Обработка данных

Одной из задач, решаемых с помощью электронных таблиц, является создание и ведение списков. Списками в табличных процессорах называются простейшие базы данных, состоящие из строк - записей и столбцов - полей. Классическими примерами списков являются телефонные книги и списки адресов. Для работы со списками в Excel служат специальные функции и средства - сортировка, фильтрация, итоги и сводные таблицы.

Закрепление областей

При просмотре данных таблиц, содержащих большое количество строк и (или) столбцов, заголовки таблиц и сами данные могут не помещаться в область экрана. Для устранения этого недостатка области таблицы следует закрепить, что позволяет при просмотре областей списка одновременно видеть на экране часть его заголовка и расположенные слева столбцы. С целью закрепления областей вызовите команду Окно/Закрепить области. При этом закрепляются ячейки выше и левее ячейки, в которой стояла курсорная рамка. Пример одновременного отображения различных областей таблицы приведен на рисунке 20. Курсорная рамка стояла в ячейке D1.

Для отмены закрепления областей следует выполнить команду Окно/Снять закрепление областей.

Рисунок 20. Лист с закрепленными областями

Сортировка данных

Сортировка позволяет представить списочные данные в требуемой последовательности для облегчения поиска и анализа информации. Текстовые данные можно располагать в алфавитном или в обратном алфавитном порядке, а числовые в порядке возрастания или убывания. Одновременно можно отсортировать данные по трем различным полям списка.

Для сортировки данных следует установить курсорную рамку в любую ячейку сортируемого поля таблицы и выполнить команду Данные - Сортировка. При этом в строке ввода области Сортировать по появившегося диалогового окна будет вставлено имя сортируемого поля таблицы (другое поле можно выбрать в списке, который открывается здесь же кнопкой ). Тип сортировки задается переключателями области Сортировать по. Строки ввода областей Затем по и В последнюю очередь по служат для указания полей сортируемых во вторую и в третью очередь.

Для сортировки данных в выделенном поле можно также использовать кнопки панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет сортировать данные не только во всей таблице, но и в выделенном диапазоне смежных ячеек, например, в выделенных строках или в выбранной части поля.

Применение автофильтра

Фильтрация используется для быстрого поиска информации в больших списках, фильтр позволяет выводить на просмотр только информацию, отмечающую установленному условию (условиям).

Фильтр можно установить командами Автофильтр и Расширенный фильтр из меню Данные – Фильтр (рис. 21), кроме того, критерии фильтрации могут быть заданы в специальной экранной форме, предназначенной для работы с отдельными записями списка (форма для списка выводится на экран по команде Данные - Форма).

Рисунок 21. Выбор условия для фильтрации.

Для установки автофильтра нужно поместить курсорную рамку внутри списка и выполнить команду Данные – Фильтр - Автофильтр (повторный выбор этой команды отменяет автофильтр). После этого для каждого столбца будет построен список возможных критериев вывода информации и в заголовках каждого столбца появятся кнопки автофильтра , с помощью которых эти списки открываются. Каждый из указанных списков содержит перечень неповторяющихся значений поля (для фильтрации по содержимому поля) и следующие команды:

• Все - вывод всех записей. Используется для отмены условий автофильтра в выбранном поле;

• Первые десять... - вывод на экран диалогового окна Наложение условия по списку, при помощи которого можно выбрать произвольное количество записей с наибольшими или наименьшими значениями выбранного поля;

• Условие... - вывод на экран диалогового окна Пользовательский автофильтр (рис. 22) для задания сложных условий выборки с использованием 12 различных операторов («больше», «меньше или равно», «начинается с», «содержит» и т.д.). Пользовательский автофильтр позволяет установить один или два критерия выборки объединенных логическими операциями И или ИЛИ.

Рисунок 22. Пользовательский автофильтр.

С помощью автофильтра можно задать условия выборки для нескольких полей списка, в этом случае фильтрация производится по объединенному критерию (условия соединяются оператором И), т.е. выводимая информация будет удовлетворять всем установленным условиям.