Регистрационный номер документа (реквизиты 12, 13)

Регистрационный номер документа (индекс) простав­ляется при его регистрации в организации — авторе до­кумента. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпос­ледняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, ког­да документ уже подписан (или утвержден).

Делопроизводственная служба, проводя регистра­цию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется пра­вильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация доку­ментов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управ­ленческую систему.

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом мас­сиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс доку­мента, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по но­менклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

При отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организа­ции — авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе (рекви­зит 13 "Ссылка на регистрационный номер и дату до­кумента"). Если письмо является инициативным, т. е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не за­полняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из ре­гистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на доку­менте регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Документы, которые не могут быть введены в дей­ствие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, кол­легиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверж­дения санкционирует содержание документа или рас­пространяет его действие на определенный круг долж­ностных лиц, организаций.

Процедура утверждения оформляется либо единолич­но руководителем либо изданием специального распоря­дительного документа, при этом оба способа имеют оди­наковую силу. В первом случае на документе указыва­ется наименование должности, личная подпись, инициа­лы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором — в грифе утверждения указываются выходные, данные специального распорядительного документа.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного докумен­та практикуется в тех случаях, когда требуются допол­нительные разъяснения или какие-то действия, меро­приятия по внедрению утверждаемого документа. В та­ких случаях в грифе утверждения действие согласует­ся с видом документа.

Например:

В гриф утверждения включают наименование.

Например:

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центровать элементы относитель­но самой длинной строки (как в последнем примере).

Примерный перечень документов, подлежащих ут­верждению, см. в приложении 3.