Резолюция (реквизит 17)

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке пoрядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе посту­пившего документа под реквизитом "адресат". В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, cpoк исполнения, личная подпись руководители и дата составления резолюции.

Например:

Если резолюция включает несколько фамилий, то пepвой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Резолюция является важнейшим реквизитом, обязательно фиксируемым при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответствен­ный исполнитель, содержание поручения, cpoк исполнения. Все эти данные не только влияют на движение документа, но и обязательно используются в процессе информационно-справочной работы.

Практикуется составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Заголовок к тексту (реквизит 18)

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ (о чем?) об увольнении

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2—3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнива­ется по центру листа [Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. С. 21.].

Отметка о контроле (реквизит 19)

Отметка о контроле проставляется только на тех до­кументах, процесс исполнения (или сроки) которых кон­тролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметка пред­ставляет собой крупную букву "К", которую наносят от руки ярким фломастером или специально изготовлен­ным штемпелем. Проставляется эта отметка на верхнем поле документа в правом углу. Возможно использова­ние других отметок о контроле, например штампа "кон­троль" со сроком исполнения документа.