4Відповідальність та повноваження

1. Відповідальність за організацію розробки цієї методики процесу несе помічник директора.

2. Відповідальність за розробку та реєстрацію МП, актуалізацію, внесення змін несе помічник директора та завідувач канцелярії.

3. Відповідальність за погодження та затвердження МП, збереження оригіналу, розміщення затвердженого стандарту в електронній базі Інституту, тиражування та видачу врахованих копій МП несе завідувач канцелярією.

4. Відповідальність за ознайомлення співробітників з МП несе керівник структурного підрозділу.

5. Відповідальність за використання документів, що втратили свою актуальність, покладається на керівників структурних підрозділів.

5Загальні положення

1. Документація СУЯ забезпечує:

• єдине розуміння Політики з якості і методів її реалізації;

• опис процедур щодо забезпечення, управління та покращення якості;

• регламентування вимог до процесів СУЯ, включаючи розподіл прав, обов’язків, відповідальності учасників процесів за забезпечення якості, а також порядок їх взаємодії;

• визначення критеріїв оцінки діяльності Інституту в цілому та окремих процесів;

• отримання та реєстрацію інформації щодо результатів діяльності Інституту, рівня задоволеності споживачів та всіх зацікавлених сторін.

1. Документація системи управління якістю Інституту має наступну структуру:

• 1-й рівень – Настанова з якості (НЯ), Політика та цілі Інституту.

• 2-й рівень – Методики процесів (МП).

• 3-й рівень – інші документи внутрішнього походження: положення, інструкції, методичні рекомендації та зовнішнього походження: зовнішні законодавчі документи в сфері вищої освіти, зовнішні нормативні документи щодо організації навчально-виховної та наукової роботи в Інституті.

• 4-й рівень – Записи: розпорядча, інформаційно-довідкова документація, протоколи, акти відомості, журнали та ін.

1. Всі оригінали документів друкуються на аркушах офісного паперу формату А4 з одного боку.

2. Всі документи в Інституті створюються українською мовою.

3. Документи 1-3 рівня вводяться в дію після затвердження, якщо іншого не передбачено законодавством чи зовнішніми контролюючими органами. Застаріла редакція документів 1-3 рівнів виводиться з дії в момент затвердження нової редакції і має бути вилучена з місць користування завідувачем канцелярією.

4. Перелік діючих документів 1-3-ого рівня системи управління якістю надається в єдиному реєстрі документації, що знаходиться у каб. 210.

5. Актуальна документація СУЯ може знаходитися на паперових або електронних носіях.

6. З метою скорочення витрат на розмноження та розподіл документів, в Інституті використовується інформаційна електронна система (адрес в мережі – Base//Ns2//Менеджмент якості ISO) для збереження актуальних документів СУЯ 1-3 рівнів.

7. За необхідності користування документом СУЯ в паперовому вигляді канцелярія видає враховані копії з позначкою на першій сторінці «ВРАХОВАНА КОПІЯ №___», з реєстрацією виданих копій в журналу видачі документації (врахованих копій) (Додаток Ж).

8. Записи зберігаються в паперовому вигляді:

• Накази з основної діяльності – в канцелярії;

• Накази з особового складу співробітників - у відділі кадрів;

• Накази з особового складу студентів – у канцелярії;

• Накази та розпорядження з адміністративно-господарської роботи – у канцелярії;

• протоколи Вченої ради – у секретаря Вченої ради;

• протоколи засідань кафедр – на кафедрах;

• записи, щодо результатів навчальної та наукової діяльності – на кафедрах, в навчально-методичному відділі.

11. Вимоги до ведення записів та їх документообігу в Інституті викладено в інструкції з діловодства Інституту.

6Процес управління документацією СУЯ

6.1. Управління документацією внутрішнього походження

6.1.1. Вимоги до оформлення документів СУЯ:

Документи СУЯ мають вміщати певний об’єм інформації, що дозволяє здійснювати управління ними:

• Назву документу.

• Ідентифікаційний (реєстраційний) номер.

• Номер редакції документу.

• Дату затвердження, ПІБ та посаду особи, що затвердила документ.

• Нумерацію сторінок.

• Ідентифікацію змін в документі.

Документи СУЯ 2 рівня містять наступні розділи:

Призначення та сфера застосування.

Нормативні посилання.

Терміни та визначення.

Відповідальність.

Загальні положення.

Опис процесу (вхідні та вихідні дані, управляючі документи, ресурси, блок-схеми з описом процесу).

Показники результативності процесу.

Лист реєстрації змін.

З метою забезпечення зрозумілості вимог за п. 6.1. цього документу та уніфікації документів СУЯ в Додатках надаються форми оформлення:

• Додаток А. Форма титульного листа.

• Додаток Б. Форма листа погодження.

• Додаток В. Форма змісту.

• Додаток Г. Форма листа реєстрації змін.

• Додаток Д. Форма верхнього колонтитулу.