Київський національний торговельно-економічний університет

Чернівецький торговельно-економічний інститут

Система управління якістю

Затверджую

Директор

____________Т.М.Ореховська

“____”___________ 20__р.

МЕТОДИКА ПРОЦЕСУ

«Управління документацією ТА ЗАПИСАМИ»

МП-З-1

м. Чернівці, 2012 рік

ЗМІСТ

1 Призначення та сфера застосування 3

2 Нормативні посилання 3

3 Терміни та визначення 4

4 Відповідальність та повноваження 5

5 Загальні положення 5

6 Процес управління документацією СУЯ 7

6.1. Управління документацією внутрішнього походження 7

6.1.1. Вимоги до оформлення документів СУЯ: 7

Документи СУЯ мають вміщати певний об’єм інформації, що дозволяє здійснювати управління ними: 7

6.1.2. Вимоги до кодування документів 7

6.1.3. Опис процесу управління внутрішньою документацією 9

6.2. Особливості управління внутрішніми документами 1-3 рівнів 11

До документів І рівня відносяться: 11

6.3. Управління документацією зовнішнього походження 3-го рівня 13

6.4. Управління документами 4-ого рівня «Записи» 13

6.5. Забезпечення адекватності документації СУЯ 14

6.6. Забезпечення актуалізації документів СУЯ та порядок внесення змін 14

6.7. Управління документацією в структурних підрозділах 15

6.8. Вилучення неактуальних копій та архівування 15

7. Параметри та моніторинг процесу управління документацією та записами 16

Додатки 19

Додаток А. Форма Титульного листа 20

Додаток Б. Форма листа погодження 21

Додаток В. Форма змісту 22

Додаток Г. Форма листа реєстрації змін 23

Додаток Д. Форма листа ознайомлення 24

Додаток Е. Форма верхнього колонтитула 25

Додаток Є. Єдиний реєстр документації 26

Додаток Ж. Форма журналу видачі документації (врахованих копій) 27

Додаток И. Форма журналу реєстрації вхідної документації 28

Додаток Й. Форма журналу реєстрації вихідної документації 29

Додаток К. Форма листа «Перелік документації структурного підрозділу» 30

1Призначення та сфера застосування

1. Ця методика процесу встановлює порядок управління документацією в системі управління якістю Чернівецького торговельно-економічного інституту КНТЕУ (далі, Інститут) та визначає засоби управління ними для:

• забезпечення адекватності затверджених документів;

• актуалізації та ідентифікації змін та повторне затвердження;

• забезпечення наявності діючих версій документів в місцях їх використання;

• забезпечення чіткості оформлення документів та їх ідентифікації;

• забезпечення ідентифікації документів зовнішнього походження;

• запобігання використання застарілих документів.

2. Дана методика процесу забезпечує відповідність системи управління якістю Інституту міжнародному стандарту ISO 9001:2008.

3. Ця методика процесу призначена для керівників та співробітників усіх підрозділів Інституту.

2Нормативні посилання

Код документу	Назва документу
ISO 9001:2008	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Вимоги».
ISO 9000:2005	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Основні положення та словник».
ISO 9004:2009	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Настанови щодо поліпшення діяльності»
ISO/TR 10013:2001	«Рекомендації з документування систем управління якістю»
ДСТУ 4163-2003	Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів
№1247 07.08.1998р	Постанова Кабінету Міністрів України «Про розроблення державних стандартів вищої освіти»
НЯ	Настанова з системи управління якістю Інституту

3Терміни та визначення

СУЯ	система управління якістю
Інститут	ЧТЕІ КНТЕУ
МОНмолодьспорт України	Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Документ	зафіксована на електронному або паперовому носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати, та визначити рівень доступу до неї
Настанова з системи управління якістю (НЯ)	документ, що містить загальний опис системи управління якістю Інституту
Методика процесу (МП)	обов’язковий документ СУЯ, що описує спосіб виконання процесу, який вимагається міжнародним стандартом ISO 9001:2008.
Задокументована процедура (ЗП)	документ СУЯ, що описує встановлений в Інституті спосіб та порядок виконання процесу
Запис	документ, що містить підтвердження виконаних робіт чи подій
Контрольний екземпляр (оригінал)	погоджений та затверджений екземпляр документу, оформлений відповідними підписами, печатками Інституту та зберігається у спеціально відведеному місці
Врахована копія	документ в електронному або паперовому вигляді, зміна та обіг якого контролюються
Неконтрольований примірник	документ на паперовому носії, що роздрукований з контрольованого примірника, зміни та обіг якого не контролюється
Анульований документ	документ, що втратив дію
Конфіденційний документ	документ, що містить конфіденційну інформацію та має певний режим використання
Внутрішній документ	документ розроблений в Інституті для внутрішнього користування
Зовнішній документ	документ розроблений зовнішніми організаціями, який використовується в межах Інституту
Публічний документ	документ розроблений в Інституті та призначений для використання поза його межами (інформація на сайті, буклети, звіти про діяльність для сторонніх користувачів тощо)
Документообіг	рух документів в Інституті з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення
Форма	документ, який використовується для реєстрації даних, яку вимагає СУЯ
ВК	відділ кадрів
СП	структурний підрозділ
ПВК	представник вищого керівництва з якості
Реквізит службового документа	інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і (або) надання документу юридичної сили