Способы адресации ячеек

Формулы табличных процессоров могут содержать относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Тип используемых в формуле ссылок определяет, как будет модифицироваться формула при изменении ее местоположения в таблице.

Формулы можно копировать и перемещать в другие ячейки. При перемещении формулы ссылки, расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные или смешанные ссылки автоматически модифицируются таким образом, чтобы сохранялось относительное расположение ячейки содержащей формулу и ячеек с входящими в нее операндами. По умолчанию, при вводе адреса ячейки в формулу вводится относительная ссылка на эту ячейку. Например копируется формула =В1+С6 с относительными ссылками из ячейки СЗ в ячейку F5. После копирования формула принимает вид =E3+F8, поскольку ячейки ЕЗ и F8 расположены относительно ячейки F5, как ячейки В1 и С6 относительно ячейки СЗ.

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, относительные ссылки заменяют абсолютными или смешанными ссылками. Для создания абсолютной ссылки на ячейку нужно поставить знак доллара $ перед идентификатором строки и номером столбца в адресе ячейки, например, $С$7. При копировании такой формулы, как по строкам, так и по столбцам, ссылка на ячейку не будет меняться. Поставив знак доллара только перед одной частью адреса можно зафиксировать либо строку, либо столбец в адресе ячейки (например, С$7, $С7), такие ссылки называются смешанными.

Например, копируется формула =B$1+C6 со смешанной и относительной ссылками в ячейку F5. В отличие от предыдущего примера, ссылка на ячейку B1 содержит знак $ перед единицей. Поэтому при копировании в ячейку F5 имя столбца в этой ссылке изменится с В на Е, а номер строки останется прежним и формула примет следующий вид: =E$1+F8.

Для создания абсолютных и смешанных ссылок можно использовать клавишу F4. Если поставить курсор ввода у адреса ячейки и нажать один раз F4, то будет зафиксирована вся ячейка ($D$2 - абсолютная ссылка), два раза -только номер строки (D$2 - абсолютная ссылка по строке), три раза - только название столбца ($D2 - абсолютная ссылка по столбцу). При четвертом нажатии на F4 ссылка вновь становится относительной (D2).

Фиксировать адреса ячеек или диапазонов можно, присвоив им имена (имя является средством абсолютной адресации ячейки). Для этого именуемый объект выделяют и либо заменяют ссылку на имя в левой части строки формул, либо вводят имя в одноименное поле диалогового окна, которое выводится на экран командой Имя-Присвоить из меню Вставка. Имена ячеек удобно использовать в формулах, они позволяют лучше ориентироваться в представленных на листах данных и быстрей находить нужные ячейки (команда Правка-Перейти). Именованные объекты можно перемещать в пределах рабочей книги, при этом они сохраняют свои свойства, так как имя связывается не с расположением объекта, а с его содержимым.

Функции

Excel имеет более восьмисот встроенных функций – специальных, заранее созданных формул, имеющих один или несколько аргументов. Запись каждой из функций начинается знаком = и состоит из имени и списка аргументов, заключенного в скобки (например =СРЗНАЧ(А1:А4)). Аргументы в списке отделяются друг от друга точкой с запятой. Тип аргумента зависит от функции. Аргументами могут быть ссылки, числа, текст, логические величины, массивы, формулы (по формуле, например, может проверяться условие в логической функции ЕСЛИ), функции и т.д.

Для ввода функций и задания их аргументов в Excel обычно используется Мастер функций, который хранит правила составления всех функций и обеспечивает их правильный ввод.

Функция может быть вставлена в ячейку непосредственно, либо в составе формулы или другой функции. Перед запуском Мастера функций необходимо указать место вставки функции. Причем, если функция вставляется в пустую ячейку, то перед вставкой можно просто выделить ячейку. Если функция вставляется в имеющуюся в ячейке формулу или функцию, то после выбора ячейки следует указать место вставки курсором в строке формул (или в ячейке, при ее выделении двойным щелчком мыши). Мастер функций обычно активизируют командой Вставка-Функция или кнопкой на стандартной панели инструментов. Его можно также вызвать, путем выбора функции из списка функций в левой части строки формул.

После запуска Мастера функций на экран выводится диалоговое окно с двумя полями (рис. 11). Для быстрого поиска нужной функции все встроенные функции разделены по типам или категориям, список которых содержится в поле Категория диалогового окна. В поле Выберите функцию выводится список функций выбранной категории.

Рисунок 11. Выбор вида функции с помощью мастера функций.

При вводе функции сначала выбирают ее тип в поле Категория (например, математические, статистические, логические, текстовые и т.д.), а затем в поле Выберите функцию выбирают имя конкретной функции данного типа (например, ПРОИЗВЕД, СУММ, СРЗНАЧ, ЕСЛИ, и т.д.). После подтверждения выбора (кнопка ОК) на экран выводится окно для указания аргументов функции (рис. 12), содержащее для этого специальные строки с кнопками сворачивания окна. Названия строк для ввода обязательных параметров выделены в этом окне жирным шрифтом. В нижней части окна приводится краткое описание выбранной функции и формат ее записи, в котором список аргументов может заканчиваться многоточием, если функция использует несколько однотипных аргументов.

Рисунок 12. Расчет среднего значения данных с помощью мастера функций.

Однотипные аргументы можно вводить вручную с клавиатуры в любую строку ввода в виде последовательности значений, ссылок на ячейки и диапазоны ячеек (через точку с запятой), такие аргументы можно также распределить по нескольким строкам ввода. Удобно вводить аргументы выделением области рабочего листа, содержащей эти аргументы. Чтобы окно мастера не закрывало область выделения его можно свернуть в строку (щелчком по кнопке в правой части строки ввода) или переместить в сторону (нужно нажать левую кнопку мыши в любом свободном месте окна и, не отпуская ее, передвинуть мышь в нужном направлении). Адрес выделенного диапазона автоматически вставляется в строку ввода окна. Свернутое окно затем можно восстановить повторным щелчком по кнопке в этой строке.

Ссылки на отдельные ячейки можно вводить, щелкая мышью по нужным ячейкам при нажатой клавише Ctrl, аналогично можно вводить ссылки на несвязанные диапазоны.

Чтобы вставить функцию в поле аргумента другой функции (вызвать Мастер функций из Мастера функций) нужно, установить курсор в это поле, шелкнуть мышью по кнопке в строке формул, а затем выбрать требуемую функцию в списке этой строки.