Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под документооборотом?

2. Назовите основные этапы документооборота.

3. Что понимается под объемом документооборота?

4.2. Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов.

Работа с документами на предприятии заключается в получении документов, их регистрации, контроле за исполнением, систематизации, формировании и оформлении дел, подготовке их к передаче в архив предприятия.

Регистрация документов является составной и наиболее важной частью делопроизводственного процесса.

От знаний правил регистрации зависит учет, поиск, контроль исполнения и сохранность документов.

Уясните, что регистрация документов – это не только фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера, но и запись установленных сведений о нем в одной из регистрационных форм.

Изучив основные правила регистрации документов, обратите внимание на индексацию. Важно усвоить, что индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дел по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (понятие о номенклатуре дел дается в следующей теме, поэтому достаточно усвоить, что номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения). Например, 01-6/17, где 01-6 – индекс дела по номенклатуре дел (01 – структурное подразделение, 6 – номер дела), 17 – порядковый регистрационный номер документа. Исключение составляют индексы постановлений, приказов, распоряжений, протоколов, обращений граждан.

Выясните, когда регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Работа по контролю за исполнением документов заключается в содействии своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечении получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Принято выделять две группы операций по контролю: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения.

Форма контроля может выбираться исходя из возможностей учреждения. Фактически, технология ведения контроля за исполнением определяется принятой в организации системой регистрации документов.

[ 1; 2; 3; 4 ]

Практическое занятие № 7

Регистрация входящих документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.

Практическое занятие № 8

Регистрация исходящих документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.

Практическое занятие № 9

Регистрация внутренних документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение понятия «регистрация документа».

2. Назовите основные регистрационные формы.

3. В чем заключаются общие правила регистрации документов?

4. В чем заключаются задачи и правила контроля за исполнением документов?

5. Назовите виды контроля за исполнением документов.

4.3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование дел, подготовка их в архив для хранения.

Изучив основные этапы документооборота, переходим к ознакомлению с номенклатурой дел, перечнями документальных материалов, формированием дел.

Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам.

Номенклатура дел делится на индивидуальную, примерную и типовую. Основное внимание необходимо уделить индивидуальной номенклатуре дел.

Изучите, какие требования предъявляются к составлению номенклатуры дел, ее оформлению.

При составлении номенклатуры дел важнейшим справочным пособием являются перечни документов с указанием сроков их хранения.

После завершения работы по составлению номенклатуры дел начинается этап группировки документов в деле в соответствии с номенклатурой. Этот процесс называется формированием дел.

[ 2; 3 ]