Создание, сохранение и загрузка с диска рабочих книг

Рабочая книга - это документ табличного процессора, который может содержать от одного до 255 рабочих листов, на которых можно создавать и хранить табличные, графические и текстовые объекты.

Создание нового документа

Документ с именем Книга1 создается автоматически при запуске Excel. Для создания следующего нового документа нужно в меню Файл (рис. 2) выбрать команду Создать, либо щелкнуть мышью по кнопке на стандартной панели инструментов. Excel присваивает очередному документу условное имя КнигаN , где N – его порядковый номер.

Рисунок 2. Содержание меню файл.

Сохранение документа

Для сохранения документов применяют команды Сохранить как... или Сохранить из меню Файл (рис. 2). Обычно команда Сохранить как... используется для сохранения создаваемого или загруженного с диска файла под новым именем, а команда Сохранить для сохранения изменений в редактируемом файле документа (сохраненном ранее на диске или загруженном с диска) под прежним именем. После подачи команды Сохранить как... на экран выводится диалоговое окно, в котором нужно выбрать место расположения сохраняемого документа (диск и папку в ниспадающем меню Папка) и ввести его новое имя (в строку Имя файла). Выполнив необходимые установки, диалоговое окно следует закрыть щелчком мыши по кнопке Сохранить. После выбора команды Файл-Сохранить, при повторном сохранении файла документа, диалоговое окно на экран не выводится, измененный файл сохраняется на прежнем месте под своим именем.

Загрузка рабочей книги

Активизировать загрузку файла рабочей книги с диска можно либо командой Открыть из меню Файл (рис. 2), либо щелчком мыши по кнопке на стандартной панели инструментов. В любом случае на экран выводится диалоговое окно Открытие документа, в котором нужно указать место расположения искомого файла (диск и папку) в ниспадающем меню Папка, а затем открыть его, либо двойным щелчком мыши по значку файла, либо щелчком мыши по кнопке Открыть после выделения файла.

Операции с рабочими листами

Основными типами листов, используемых в рабочих книгах Excel, являются:

• лист таблицы - это лист для создания электронных таблиц, встроенных графиков, диаграмм и форматированных текстовых документов;

• лист диаграммы, создается Мастером диаграмм ( стр. 25) для размещения отдельной диаграммы имеющей размеры, рабочего поля, которая полностью видна, если окно книги развернуто на весь экран.

В окне рабочей книги ( рис. 1) отображается только текущий рабочий лист, он называется активным. Для смены отображаемого на экране листа служат ярлыки листов, которые располагаются в нижней части окна. Для активизации требуемого листа нужно щелкнуть мышью по ярлыку этого листа. Если в рабочей книге много листов, то часть ярлычков будет скрыта. Доступ к ним обеспечивается кнопками в левом нижнем углу окна. Крайние кнопки служат для перехода на первый или последний лист. Средние кнопки двигают указатель на один лист влево или вправо.

Рабочие листы можно вставлять и удалять, перемещать и копировать, переименовывать и скрывать.

Вставка и удаление рабочих листов

Рабочие листы в книгу Excel можно добавлять командой Вставка-Лист, после подачи этой команды новый лист будет вставлен перед активным рабочим листом.

Для удаления выделенного листа служит команда Правка-Удалить лист. Удалить лист можно также командой Удалить контекстного меню листа, которое выводится на экран щелчком правой кнопки мыши по ярлыку листа.