Вопросы для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятие «делопроизводство».

2. Дайте определение понятия «документ».

3. Назовите признаки классификации документов.

4. Назовите группы организационно-распорядительных документов.

2. Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки документов.

Правила составления и оформления документов основываются на требованиях СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит – элемент официального документа.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов называется формуляром документа. Формуляр-образец документа – это модель унифицированной формы документа.

При составлении документов используется 32 реквизита.

При изучении этой темы следует особое внимание уделить написанию реквизитов. Важно выбрать правильный в данной ситуации вариант написания реквизита.

Целесообразно законспектировать реквизиты в тетрадь.

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

В учреждениях, организациях и на предприятиях разрабатываются бланки двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительной документации.

Обязательно запомните реквизиты общего бланка и бланка для писем.

Для более глубокого изучения темы следует внимательно рассмотреть образцы бланков, представленных в учебниках.

Изучите общий бланк и бланк для писем вашего предприятия, учреждения, организации.

Текст является важнейшим реквизитом документа. Он должен быть логичным, ясным, информационно емким. Для этого рекомендуется использовать унифицированные тексты, единые формы языкового выражения, наиболее точно передающие содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий.

По способу фиксации и организации составных частей унифицированные тексты подразделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.

[ 2; 4; 6 ]

Практическое занятие № 1.

Составление и оформление бланков документов на бумаге формата А4.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите состав и последовательность реквизитов, установленных формуляром-образцом.

2. Назовите виды бланков установленные СТБ 6.38-2004. В чем различия между ними?

3. Назовите способы расположения реквизитов на бланке.

4. Назовите требования, предъявляемые к тексту документа.

5. Оформите общий бланк с угловым расположением реквизитов.

6. Оформите бланк письма на двух языках с продольным расположением реквизитов.

2. Особенности составления организационно-распорядительных документов

2.1. Делопроизводство по общим, административным и трудовым вопросам

При изучении этой темы наиболее подробно ознакомьтесь с приказами, так как аналогично им строятся и другие распорядительные документы.

Уясните, какие реквизиты присутствуют в приказах по основной деятельности и по личному составу. Особое внимание обратите на текст приказа. Он состоит из констатирующей и распорядительной частей. Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В приказах по основной деятельности она начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В процессе изучения приказов по личному составу прежде всего изучите, что оформляется приказами по личному составу. Выделите особенности составления приказов по основной деятельности и по личному составу. Запомните правила оформления распорядительной части приказа по личному составу. В конце каждого пункта распорядительной части указывайте на основании, каких документов составлялся приказ по личному составу. Приказ может быть составлен на несколько работников, вне зависимости от того принимаются они работу или увольняются.

Особое внимание уделите визированию документа. Обратите внимание, что работники должны быть ознакомлены с приказом по личному составу под роспись.

Изучив теоретический материал, переходите к практическому этапу по составлению приказов. Для этого используйте материал вашего предприятия и образцы приказов.

[ 1; 2; 3; 4 ]