Назначение электронных таблиц состоит в эффективной обработке данных, которые естественным образом можно представить в форме таблицы.
Область применения электронных таблиц весьма широка. Основными категориями пользователей электронных таблиц являются
менеджеры;
аналитики и специалисты по прогнозированию финансовой деятельности;
пользователи, занимающиеся научными и финансовыми расчетами;
разработчики прикладных программ.
Понятно, что у каждой категории пользователей имеются свои специфические требования к возможностям электронных таблиц. Например, менеджерам нужна простота, хорошие шрифты и графика, развитые средства форматирования. Все это позволяет получать отличного качества отчеты. Для аналитиков же более важны развитые средства анализа данных, выявления тенденций, графического представления результатов анализа. Для ученых, инженеров важными являются универсальные математические возможности. Электронные таблицы Excel отвечают упомянутым выше требованиям в достаточной степени, что и определяет широкую область их применения.
Программа Excel отображает на экран в отдельном окне набор срок и столбцов, образующий табличную структуру. Область, находящаяся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. Данные, которыми оперирует электронная таблица, можно условно разделить на две группы. Данные, которые непосредственно вводятся в ячейки и обычно периодически обновляются, называются исходными. Другую группу данных образуют расчетные данные. Для получения расчетных данных, в соответствующие ячейки вводятся формулы. По ним автоматически рассчитываются данные. В этом и заключается главный принцип работы электронных таблиц.
Учебное пособие состоит из нескольких разделов. В конце каждого раздела даны задания, которые можно использовать для выполнения в рамках лабораторного практикума по курсу «Программные средства офисного назначения».
1. Элементы окна интерфейса Excel и окна рабочей книги.
На рис.1.1 показано окно программы Excel, внутри которого расположено окно рабочей книги.
Рис.1.1. Элементы окна интерфейса и рабочей книги Excel
В начале строки заголовка мы видим название программы – Microsoft Excel, а в конце строки – три кнопки: кнопку минимизации, кнопку восстановления размеров окна и кнопку закрытия окна программы Excel.
Ниже располагается строка меню. Использование меню – это один из возможных способов вызова команд Excel.
Под строкой меню располагаются панели инструментов (стандартная и форматирования). На панелях инструментов находятся кнопки, щелчок на которых вызывает соответствующие команды Excel.
Последней строкой верхней части окна интерфейса программы Excel является строка формул. При вводе данных или формулы в любую ячейку листа рабочей книги, они отображаются в этой строке. Строка формул начинается с поля имени. В поле имени указывается имя или адрес активной ячейки. В данном случае, как видно из рисунка, адрес активной ячейки есть А1. Если щелкнуть на кнопке раскрытия списка, то список раскроется, и в нем будут перечислены все поименованные ячейки и диапазоны активной рабочей книги.
В нижней части окна интерфейса программы Excel находится строка состояния, в которой отображаются сообщения и состояния клавиш <Num Lock>, <Casp Lock>, <Scroll Lock>.
Перейдем к рассмотрению элементов окна рабочей книги.
В строке заголовка рабочей книги отображено имя рабочей книги (в данном случае – Книга1) и кнопки управления, используемые для изменения вида окна.
Каждая строка имеет заголовок (заголовок строки), представляющий собой число от 1 до 65536.
Каждый из 256 столбцов имеет заголовок (заголовок столбца) – букву или буквосочетание от А до IV.
На правом крае окна рабочей книги располагается вертикальная полоса прокрутки, позволяющая прокручивать лист по вертикали.
На нижнем крае окна рабочей книги располагаются слева на право
- кнопки прокрутки ярлычков листов,
- ярлычки листов,
- горизонтальная полоса прокрутки.
2.Ввод и редактирование данных. Типы данных Ячейка электронной таблицы
Электронная таблица содержит множество ячеек, предназначенных для хранения данных и осуществления операций над ними.
Рис. 2.1. Ячейка – основной элемент электронной таблицы
На рис. 2.1 представлена небольшая часть листа – две строки из 65536 – общего числа строк, и два полных столбца из 256. На этом листе выделена ячейка в строке 2 и столбце В. Имя столбца и номер строки ячейки определяет ее адрес. Таким образом, выделенная ячейка имеет адрес В2.
Ячейка, как видно из рис. 2.2 , имеет сложную слоистую структуру. Кроме того, что каждая ячейка характеризуется своим уникальным адресом, в нее можно ввести данные, определить формат данных, вставить формулу, присвоить ячейке символическое имя, ввести комментарий. Все это составляет содержимое ячейки.
Рис. 2.2. Структура ячейки и ее содержимое.
Основные типы данных
В ячейке могут находиться данные различных типов:
числа;
текст;
формула.
Вводимые числовые значения Excel сохраняет с точностью до 15 цифр.
Текст используется для обозначения нечисловых данных, например, для заголовков строк или столбцов таблицы и т.п.
Формула содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. Результат вычислений по формуле, который отображается в ячейке, может иметь числовое значение или быть текстом.