Отметка о заверении копии (реквизит 26)

В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах орга­низации остались их копии. Заверение копий выполняется работником делопроизводственной службы проставлением ниже реквизита "подпись" слова "Верно" с ука­занием должности, фамилии, личной подписи и даты.

Например:

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Например, в практике министерств копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью делопроизводственной службы [Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. С. 20.]. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) является обяза­тельным, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, сви­детельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). Выписки из протоколов заверяет секретарь, кото­рый составлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор, другой работ­ник делопроизводственной службы), который отвечает за хранение документов.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка размещается на лицевой стороне последнего листа документа на 2–4 интервала ниже реквизита "подпись" и печатается от левого поля. Допускается размещение реквизита на оборотной стороне последнего листа документа. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, она носит справочный характер. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

а) инициалы и фамилия исполнителя и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от ха­рактера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достиже­ние устного соглашения). На нижнем поле первого ли­ста документа слева от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хра­нение, дату и ставит подпись.

Например:

В ряде организаций существует практика, когда от­метка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29)

Отметка проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов и включает учетный номер, вхо­дящий регистрационный индекс и дату получения до­кумента в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, но­мер (индекс входящего документа) и дата поступления.

В ряде организаций отмечается, кроме того, и вре­мя поступления (часы и минуты). Отметка о поступле­нии является свидетельством принятия организацией документа, с даты, зафиксированной в отметке, начи­нается исчисление сроков исполнения документа.