7.34 Управление контрактами ( к ) и обеспечением проекта как одна из функций рм: состав тендерной док-и (тд).

В процессе проведения подряд торгов осуществляется несколько этапов: подготовительный, представление предложений участниками торгов; оценка оферт и выбор победителя торгов; подписание контракта.

Именно подготовительный этап становится базой, основой всего дальнейшего процесса проведения торгов, т.к : принимается решение о проведении торгов; долее создается струк-ра участников; разрабатывается тендерная док-ция; рассылается ТД

Тендерный комитет определяет конкретный состав, порядок и др условия подготовки ее в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов.

ТД распространяется за определенную комитетом плату, при этом валюту платежа устанавливает Тенд комитет.

Тендерный комитет – постоянный или временный орган, созданный заказчиком или организатором для организации и проведения торгов.

Тендерная документация - комплект док-ов, который содержит исходящую инф-ю о технологич-х, коммуник-х, организац-х и др. хар-ках объекта и предмете торгов, условия процедуры торгов.

Основные разделы:

1. Приглашение для участия в торгах

2. Общие сведения об объеме и предмете торгов

3. Технич. часть и коммерч часть ТД

4. Инструкции оферентам

5. Форма заявки претендента на участие в торгах

6. Условия и порядок проведения торгов

7. Проект контракта

По усмотрению ТК V инфо м.б. сокращенным или дополненным. ТД распространяется организатором торгов. ТД распространяется за определ плату, вылюту платежа определяет ТК.

Для ее разработки ТД м.б. привлечены инженерно-консультационные или проектные организации.

Состав, порядок и формы представления информации и др условия подготовки ТК могут уточняться Тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов.

Именно на основе ТД ее получатель самостоятельно или с привлечением консультантов разрабатывает оферту в соответствии с инструкцией оферента.

Вопрос №7.35

Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: проведение переговоров (цели, этапы, стратегия, тактика).

Цель – согл-е позиций и приход к взаимовыг-му реш-ю. Процесс ведения переговоров может быть разбит на несколько этапов.

Взаимное уточнение позиций участников — изложение сторона­ми своих позиций и дача разъяснений - снятие информ-й не­опр-ти за счет уяснения позиций. Четко определяется проблема, которую необх. решить в ходе переговоров, уст-ся разница в поз-ях сторон.

Этап обсуждения (аргументации). – аргументированное убеждение партнера в том, что категорически неприемле­мо в его позиции и не может стать частью соглашения. - определение рамок возмож­ной договоренности.

Согл-е позиций и выработка договоренности. -ся две фазы;

а) общая фаза (определение рамок соглашения); б) детализация (редактирование текста).

В реальных условиях достаточно сложно определить процент со­впадения интересов. Кроме того, в процессе переговоров стороны редко воспринимают абсолютно точно объективную ситуацию. Из соотношения интересов и их восприятия следуют и соответствую­щие действия участников переговоров — способы подачи позиции:

1) открытая позиция; 2) закрытая позиция; 3) подчеркивание общности в позициях; 4) подчеркивание различий в позициях.

Тактика ведения переговоров: Тактические приемы:

1) "Уход" (широко применяется на всех эта­пах). Он связан со способом закрытия позиции.

В том случае, когда затрагиваются вопросы, не­желательные для обсуждения. На этапе уточнения позиций "уход" используется для того, чтобы не давать партнеру точную и опреде­ленную информацию. При согл-и позиций он нужен, напри­мер, для отклонения нежелат-х предложений. "Уход" может быть прямым или косвенным. В первом случае пря­мо предлагается отложить данный вопрос, перенести на другое за­седание. При косвенном "уходе" ответ на поставленный вопрос да­ется, но крайне неопределенно.

2)"Выжидание" связано со способом "закрытая позиция". Цель- выслушать сначала мнение или предложение партнера с тем, чтобы в дальнейшем, в зависимос­ти от полученной информации, сформулировать собственную точку зрения.

3) Дача заведомо ложной информации. Может привести к падению репутации.

4) "Выражение согласия"; связан с подчеркиванием общности.

5) "Выражение несогласия"; связан с подчеркиванием различий.

6) "Салями". - медленное, постеп-е приоткрывание собст­в-й позиции, т.е. как можно больше получ. инф-и от партнера и меньше дать своей инф-и.

7) Прием "пакетирования". Несколько предложений или вопро­сов увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде пакета.

8) "Выдвижение требований в последнюю минуту". Сначала пере­говоры идут в обычном русле, а под конец, перед подписанием со­глашений, одна из сторон

выдвигает новые требования.

9) "Постоянное повышение сложности". - начинать переговоры с наиболее легких вопросов. Их решение оказывает положительное воздействие на участников.

10) "Блоковая тактика", то есть согласование своих действий с партнерами, выступающими единым блоком. Может применяться в случае, если в переговорах участвуют несколько сторон.

Стратегия на этапах: I. Этап уточнения позиций:

• "Завышение требований" — включить в свою позицию пункты, которые потом можно безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой и потребовать взамен аналогичных ша­гов партнера;

• "Расстановка ложных акцентов в собственной позиции" — продемонстрировать крайнюю заинтересованность решении какого-либо вопроса, хотя на самом деле этот вопрос явля­ется второстепенным. Иногда это делается для торга: во­прос в дальнейшем снимается, чтобы получить необходи­мые решения по другому, более важному вопросу. Иногда этот прием используется для воздействия на общественное мнение;

• "Отмалчивание" — создание неопределенности на первом эта­пе переговоров. Этот прием парализует активность противо­положной стороны;

• "Прямое открытие позиций" — в переговорах с постоянными проверенными партнерами;

• "Указание на возможные действия в определенном направле­нии" — в этом случае информация о собственной позиции да­ется косвенным образом;

• "Уточнение позиции партнеров" — получение дополнительной информации.

II. Этап обсуждения позиций:

• "Указание на слабые стороны позиции противоположной сто­роны". Варианты: а) указание с привлечением фактического материала; б) указание на внутреннюю противоречивость вы­сказываний; в) указание на пропуски (не упоминание чего-либо противоположной стороной);

• "Использование отрицательной оценки действий, позиций и т.д. другой стороны без ее аргументации";

• "Метод упреждающей аргументации" — состоит в том, чтобы задать вопрос, ответ на который обнаружит несостоятельность ожидаемых аргументов;

• "Использование средств угроз, давления, нажима";

• "Совместный с партнером анализ проблемы" (с использо­ванием таблиц, графиков и т.п. с целью структурирования ана­лиза информации) — для выявления возможных зон взаимо­приемлемых решений.

III. Этап согласования позиций:

• Поиск общей зоны решений;

• "Вымогательство" — заключается в том, что одна из сторон выдвигает требование, нежелательное для противоположной стороны и безразличное для себя. Цель — получить уступку в обмен на то, что это требование будет снято.

Вопрос №7.36

Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: процесс контрактинга.

Управление контрактом – процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств продавцом соответствует контрактным требованиям. (В крупных проектах – и управление взаимодействием между разными поставщиками.

Контрактинг – организация подготовки контрактов, который бывает: централизованный и децентрализованный.

Централизованный – выполняется подразделением, которое несет ответственность за контракты по всему проекту.

Децентрализованный – выполняется отдельным специалистом, который подчиняется управляющему Пр.

Заключение К предусматривает следующую предварительную работу по закл-ю К:

1. выбор претендентов (составляется полный перечень возможных контракторов)

2. подготовка запросов претендентов

3. рассылка запросов претендентам

4. подготовка и передача претендентами предложений заказчику

5. составление и заключение контрактов

Подготовка запросов претендентам - направляется письмо с инфо о Пр и запрашивается инфо у претендентов:

• сведения о заинтересованности в подготовке предложения

• данные о техническом персонале и объеме работ

• опыт работы в области, определенной предметом К

• предварительные планы и др сведения

Ответы потенциал контракторов анализируются и определяются претенденты, отвечающие запросам и требованиям заказчика.

Согласование условий К - стороны стремятся согласовать и уточнить условия К и предать им ясные формулировки.

Всесторонняя оценка предложений и выбор одного - после оценки предложений заказчик выбирает контракт и принимает решение о его подписании.

Оформление К – завершающий этап подготовки К. После этого начинается процесс реализации Пр.

Заключенный К- если он должным образом подписан сторонами с указанием юрид адресов и подписанный лицами, имеющими на это право.

После подписания основного К м. появиться сеть субконтрактов и дополнений.

Подготовка запросов претендентам – направляется письмо с инфо о Пр и запрашивается след. инфо у претендентов:

1)сведения о заинтересованности претендентов в подготовке предложения

2)данные о тех. персонале и V работ

3)опыт работы в области, определенной предметом К

4)предварит. планы и др. сведения

При получении ответов от потенц. контракторов: они тщательно анализируются, на этой основе опред-ся претенденты, наиболее полно отвечающие запросам и требованиям заказчика. Обычно, это группа из 6-8 претендентов( их показатели разнятся незначительно). Им заказчик направляет запрос на подачу предложений.

Цель: получение от фирм конкурентных предложений, которые заказчик анализирует и выбирает max эффективное. Запрос – набор документов, которые готовит претендент для заключения К. Включается:

1)письмо-запрос на подачу предложения. Оно содержит перечень документов, включенных в запрос, дату и процедуру представления предложения

2)инфо для претендента, т.е. подробно изложенные правила и процедуры подготовки и подачи предложения.

3)форма предложения, т.е. необходимые коммерч. предложения

4)формы соглашения, т.е. предлагаемые положения и условия, кот. будут использованы для составления К м/у сторонами. Эти положения и условия включают: права, обязанности, ответст-ть, обязательства по возмещению ущерба сторон во время выполнения работ по Пр.

Спецификации на выполняемые работы включают документы, определяющие администрат. и процедурные требования и основные стандарты по проектированию, качеству, технике безопасности др.

Затем контракторы на основе полученных писем-запросов: готовят свои предложения, передают их заказчику в соответствии с указанным сроком и методом доставки.

Предложение потенц. контракторов содержит 3 раздела:

1)предложения по выполнению К, в.т.ч.: описание Пр, V предоставляемых услуг, рабочий план и графики, организация Пр;

2)тех. положения, т.е. полное описание предлагаемой технологии и четкое определение ответст-ти за выполнение задач;

3)коммерч. предложения, т.е. предварит. оценка стоимости работ, которая осуществляется на основе указанного заказчиком метода оплаты в качестве предпочтительного (представ-ся как закрытый документ, т.к. содержит наиболее конфиденц. часть предложения). Заказчик Пр анализирует предложения, предполагается взвешенная оценка всех показателей. На этом этапе сравниваются цели и затраты Пр, временные и ценовые харак-ки, уровни рисковых ситуаций и потенц. эффекта. Здесь взаимодействие м/у заказчиком и контрактором д.б. более тесным, т.к. стороны стремятся согласовать и уточнить условия К и придать им ясные формулировки. Затем заказчик выбирает К и принимает решение о его подписании. Оформление К – это завершающий этап, затем начинается процесс реализации Пр.

Заключенным считается К, если он должным образом подписан сторонами с указанием юридич. адресов. Контракт подписывают лица, имеющие право подписи. После подписания основного К м. появиться целая серия К, субК, заказов на закупку