Автосуммирование

Суммирование является самой распространенной математической операцией. Поэтому, для удобства пользователей, кнопка для вставки этой функции вынесена на панель инструментов Стандартная. Чтобы вставить функцию суммирования в ячейку достаточно выделить ее и щелкнуть мышью по кнопке Автосумма . В ячейке появится знак равенства, имя функции (СУММ) и адрес диапазона суммирования (в скобках), который программа предлагает после анализа близлежащих ячеек. Если диапазон определен правильно, далее нужно нажать клавишу Enter, в противном случае – выделить нужный диапазон (диапазоны) ячеек (несмежные диапазоны выделяются при нажатой клавише Ctrl), а затем нажать клавишу Enter.

Редактирование формул и функций

Формулу можно редактировать в содержащей ее ячейке и в строке формул. По умолчанию, в ячейке с формулой отображается результат вычисления. После выделения ячейки записанная в нее формула выводится в строке формул, а чтобы отобразить формулу в ячейке нужно дважды щелкнуть по этой ячейке мышью или нажать клавишу F2. Установив курсор ввода в нужное место формулы, можно править ее обычными средствами (используя клавиатуру, команды меню и кнопки на панелях инструментов). Изменения фиксируются нажатием кнопки в строке формул или клавиши Enter.

В отличие от формул, функции можно редактировать также в Мастере функций. Для этого нужно сначала щелкнуть мышью по ячейке, где находится функция, а затем вывести на экран окно Мастера функций, например щелчком мыши по пиктограмме на панели инструментов Стандартная. В этом окне функцию редактируют, изменяя содержимое строк ввода.

Выполнение логических функций

Логические функции представляют собой особую категорию функций, в частности они позволяют производить определенные действия над операндами, при выполнении или невыполнении заданного условия.

С помощью формул и функций в Excel можно задать (запрограммировать) и автоматически выполнить практически любую последовательность операций над данными. Для программной обработки информации большое значение имеют условные команды, с их помощью организуют циклы и ветвления в программах. Среди логических функций Excel имеется функция ЕСЛИ, которую можно использовать в указанных целях. Эта функция имеет следующий формат:

ЕСЛИ (<логическое выражение>;<выражение1>;< выражение2>).

Первый аргумент функции – логическое выражение (в частном случае, условное выражение), которое принимает одно из двух значений: Истина или Ложь. В первом случае функция ЕСЛИ принимает значение выражения1, а во втором – значение выражения2. В качестве выражения1 и выражения2 можно использовать формулы, функции, ссылки и константы. Например, функция, сравнивающая две ячейки (В1 и В2) и выводящая в результате сравнения на экран сообщение «больше» или «меньше», имеет вид: =ЕСЛИ(В1>В2;"больше";"меньше").

Создание примечаний

Примечание представляет собой какие-либо замечания, относящиеся к ячейке и хранящиеся независимо от содержимого этой ячейки. Примечания удобны для напоминания о чем-либо, например, о принципе работы сложной формулы.

Для ввода примечания необходимо выбрать Вставка/Примечание или вызвать правой клавишей мыши контекстное меню и выбрать функцию Добавить примечание. В появившееся окно вставить текст примечания (рис. 13). Ячейки, содержащие примечание имеют индикатор – красный треугольник в правом верхнем углу ячейки. Изменить формат шрифта, цвет заливки, цвет, толщину или фигуру рамки примечания можно вызвав функцию Формат/Формат примечания. Чтобы показать или скрыть примечание, выберите команду Отобразить примечание или Скрыть примечание.

Рисунок 13. Вставка примечания.

Чтобы скрыть в книге примечания и (или) их индикаторы, необходимо в меню Сервис / Параметры открыть вкладку Вид и в группе Примечание выбрать вариант не отображать; только индикатор; примечание и индикатор.