Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором элек­тронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой стра­ницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.

Таким образом, в процессах движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты:

• отметка о поступлении документа в организацию (29), включающая дату и регистрационный номер;

• резолюция (17);

• отметка о контроле (19);

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Процедура подготовки исходящего документа связана с приданием ему официальности и юридической силы. Это достигается использованием бланка органи­зации и оформлением таких реквизитов, как:

• гриф утверждения (16);

• подпись (22);

• гриф согласования документа (23);

• визы согласования документа (24);

• оттиск печати (25);

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12).

На исходящем документе проставляются также следующие делопроизводственные отметки:

• ссылка на регистрационный индекс и дату документа (13);

• заголовок к тексту (18);

• отметка о наличии приложений (21);

• отметка о заверении копии (26);

• отметка об исполнителе (27);

• идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление внутренних документов имеет значительные отличия, которые определяются видом документа и порядком регистрации. Например, для распорядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как:

• гриф утверждения (16);

• подпись (22);

• гриф согласования документа (23);

• визы согласования документа (24);

• оттиск печати (25);

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12).

В процессе движения внутренних документов оформляются:

• заголовок к тексту (18);

• отметка о наличии приложений (21);

• отметка о заверении копии (26);

• отметка об исполнителе (27);

• идентификатор электронной копии документа (30).

5. Требования к документам, изготовленным с помощью печатных устройств. Требования к бланкам документов

Форматы бумаги и поля. Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использо­вать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГOCT 9327-60 "Бумага. Потребительские форматы". Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO) [ISO 216-1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В.].

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В.

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее, оформляются на формате A3 (297 х 420 мм).

Потребительские форматы бумаги, (в мм)

Любой документ должен иметь поля, т. е. опреде­ленное пространство между краем листа бумаги и тек­стом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее:

левое— 20 мм;

правое— 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее— 20 мм.

Это минимальные размеры полей, при их дальней­шем сокращении будет затруднено и оформление и по­следующее хранение документов, но большие поля до­пустимы.

В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 "Структура бланков и схема расположения" за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны — 20 мм ±10 мм; верхнее поле — 10 мм ± 10 мм.

Требования к изготовлению документов. Упорядочение процессов документирования вклю­чает помимо соблюдения процедур составления доку­ментов также и определенные требования к их изготов­лению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы долж­ны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональ­ное размещение всех реквизитов, а также придают до­кументам официальный характер, обеспечивают их ка­чество.

При подготовке документов рекомендуется приме­нять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Суr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1—2 интервала [Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. С. 6.].

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один меж­строчный интервал. Составные части реквизитов отде­ляют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты от­деляют друг от друга 2—3 интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 зна­ков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в кон­це заголовка не ставят.

Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита "Заголовок к тексту", на бланках А4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более стра­ницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова "страница" (стр.).

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора.

От границы левого поля печатают (табулятор 0):

— реквизиты "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительные надписи "Верно";

• слова "Примечания" и "Основание" — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию (относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал);

• в приказах, распоряжениях слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

• в протоколах слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ".

Отступив 5 печатных знаков (табулятор 1) от границы левого поля, печатают начало абзацев.

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов.

Отступив 32 печатных знака (табулятор 4) — реквизит "Адресат".

Отступив 40 печатных знаков (табулятор 5) — реквизиты "Гриф ограничения доступа к документу" и "Гриф утверждения".

Отступив 48 печатных знаков (табулятор 6), печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите "Подпись".

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Бланки документов. Согласно терминологическому стандарту бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998. С. 2.], характеризующую его как создате­ля официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной инфор­мации), сокращает трудозатраты на составление, упро­щает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланки могут быть двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускает­ся, если этих документов создается более 200 в год.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.

Для изготовления бланков используют в основном форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение по­лучили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка рек­визита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение государственного герба на бланках с угловым рас­положением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций; а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускает печатать и типографским, и машино­писным способами.

В качестве эмблемы организации должен использоваться товар­ный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установ­ленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

На бланках для писем указывают следующие реквизиты: «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер сче­та в банке», «дату», «индекс», «ссылку на индекс и дату входяще­го документа», «код письма по ОКУД», «код организации по ОКПО».

На общих бланках указывают следующие реквизиты: «дату», «индекс», «место составления или издания», «код организации по ОКПО».

При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от "длины" (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Бланки документов должны иметь поля: левое — 20 мм, верхнее — не менее 10 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До­пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про­бивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной по­лиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на кото­ром и печатают текст конкретного документа.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.