- •Перечень вопросов к экзамену по предмету «Электронный офис» для групп 242 – 244, 381 – 384
- •Опишите состав пакета Microsoft Office и назначение его отдельных приложений.
- •Перечислите типовые задачи обработки информации в текстовом процессоре ms Word. Опишите интерфейс текстового процессора ms Word.
- •Назовите оптимальные первоначальные настройки процессора ms Word и настройки документа. В каком файле сохраняются настройки ms Word?
- •Перечислите настройки форматирования абзацев в текстовом процессоре ms Word. Как форматируются абзацы в зависимости от структуры документа.
- •Перечислите виды списков, используемых при оформлении абзацев в текстовом процессоре ms Word. Расскажите, как эти списки формируются.
- •Перечислите возможные варианты сохранения, загрузки и вывода на печать документов в текстовом процессоре ms Word.
- •Охарактеризуйте графические объекты, используемые в ms Word. Расскажите о вставке и обработке этих объектов.
- •Перечислите способы вставки таблиц в ms Word, возможности их оформления и организации вычислений.
- •Компоненты таблицы
- •Создание таблицы
- •Ввод текста в ячейку
- •Редактирование
- •Электронные таблицы
- •Назовите средства автоматизации обработки информации в ms Word. Составьте алгоритм создания и сохранения макросов. Укажите особенности действий при записи команд в макросе.
- •Опишите процесс автоматического создания оглавления документа в текстовом процессоре ms Word и особенности его редактирования.
- •Назовите назначение и области применения табличного процессора ms Excel. Опишите его интерфейс.
- •Охарактеризуйте форматы данных в ячейках процессора ms Excel. Опишите приемы автоматизации ввода и редактирования данных.
- •Перечислите виды информации, вводимой в ячейки электронной таблицы. Назовите правила записи и копирования формул, типы адресации ячеек.
- •Опишите способы копирования, перемещения и размножения формул в табличном процессоре ms Excel посредством специальной вставки.
- •Составьте алгоритм вставки функций в процессоре ms Excel. Приведите примеры вставки и использования функций.
- •Опишите алгоритм построения графиков и диаграмм. Приведите пример построения графика.
- •Опишите процесс сортировки и фильтрации данных. Укажите различия между этими процессами и приведите примеры случаев их оптимального использования.
- •Назовите логические функции, поясните их назначение и приведите примеры их использования.
- •Опишите назначение процесса условного форматирования в Ms Excel и приведите примеры.
- •Опишите процесс записи и выполнения макросов в Ms Excel. Приведите пример.
- •Объясните, как организуется совместная работа приложений в ms Office. Приведите примеры. (ole)
- •Назовите назначение и области применения субд. Какие типы баз данных Вам известны и что они собой представляют. Какова структура реляционных баз данных.
- •Перечислите объекты субд Access и расскажите об их назначении.
- •Опишите способы создания таблиц в субд Access, типы используемых данных.
- •Поясните создание и назначение первичного ключа, установку связей между таблицами, виды и параметры связей в субд Access.
- •Объясните назначение запросов, составьте алгоритм их создания, опишите создание вычисляемых полей в субд Access.
- •Объясните назначение форм, опишите способы их создания. Назначение подчиненных форм и порядок их создания.
- •Объясните назначение отчетов в субд Access, составьте алгоритм их создания.
- •Объясните назначение кнопочных форм в субд Access. Составьте алгоритм создания макросов. Опишите назначение и особенности макроса autoexec.
- •Расскажите о назначении электронных презентаций, об основных требованиях, предъявляемых к презентациям.
- •Назовите типовые объекты презентации и способы их создания. Опишите работу со слайдами, анимацию слайдов.
- •Расскажите о вставке мультимедийных объектов в презентацию и их настройках.
- •Расскажите о возможностях настройки демонстрации презентации.
Редактирование
К операциям редактирования таблиц относится:
Вставить и удалить строки и столбцы
Объединить и разбить ячейки
Разбить таблицу Для редактирования элементов (ячеек, строк, столбцов) необходимо выделить эти элементы, а затем использовать меню Таблица или контекстное меню. Для форматирования таблицы используется команда Автоформат в меню Таблицы, а также панель инструментов Таблицы и границы.
Электронные таблицы
С помощью таблиц можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти задачи выполняются командами Сортировка и Формула в меню Таблицы.
Рассмотрим способы вычислений 1. Сумма строки или столбца чисел
Выделить ячейку, в которой будет отображаться сумма
В меню Таблица необходимо выбрать команду Формула
Если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Word выводит формулу =SUM(ABOVE), а если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT).
2. Выполнение вычислений
Выделить ячейку, в которую будет помещен результат
В меню Таблица необходимо выбрать команду Формула
Если Word предлагает формулу, которая не подходит для вычислений, то ее необходимо удалить
В списке "Вставить функцию" выберите функцию. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках, например для суммирования содержимого ячеек B5 и C7 введите формулу =SUM(b5,c7).
При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9
-
Охарактеризуйте особенности области документа «Колонтитул» в MS Word. Назовите возможности размещения колонтитулов в документе, особенности и виды информации в них. Опишите способы создания различных по содержанию колонтитулов на отдельных страницах документа.
Ответ:
Первая версия
Колонтитулы – обычный элемент оформления документа, расположенный в верхнем поле страницы (верхний колонтитул), либо в нижнем поле (нижний колонтитул).
В колонтитул могут быть вынесены название документа, название глав, нумерация страниц, имя автора, дата создания, сноски и т. п. Колонтитул также может содержать графику (например, логотип фирмы). Для работы с колонтитулами предназначена одноименная панель инструментов (рис. 4.35). Для открытия этой панели надо выбрать команду Вид –> Колонтитулы.
При этом на экране располагается верхнее или нижнее поле, а основной текст приобретает светло-серую окраску и перестает быть активным. Для каждого из колонтитулов можно ввести требуемый текст, а затем форматировать его как обычный текст с помощью команды Формат –> Шрифт. Для завершения работы над колонтитулами необходимо нажать кнопку Закрыть. Для создания колонтитулов надо выполнить следующие действия:
1. Выбрать команду Вид –> Колонтитулы. В результате на экране появится панель инструментов Колонтитулы.
2. Ввести текст внутри пунктирной рамки, окружающей область колонтитула (например, название документа и имя автора).
3. Разместить (при необходимости) в колонтитуле номер страницы, дату и время, нажимая соответствующие кнопки на панели Колонтитулы.
4. Для возвращения в документ нажать кнопку Закрыть или дважды щелкнуть мышью в области основного текста.
Ниже приведены назначения кнопок панели Колонтитулы.
В колонтитулы можно вставить любое графическое изображение, созданное с помощью графического редактора или снятое при помощи сканера. При этом изображение можно сделать фоном, поверх которого можно разместить текст основного документа.
Чтобы отредактировать колонтитул, нет необходимости пользоваться командой Вставка –> Колонтитул, достаточно дважды щелкнуть по готовому колонтитулу левой клавишей мыши.
Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц
При двусторонней верстке с использованием разворота принято создавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Например, на левой странице разворота в верхнем колонтитуле будет размещено название документа, а на правой стороне – название раздела. Для создания колонтитулов для четных и нечетных страниц:
1. Выбрать команду Вид –> Колонтитулы.
2. Нажать кнопку Параметры страницы на панели инструментов Колонтитулы.
3. Перейти на вкладку Макет.
4. В разделе Различать колонтитулы установить флажок Четных и нечетных страниц и нажать кнопку ОК.
5. Перейти с помощью кнопок Перейти к предыдущему и Перейти к следующему к четному (или нечетному) колонтитулу и оформить колонтитул.
6. Для возвращения в документ дважды нажать мышью на области основного текста.
Вторая версия
Только колонтитулы могут придать документу настоящий шик. Не обязательно использовать верхний и нижний одновременно — хватит и одного. В любом случае для их создания применяется одна и та же команда.
Итак, попробуем ввести верхний или нижний колонтитул.
Выберите команду Вид>Колонтитулы.
Окно документа изменится, и вашему вниманию будет предложен образец колонтитула с надписью Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в верхнем левом углу. Кроме того, появится плавающая панель инструментов Колонтитулы. Как это выглядит, показано на рис. 15.2.
Рис. 15.2. Пример колонтитула с плавающей панелью инструментов Колонтитулы
Щелкните на пиктограмме переключения между верхним и нижним колонтитулом Верхний/Нижний колонтитулчтобы выбрать тот, который вам необходим.
Переход от верхнего колонтитула к нижнему и обратно выполняется однократным щелчком мыши.
Введите текст колонтитула.
Текст колонтитула можно изменять с помощью тех же команд форматирования, которые применяются к текстам Word, включая табуляцию (если вы забыли, как выполняется форматирование, прочтите главы 11-13, посвященные форматированию символов, абзацев и установке табуляции).
Примечание
В Word верхний (и нижний) колонтитулы содержат метки табуляции с выравниванием по центру и правому краю. Это позволяет вводить в них текст, автоматически выравниваемый по центру и правому краю вверху (или внизу) страницы. Данные метки табуляции использовать не обязательно, но умники из Microsoft думают по-другому. Для введения специальных элементов пользуйтесь кнопками панели инструментов Колонтитулы.
Подведите указатель мыши к любой кнопке, и появится краткое описание ее функции (так же, как в обычных панелях инструментов!).
Например, для того чтобы установить номер страницы в центре нижнего колонтитула, следует нажать клавишу <Таb>, а потом щелкнуть на кнопке Номер страницы
С помощью раскрывающегося списка Вставить автотекств колонтитулы можно ввести элементы автотекста. Параметры, которые вы выбираете для вставки в колонтитул, являются обновляемыми "полями", отражающими различные особенности вашего документа (рис. 15.3). Например, пункт меню Вставить автотекст — Стр. <№> из <всего> — вводит в колонтитул номер текущей страницы, указывая общее число страниц документа.
Закончив работу, щелкните на кнопке ЗакрытьВы вернулись к своему документу.
В режиме Разметка страницы в документе представлены верхний и (или) нижний колонтитулы, отображаемые призрачно-серым цветом. В режиме Обычный колонтитулов не видно, хотя они никуда не делись. (Просмотреть колонтитулы можно также с помощью команды Предварительный просмотр, описанной в главе 9.)
В колонтитулы можно поместить даже графику. Это весьма удобно, если в колонтитул требуется ввести логотип компании. О том, что это такое и как вводить в текст графику, вы узнаете из главы 23
.
Рис. 15.3. В колонтитул можно вставить достаточно разнообразную информацию из раскрывающегося списка Вставить автотекст
Для того чтобы установить в колонтитуле нумерацию страниц, начиная с 1, вовсе не обязательно переходить на первую страницу. Word достаточно сообразителен, чтобы правильно пронумеровать страницы, независимо от того, на какой из них вы редактируете колонтитул.
В режиме Разметка страницы можно быстро отредактировать колонтитул, дважды щелкнув на его "призрачном" изображении.
Возможно, перед номером страницы вам захочется поместить какой-нибудь текст (чтобы номер не чувствовал себя слишком одиноким). В порыве творческого вдохновения вы вводите слово Страница и пробел, после чего щелкаете на кнопке со значком # (конечно, можно придумать и что-нибудь поинтереснее).
Колонтитулы вы вправе создавать для каждого раздела документа. Если в документе несколько разделов, название колонтитула отображается вместе с номером раздела, например, так: Верхний колонтитул-Раздел 2-. Не забывайте, любые дополнения к колонтитулам, а также их изменения в одном разделе не отражаются на колонтитулах остальных разделов документа.
Если вы хотите ввести в колонтитул текущую дату или время, на панели инструментов Колонтитулы следует щелкнуть, соответственно, на кнопке Датаили Время
Не забывайте, что для перехода из верхнего колонтитула в нижний и обратно на панели инструментов Колонтитулы предусмотрена кнопка Верхний/Нижний колонтитул
-
Опишите возможности тиражирования различных документов в текстовом процессоре MS Word. Составьте алгоритм создания таких документов.
Ответ: