Практическое занятие № 4

Оформление и составление служебных писем.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите документы, касающиеся делопроизводства по снабжению, сбыту и перевозкам.

2. Назовите составные части договора.

3. Выделите правила составления и оформления претензии.

4. Назовите, что указывается в тексте искового заявления.

2.4. Правила составления и оформления докладных записок, справок.

При изучении данной темы следует учесть, что докладная записка и справка относятся в группу справочно-информационных документов.

При рассмотрении докладной записки обратите внимание, что докладная записка может быть внутренней и внешней. Изучите правила оформления каждой из докладных записок. Особое внимание уделите тексту докладной записки.

Изучая справки следует обратить внимание, что справки бывают служебные и личные. При изучении данного документа запомните обороты, которыми не следует начинать текст.

На примере любой организации спроектируйте и оформите докладную записку и справку.

[1, 2, 4]

Практическое занятие № 5

Составление и оформление справочно-информационных документов: докладной записки, справки.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение понятия «докладная записка».

2. Назовите, какие бывают докладные записки.

3. Опишите внутреннюю и внешнюю докладную записку.

4. Раскройте правила оформления текста докладной записки.

5. Дайте определение понятия «справка».

6. Раскройте правила оформления личных справок.

3. МАШИНОПИСНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТОВ И ДОКУМЕНТОВ

3.1. Машинописное оформление служебных документов.

В этом разделе учащиеся должны ознакомиться с правилами машинописного оформления документов. Правила основываются на положениях, определенных СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Необходимо усвоить, что текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовленных к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора.

От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»;

От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатают коды.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Изучите порядок машинописного оформления документов на примере Вашего предприятия.

[ 2 ]

Практическое занятие № 6

Порядок размещения реквизитов в документах, оформленных машинописным способом.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите требования, предъявляемые к печатанию документов на форматах А4 и А5.

2. Как печатаются реквизиты, состоящие из нескольких строк?

3. Как используются положения табулятора при печатании документов?

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

4.1. Понятие, структура и объем документооборота

При изучении этой темы необходимо уяснить, что такое документооборот, какие этапы работы с документами можно выделить. Обратите внимание на то, как организовано движение входящих, исходящих и внутренних документов.

Уяснив эти вопросы, переходите к знакомству с организацией службы документационного обеспечения управления.

Следует особо отметить, что факторами, определяющими организационное построение службы, являются ее основные функции, объем работ по каждой из них.

[ 1; 2; 3; 4 ]