Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

Этот реквизит используется только при оформле­нии писем, включается в бланк, дополняется простав­лением даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Адресат (реквизит 15)

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. Адресатом официальных документов могут быть и физические лица. При направлении документов в адрес организация (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

При направлений документа должностному лицу на­звание организации указывается в именительном паде­же, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Например:

При направлении документа руководителю организации ее название вводит в состав должности ад­ресата.

Например:

Допускается центровать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

При адресовании документов нескольким учрежде­ниям или организациям фамилии опускают, а должно­сти указывают обобщенно.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими aдpecaтами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделя­ется друг от друга 2–3 интервалами.

При направлении документа одного содержания более чём в четыре адреса исполнитель документа со­ставляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилий должно­стных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес как правило, указывается только на конверте, но при необходимости может входить в состав реквизита "Адресат". Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Н апример:

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности — фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес.

Например:

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами [Постановление Правительства РФ от 26.09.2000 № 725 «Об утверждении Правил оказания уcлyг почтовой связи»].

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется в этом случае либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.

Например:

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4–5 межстрочных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита "адресат" печа­тается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 интервалами.