Побудова змісту

Зміст — це список заголовків документа всіх рівнів з відповідними номерами сторінок. Найпростіший спосіб побудови змісту — використання стандартних стилів заголовків. Після цього залишається тільки вибрати місце для автоматичної побудови змісту і виконати відповідні команди з меню редактора.

Щоб вставити зміст в існуючий документ, необхідно:

• вибрати команду меню "Вставка/Оглавление и указатели";

• вибрати вкладку "Оглавление", встановити в разі потреби переми качі "Показать номера страниц " та "Номера страниц по правому краю " у місці розташування номерів сторінок, вибрати кількість рівнів, які будуть використані у змісті (наприклад, два з трьох можливих за текстом), і вибрати заповнювач рядка між назвою заголовка і номером сторінки;

• натиснути клавішу Enter.

Після автоматичної побудови змісту документ можна редагувати.

Для адекватної зміни змісту не потрібно знову будувати його. Достатньо виділити цей об'єкт і обновити його, натиснувши клавішу F9.

Дуже зручно переміщуватися по документу за допомогою змісту. Необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки змісту.

Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовують при опрацюванні великого за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу.

Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

• позначення елементів покажчика;

• вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необхідно виконати такі дії:

1. виділити елемент тексту;

2. виконати команду меню "Вставка/Оглавление и указатели". Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели ", в якому слід вибрати вкладку "Указатель ";

3. натиснути кнопку "Пометить". На екрані з'явиться діалогове вікно "Определение элементов указателя ", в якому треба натиснути на кнопку "Пометить" для одного виділеного елемента або кнопку "Пометить все" для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

4. вікно "Определение элементов указателя "залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для покажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вставить у документ поле типу "ХЕ" (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд {ХЕ "Слово"}. Це поле має атрибут "скрытый", тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словника треба виконати команду "Вставка/Оглавление и указатели". На екрані з'явиться діалогове вікно "Оглавление и указатели ", в якому треба вибрати вкладку "Указатель " і натиснути кнопку "Автопометка". Потім у вікні відкриття файла треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку "OK".

Щоб вставити предметний покажчик в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

• вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

• виконати команду меню "Вставка/Оглавление и указатели" й у вікні "Оглавление и указатели" вибрати вкладку "Указатель";

• вибрати зі списку форматів "Вид " відповідний спосіб оформлення покажчика, наприклад "Классический ", і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку "Изменить";

• натиснути кнопку "ОК".

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи предметний покажчик. Для цього необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки в покажчику.