- •Перечень вопросов к экзамену по предмету «Электронный офис» для групп 242 – 244, 381 – 384
- •Опишите состав пакета Microsoft Office и назначение его отдельных приложений.
- •Перечислите типовые задачи обработки информации в текстовом процессоре ms Word. Опишите интерфейс текстового процессора ms Word.
- •Назовите оптимальные первоначальные настройки процессора ms Word и настройки документа. В каком файле сохраняются настройки ms Word?
- •Перечислите настройки форматирования абзацев в текстовом процессоре ms Word. Как форматируются абзацы в зависимости от структуры документа.
- •Перечислите виды списков, используемых при оформлении абзацев в текстовом процессоре ms Word. Расскажите, как эти списки формируются.
- •Перечислите возможные варианты сохранения, загрузки и вывода на печать документов в текстовом процессоре ms Word.
- •Охарактеризуйте графические объекты, используемые в ms Word. Расскажите о вставке и обработке этих объектов.
- •Перечислите способы вставки таблиц в ms Word, возможности их оформления и организации вычислений.
- •Компоненты таблицы
- •Создание таблицы
- •Ввод текста в ячейку
- •Редактирование
- •Электронные таблицы
- •Назовите средства автоматизации обработки информации в ms Word. Составьте алгоритм создания и сохранения макросов. Укажите особенности действий при записи команд в макросе.
- •Опишите процесс автоматического создания оглавления документа в текстовом процессоре ms Word и особенности его редактирования.
- •Назовите назначение и области применения табличного процессора ms Excel. Опишите его интерфейс.
- •Охарактеризуйте форматы данных в ячейках процессора ms Excel. Опишите приемы автоматизации ввода и редактирования данных.
- •Перечислите виды информации, вводимой в ячейки электронной таблицы. Назовите правила записи и копирования формул, типы адресации ячеек.
- •Опишите способы копирования, перемещения и размножения формул в табличном процессоре ms Excel посредством специальной вставки.
- •Составьте алгоритм вставки функций в процессоре ms Excel. Приведите примеры вставки и использования функций.
- •Опишите алгоритм построения графиков и диаграмм. Приведите пример построения графика.
- •Опишите процесс сортировки и фильтрации данных. Укажите различия между этими процессами и приведите примеры случаев их оптимального использования.
- •Назовите логические функции, поясните их назначение и приведите примеры их использования.
- •Опишите назначение процесса условного форматирования в Ms Excel и приведите примеры.
- •Опишите процесс записи и выполнения макросов в Ms Excel. Приведите пример.
- •Объясните, как организуется совместная работа приложений в ms Office. Приведите примеры. (ole)
- •Назовите назначение и области применения субд. Какие типы баз данных Вам известны и что они собой представляют. Какова структура реляционных баз данных.
- •Перечислите объекты субд Access и расскажите об их назначении.
- •Опишите способы создания таблиц в субд Access, типы используемых данных.
- •Поясните создание и назначение первичного ключа, установку связей между таблицами, виды и параметры связей в субд Access.
- •Объясните назначение запросов, составьте алгоритм их создания, опишите создание вычисляемых полей в субд Access.
- •Объясните назначение форм, опишите способы их создания. Назначение подчиненных форм и порядок их создания.
- •Объясните назначение отчетов в субд Access, составьте алгоритм их создания.
- •Объясните назначение кнопочных форм в субд Access. Составьте алгоритм создания макросов. Опишите назначение и особенности макроса autoexec.
- •Расскажите о назначении электронных презентаций, об основных требованиях, предъявляемых к презентациям.
- •Назовите типовые объекты презентации и способы их создания. Опишите работу со слайдами, анимацию слайдов.
- •Расскажите о вставке мультимедийных объектов в презентацию и их настройках.
- •Расскажите о возможностях настройки демонстрации презентации.
-
Опишите процесс сортировки и фильтрации данных. Укажите различия между этими процессами и приведите примеры случаев их оптимального использования.
Ответ:
Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.
Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.
Другой способ поиска информации в базе данных — использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные.
При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.
По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.
Иногда вам потребуется работать с подмножеством данных. Например, вы могли бы выделить часть списка данных и передать его пользователю, которому не нужен полный список, или вам потребуется получить отфильтрованное представление данных, чтобы создать отчет, не включающий ненужную информацию. Можно фильтровать данные, переносить их на другой рабочий лист, в другую рабочую книгу или вообще в другое приложение. На некотором этапе работы, возможно, вы сочтете необходимым удалить ненужные более записи из базы данных. Это также можно сделать путем фильтрации и выделения данных из общего списка.
Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.
Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Расширенный фильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.
С помощью диалогового окна Расширенный фильтр можно установить критерий сравнения, а также создать критерии И или ИЛИ. Например, можно заказать поиск в базе данных сведений обо всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650. А с помощью критерия И можно отфильтровать всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650 и которые работают в бухгалтерии. Используя критерий или, можно найти всех служащих, идентификационные номера которых больше числа 660, либо служащих, которые проработали в компании более 10 лет.
Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев
• Отобразить все. Отображаются все записи в поле
• Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии с использованием И либо ИЛИ.
• Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях.
• Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями.
• Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.
При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области
интервал списка - область базы данных, которая подлежит фильтрации;
интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации;
Чтобы зарезервировать место для критерия сравнения, в верхнюю часть таблицы можно вставить несколько строк (критерий можно задать в произвольных ячейках, но если расположить его рядом с таблицей, будет намного наглядней). Критерий может состоять из нескольких столбцов, каждый из которых должен иметь заголовок из первой строки таблицы (имя поля). Используемые в критерии заголовки в точности должны соответствовать заголовкам таблицы. Чтобы не ошибиться, можно просто скопировать названия заголовков (полей) из таблицы в критерий. Под каждым именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие, которое определяет критерии фильтрации.
интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации.
Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.
Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.
Если необходимо получить результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать Копировать на другое место и указать интервал извлечения.