Работа со справочной системой Microsoft Excel

Ответы на все вопросы, касающиеся работы табличного процессора можно найти в справочной системе Microsoft Excel. Запуск справки осуществляется клавишей F1 или функцией справка Microsoft Excel меню справка. При этом появляется помощник, выводящий окно для ввода вопроса или открывается дополнительное окно справки.

Рисунок 14. Пиктографическое меню справки Microsoft Excel.

В окне справки находится пиктографическое меню, содержащее шесть клавиш: автомозаика, показать/скрыть, назад, вперед, печать, параметры (рис. 14).

Клавиша показать/скрыть открывает меню справки. Поиск можно осуществлять тремя методами: по указателю, по оглавлению и с помощью мастера ответов. В случае поиска по содержанию в левой части окна отражается структура содержания, а в правой содержание выбранного раздела. Мастер ответов и указатель требуют ввода ключевых фраз или слов соответственно, в правой части окна отражается ответ на заданное условие.

Диаграммы и графики

Графическое представления данных - это важный этап обработки и анализа информации, а также оформления документов. Диаграммы и графики позволяют повысить наглядность представления табличных данных определить связи между ними, соотношение различных значений и тенденции изменения. Данные в графическом виде удобнее для восприятия и анализа, чем массивы соответствующих чисел, что позволяет принимать более быстрые и обоснованные решения.

Диаграмма - это условное графическое изображение числовых величин или их соотношений. Диаграммы используются, например, для того чтобы показать значения какой либо величины в различные моменты времени или ее изменение с течением времени. График, в отличие от диаграммы, изображает зависимость одной величины от другой.

Создание диаграмм

Для выделенной области данных в Excel диаграмму можно создать автоматически за один шаг при помощи функциональной клавиши F11. При нажатии на эту клавишу создается обычная плоская гистограмма на отдельном листе. Но обычно для представления в графической форме табличных данных используют программный модуль - Мастер диаграмм. Этот модуль можно активизировать командой Диаграмма из меню Вставка или кнопкой Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

Мастер диаграмм строит диаграмму за четыре шага:

1. Выбор типа диаграммы.

2. Задание исходных данных диаграммы.

3. Задание параметров диаграммы.

4. Выбор места размещения диаграммы.

На первом шаге (рис. 15) выбирается тип диаграммы. Разные диаграммы по-разному представляют одни и те же данные, поэтому выбор правильного типа сказывается на ясности и информативности отображения данных. Например, с помощью гистограммы можно показать изменение данных за определенный период времени и соотношение отдельных значений. Мастер диаграмм позволяет строить плоские и объемные диаграммы (14 стандартных типов и 22 нестандартного типа).

Рисунок 15. Первый шаг. Выбор типа диаграммы

На втором шаге (рис. 16) нужно задать диапазон данных, для которого будет построена диаграмма. Кроме числовых данных диапазон может включать их названия (названия столбцов и строк таблицы), которые используются в качестве меток на оси Х и для расшифровки условных обозначений в легендах. При этом не обязательно вручную вводить адреса нужных ячеек в поле Диапазон. Для автоматического ввода указанных адресов следует выделить нужные ячейки на рабочем листе мышкой (несмежные диапазоны данных нужно выделять при нажатой клавише Ctrl).

Если окно Мастера диаграмм перекрывает область выделения, то его можно либо переместить в сторону (перетащить мышкой за строку с названием окна), либо свернуть при помощи кнопки в поле Диапазон. Диаграмма может быть построена по строкам или по столбцам выделенного диапазона, указанная возможность реализуется переключателем Ряды второго окна Мастера диаграмм. Результат можно оценить по примеру диаграммы, отображаемому в этом же окне.

Рисунок 16. Второй шаг. Ввод области данных.

На третьем шаге (рис. 17) выбираются различные параметры оформления диаграммы, например, название диаграмм и её осей, подписи данных на диаграмме, расположение легенды и т.д. Результаты производимых настроек на этом шаге также можно контролировать по примеру диаграммы в окне.

Рисунок 17. Третий шаг. Оформление диаграммы.

Рисунок 18. Четвертый шаг. Размещение диаграммы.

На четвертом шаге (рис. 18) определяется место размещения диаграммы (на имеющемся или отдельном листе). В списке этого окна можно выбрать любой из имеющихся в рабочей книге листов для размещения диаграммы или создать новый лист, отметив флажком функцию «на отдельном» и введя новое имя в строку, размещенную рядом с флажком.

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.