6.7. Управління документацією в структурних підрозділах

Відповідальним за управління документацією в структурних підрозділах є керівник структурного підрозділу.

Перелік документації кафедри має бути наведений в додатку А Положення про кафедру. Відповідальним за актуалізацію документації кафедри та ознайомлення з нею співробітників є завідувач кафедри. Завідувач кафедри самостійно розробляє методи ознайомлення співробітників з документацією та підтвердження цього факту.

В структурному підрозділі (крім кафедр) рекомендується вести інформаційний лист щодо переліку документації структурного підрозділу. Форма листа «Перелік документації структурного підрозділу» наведена в Додатку К. Відповідальним за актуалізацію документації структурного підрозділу та ознайомлення з нею співробітників є керівник структурного підрозділу. Керівник структурного підрозділу самостійно розробляє методи ознайомлення співробітників з документацією та підтвердження цього факту.

6.8. Вилучення неактуальних копій та архівування

Застарілі документи СМЯ підлягають актуалізації та заміні. Актуалізацією документів СМЯ займається відповідальний за даний тип документів відповідно до річного плану (Додаток Е).

При вилученні та знищенні врахованих примірників документа на титульному листі контрольного примірника робиться запис “Дія припинена”, вказується дата і, у випадку заміни, вказується новий документ.

При необхідності “контрольний примірник” зберігається для довідкових, юридичних чи інших цілей.

“Враховані примірники” документа вилучаються завідувачем канцелярії і знищуються відповідно до журналу видачі документації (врахованих копій), у якому робиться відповідна відмітка.

Вилучення неактуальних документів може проводитися:

• при введенні у дію нової редакції документу (при цьому попередня версія автоматично вважається неактуальною);

• при черговому перегляді документу з метою актуалізації. Може бути прийнято рішення про відсутність потреби в даному документі взагалі;

• при виявленні на місцях користування застарілих документів та їх копій.

За потреби оригінали вилучених документів структурних підрозділів зберігаються в підрозділі окремо від діючих документів у теці «Архівні документи».

Порядок архівування та ведення архіву надано в Інструкції з діловодства в ЧТЕІ КНТЕУ.

Централізоване архівування документів Інституту проводиться один раз на рік. Відповідальність за організацію архівування несе архіваріус канцелярії.

До архіву передаються наступні види документів:

• Дипломні роботи (термін зберігання 5 років);

• Особові справи студентів (термін зберігання 75 років);

• Особові справи співробітників Інституту (термін зберігання 75 років);

• Заліково-екзаменаційні відомості (термін зберігання 5 років);

7. Параметри та моніторинг процесу управління документацією та записами

Оцінка процесу в цілому проводиться один раз на рік. Відповідальним за проведення оцінки є ПВК. Відповідальним за проведення поточного моніторингу процесу є помічник директора та завідувач канцелярії.

Параметри процесу перевіряються внутрішніми аудиторами

Показник	Відповідаль-ний за вимірювання	Періодичність вимірювання	Хто аналізує	Форма реєстрації
Наявність актуальних версій всіх документів на відповідних робочих місцях	Внутрішній аудитор	У процесі видачі нових або коректування документів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків псування та втрати документів	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків відсутності у Реєстрі фактично використаних документів	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків псування та втрати записів	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків відсутності необхідних записів у місцях користування	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Дотримання терміну збереження	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»

Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»

Параметр	План	Факт
Наявність актуальних версій всіх документів на відповідних робочих місцях, %	100
Кількість випадків псування та втрати документів	0
Кількість випадків відсутності у Реєстрі фактично використаних документів	0
Кількість випадків псування та втрати записів	0
Кількість випадків відсутності необхідних записів у місцях користування	0
Дотримання терміну збереження, %	100