6.1.2. Вимоги до кодування документів

Внутрішні документи 1-2 рівнів обов’язково повинні мати код.

Документи 3-го рівня ідентифікуються своєю повною унікальною назвою.

Структура коду документу 2 рівня має вигляд А.

Структура коду документу 3 рівня має вигляд А-Б-В.

А – тип документу: позначається літерою згідно стовбцю 3 «Позначення» таблиці 1.

Таблиця 1

Рівень документу	Тип документу	Позначе-ння	Назва документу
І-й	Настанова з якості	НЯ	Настанова з якості
ІІ-ий	Методика процесу	МП	Методика процесу

Б – позначення згідно стовпцю 1 таблиці 2.

В – порядковий номер процесу згідно стовбцю 2 таблиці 2.

Таблиця 2

Позна-чення	№ з.п.		Назва процесу	Відповідальний
1	2		3	4
Управляючі процеси
У	1		Аналіз з боку вищого керівництва	Директорат
	2		Управління внутрішніми аудитами	Директорат
	3		Управління невідповідною продукцією	Директорат
	4		Управління коригувальними та запобіжними діями	Директорат
	5		Поточний аналіз та вдосконалення діяльності	Директорат
	6		Моніторинг вимог та задоволеності споживачів	Центр сприяння працевлаштуванню студентів та випускників
Процеси життєвого циклу
Ж	1		Ліцензування та акредитація	Директорат
	2		Формування контингенту студентів	Приймальна комісія
	3		Навчальний процес	Навчальний відділ
	4		Методичне забезпечення	Навчально-методичний відділ
	5		Виховний процес	Інститут кураторів
	6		Науково-дослідна робота	Навчально-методичний відділ
	7		Післядипломна робота	Центр післядипломної освіти
Процеси, що забезпечують діяльність
З	1	Управління документацією та записами		Канцелярія
	2	Управління персоналом		Відділ кадрів
	3	Управління інфраструктурою		АГЧ
	4	Управління інформаційними процесами		ІОЦ-ЦІТ
	5	Управління закупівлями		Бухгалтерія
	6	Управління міжнародним співробітництвом		Відділ міжнародних зв’язків

Єдиний реєстр документації ведеться в Excel-файлі (Додаток Є).

Вносити зміни до реєстру має право лише співробітники помічник директора.

До реєстру заносяться діючі документи.