12. Опишите процесс автоматического создания оглавления документа в текстовом процессоре ms Word и особенности его редактирования.

Ответ:

Оглавление — один из основных элементов профессионально оформленных документов . Microsoft Word позволяет легко создавать оглавление без непосредственного использования стилей, путем пометки отдельных слов или их групп в текстовом блоке для последующего добавления в оглавление .

Оглавление может быть создано путем применения стилей заголовка для выделения начального текста (первого слова или слов в абзаце или предложении). Так можно создавать абзацы, начальная часть которых форматируется стилями заголовка и включается в оглавление , а оставшаяся часть представляет собой обычный текст и в оглавление не включается. В данной статье рассказывается, как использовать эту новую возможность для создания оглавления .

Создание оглавления

В Word можно создать оглавление на основе фрагментов текста в абзацах, не включая в оглавление целые абзацы. Пометить текст для включения в оглавление можно при помощи его форматирования стилями заголовка.

Чтобы вставить оглавление в документ , выполните перечисленные ниже действия.

Запустите Word и откройте документ .

Поместите курсор в пустой абзац в том месте, куда нужно вставить оглавление .

В меню Вставка выберите пункт Ссылка, а затем — Оглавление и указатели.

Примечание. В Microsoft Office Word 2007 щелкните Оглавление в группе Оглавление на вкладке Ссылки. Затем щелкните Оглавление .

Откройте вкладку Оглавление и нажмите кнопку Панель структуры.

Примечание. В Word 2007 пропустите этот этап.

Задайте в диалоговом окне Оглавление и указатели параметры оглавления и нажмите кнопку ОК.

Примечание. В Word 2007 задайте параметры оглавления в диалоговом окне Оглавление и нажмите кнопку ОК.

Примечание. Если текст в документе не отмечен как подлежащий включению в оглавление , вместо оглавления в документе появится следующее сообщение об ошибке:Ошибка! Элементы оглавления не найдены.

Ошибка! Элементы оглавления не найдены.

Разметка текста для включения в оглавление

Далее следует пометить текст, который нужно включить в оглавление , выполнив его форматирование стилями заголовка. Используйте для этого один из описанных ниже способов.

Использование выделения первых слов абзацев стилями заголовков

Выделите в документе какой-либо важный с точки зрения содержания текст, который следует включить в оглавление . Например, первые слова определенного абзаца могут отражать содержание последующего текста данного абзаца. В приведенном ниже примере абзаца для включения в оглавление вводных слов "Висячие строки в начале и конце страницы" достаточно просто выделить эти слова и выполнить действия, описанные ниже.

Висячие строки в начале и конце страницы. Висячая строка в начале страницы представляет собой последнюю строку абзаца, напечатанную вверху страницы отдельно от остального абзаца, расположенного на предыдущей странице. Висячая строка в конце страницы представляет собой первую строку абзаца, напечатанную внизу страницы отдельно от остального абзаца, расположенного на следующей странице.

Щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка.

Примечание. В Word 2007 щелкните нужный стиль заголовка в группе Стили на вкладке Домашняя страница.

Нажмите кнопку Обновить оглавление на панели инструментов Структура, чтобы обновить оглавление .

Примечание. В Word 2007 щелкните пункт Обновление оглавления в группе Оглавление на вкладке Ссылки.

В диалоговом окне Обновление оглавления выберите вариант Обновить целиком и нажмите кнопку ОК.

Примечание. В Word 2007 щелкните пункт Обновить целиком в диалоговом окне Обновление оглавления .

Если на стандартной панели инструментов нажать кнопку Показать или скрыть, можно заметить, что для пометки первых слов в абзаце не используются никакие специальные символы. Однако текст, отформатированный стилем заголовка, отображается в оглавлении документа . Так как при этом не используются скрытые маркеры абзаца или иные элементы, процесс создания оглавления в целом не вызывает затруднений. Для этого в Word используется новая функция — связанные начертания.

Стиль заголовка, применяемый к начальному фрагменту документа для включения в оглавление , отображается как стиль заголовка, но фактически он представляет собой связанное начертание. Когда в Word 2002 и более поздних версиях этой программы стиль абзаца применяется к некоторой части абзаца, происходит следующее:

Создается скрытое начертание, имеющее те же свойства знаков, что и применяемый стиль абзаца.

Начертание применяется к выделенному тексту.

Примечание. Если документ открыт и просматривается в более ранних версиях Word , скрытое начертание, созданное с использованием связанных начертаний, показывается в раскрывающемся списке Стиль. При сохранении документа в более ранних версиях Word функциональность разделителей стилей утрачивается.

Чтобы просмотреть скрытое начертание, выполните указанные ниже действия.

В меню Формат выберите пункт Показать форматирование.

Отобразится панель задач Показать форматирование.

Примечание. Чтобы открыть панель задач Показать форматирование в Word 2007, выполните следующие действия:

В группе Стили на вкладке Домашняя страница нажмите кнопку вызова диалогового окна Стили.

В окне Стили щелкните пункт Инспектор стилей.

Выберите команду Показать форматирование.

Выделите текст в документе и обратите внимание, что на панели задач Показать форматирование отображаются точные сведения о параметрах форматирования данного текста.

Выделите текст, к которому было применено начертание, и обратите внимание на то, что на панели задач Показать форматирование данный текст представлен с применением форматирования стилем знака. Связанный стиль обозначается на панели задач Показать форматирование как Символ заголовка. Фактическое начертание не отображается ни на панели задач Стили и форматирование, ни в раскрывающемся списке Стиль на панели инструментов Форматирование.

При создании связанного начертания может быть использован любой стиль абзаца. Можно создать стиль абзаца, в точности соответствующий стилю обычного текста абзаца, и применить его к фрагменту абзаца. Это позволяет сделать так, чтобы текст оглавления точно соответствовал тексту абзаца, если в параметры оглавления был включен стиль текста выделенного фрагмента.