору є надання номерів в готелі для розміщення клієнтів фірми за корпоративними цінами і додаткового обслуговування, що надається готелем, за умови забезпечення туроператором гарантованого числа ночей в певний період часу.

Корпоративні договори є економічно вигідними для готельної організації, оскільки:

- вони забезпечують готелям гарантоване завантаження туристами, що приїхали з діловими цілями в запланованому відрізку часу в період ділової активності; - корпоративні клієнти зазвичай користуються комфортабельнішими умовами розміщення і додатковими послугами;

- корпоративні клієнти представляють додатковий потенційний інтерес для готелів - великі міжнародні компанії час від часу проводять конференції або семінари і інші заходи, обслуговування яких приносить готелю істотний прибуток.

При укладенні корпоративних договорів турфірми нерідко виступають посередниками між корпорацією і готелем. Ціни для корпоративних туристів мають бути як мінімум на 10% нижче базових цін і залежати від кількості гарантованих ночей. Мінімальна корпоративна ціна надається для залучення транснаціональних корпорацій і заохочення фірм, що забезпечують постійний потік клієнтів. Рівень корпоративної ціни має бути рівний або нижче рівня цін для агентів.

Якщо живлення організовується поза готелем і не входить в пакет послуг розміщення, то туроператором неодмінно укладається договір з певними підприємствами живлення. Особливе місце в такому договорі повинен займати питання організації живлення туристів в дорозі. Цей договір в обов'язковому порядку повинен включати наступні пункти: кількість обслуговуваних туристів; регулярність і величина замовлень; види і форма живлення; зразкові варіанти меню; зразкові ціни на різні раціони харчування; знижки і пільги; терміни подання заявок на живлення; терміни зняття замовлення; відповідальність сторін за можливі зриви в графіці живлення по маршруту; особливі умови (особливе меню, форма живлення і т. д.). Приклад договору готелю з турагентом наведений нижче.