2. Ввод и форматирование данных

2.1. Общие положения

Содержимое ячейки в общем случае зависит от типа введенных данных. После ввода в ячейку данных Excel автоматически определяет их тип и присваивает ячейке соответствующий формат – внешнее представление данных. Формат включает в себя такие характеристики, как ширина и высота ячейки, тип шрифта, точность для чисел, выравнивание и т. д. Если в ячейку введена формула, то к содержимому ячейки добавляется число, рассчитанное по этой формуле.

Для ввода данных необходимо переместить указатель в нужную ячейку и набрать на клавиатуре данные, которые должны быть помещены в ячейку. Ввод данных заканчивается нажатием клавиши Enter или щелчком по другой ячейке. Чтобы внести одни и те же данные в диапазон ячеек, нужно выделить ячейки, набрать текст, число, дату и т. д. и закончить нажатием комбинации клавиш Ctrl + Enter.

Над окном книги расположена строка формул. Она демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке в строке формул появляются три кнопки:

• кнопка отмены (красный крестик);

• кнопка ввода (зеленый флажок);

• кнопка изменения формулы (знак функции).

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.

Для перемещения содержимого диапазона ячеек необходимо их выделить, затем поместить указатель мыши на границу выделенного объекта, нажать левую кнопку мыши и перетащить выделенный объект в новое место. Если во время перетаскивания объекта удерживать клавишу Ctrl, то осуществится операция копирования.

Другой способ выполнения данных операций – выделение ячеек и активизация контекстного меню. В списке допустимых с объектом операций следует выбрать нужную команду.

Для копирования применяется также процедура автозаполнения. Указатель мыши нужно поместить на маркер заполнения – черный квадратик в правом нижнем углу. Указатель мыши примет вид тонкого креста. После этого нажать левую кнопку мыши и тащить выделенный объект до последней ячейки.

Если рабочий лист используется совместно с другими пользователями, то разумно добавить примечания к соответствующим ячейкам (команда Рецензирование ► Создать примечание). Примечания – это надписи, которые служат для пояснения данных в конкретных ячейках. В каждое примечание автоматически включается имя автора. В примечание можно также добавить дату последнего изменения данных в ячейке, указать важность какой-то величины, источник формулы и т. д.

Для скрытия примечания используется команда Рецензирование ► Показать или скрыть примечание. Для просмотра примечания необходимо поместить указатель мыши над ячейкой с красной пометкой в углу.

Форматирование придает таблицам законченный вид и позволяет акцентировать внимание пользователей на нужных деталях.

О

Рис. 5. Мини-панель форматирования

сновные средства для форматирования ячеек расположены в группах Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки Главная и на мини-панели (рис. 5), вызываемой при нажатии на ячейке правой кнопки мыши. Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку Формат по образцу вкладки Главная.

Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат. Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Следовательно, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

В Excel используются два типа данных: константы (или значения) и формулы. Константы подразделяются на пять основных категорий: текст, число, дата и время, логические константы и ошибки.