6.1.3. Опис процесу управління внутрішньою документацією

Мета процесу: забезпечити ефективне управління документацією системи менеджменту якості.

Керівник процесу – помічник директора.

Входи до процесу:

Вхідні документи/ дії	Постачальники/процеси
Вказівки керівництва План роботи структурних підрозділів Пропозиції щодо покращення	Директор, заступники директора Керівники процесів Керівник структурного підрозділу / Всі процеси Інституту

Виходи з процесу та їх споживачі:

Виходи з процесу	Відповідальна особа	Споживачі/ процеси
Затверджений та зареєстрований документ СУЯ	ПВК	Співробітники Інституту, кого стосується документ; Помічник директора; Канцелярія / Процеси, які описуються документом
Реєстр документів СУЯ, що включає назву документу СУЯ, строк його затвердження, строки актуалізації або ануляції	Помічник директора
Журнал видачі врахованих копій документу СУЯ (Додаток Ж)	Канцелярія
Електронна база даних, де розміщений актуальний документ СУЯ	Помічник директора

Управляючі документи вказані у п.5.2. даної методики процесу.

Ресурси, необхідні для функціонування під процесу:

Ресурси	Вимоги до ресурсів
Кадрові ресурси: Директор, заступники директора; ПВК; Керівники СП; Співробітники канцелярії; Співробітники відділу кадрів	Розробка документації згідно вимог стандарту
Інформаційні ресурси: Комп’ютерна інформаційна база	Доступність

6.1.4. Схема реалізації процесу «Управління внутрішньою документацією»:

6.2. Особливості управління внутрішніми документами 1-3 рівнів До документів і рівня відносяться:

• Настанова з якості (НЯ).

Відповідальність за розробку, затвердження та актуалізацію Політики СУЯ несе ПВК.

Політика з якості входить до складу Настанови з якості (НЯ), а також розміщується на інтернет-сторінці Інституту.

Основним призначенням НЯ є загальний опис СУЯ.

Перегляд (актуалізація) НЯ проводиться 1 раз на рік. Відповідальним за перегляд НЯ є ПВК.

Документи 2-ого рівня

До документів 2-ого рівня належать методики процесів СУЯ Інституту.

Відповідальний розробник документів 2-го рівня проводить їх актуалізацію не рідше одного разу на рік, якщо іншого не передбачено самим документом. Або документи переглядаються за необхідності.

Документи 3-ого рівня

Положення про підрозділи

• Відповідальність за організацію розробки, перевірки актуальності, внесення змін, затвердження, зберігання та ознайомлення співробітників Інституту з відповідними положеннями несе відділ кадрів.

• Положення про структурні підрозділи розробляються згідно з вимогами Інструкції з діловодства в ЧТЕІ КНТЕУ;

Положення про об’єднання (ради, дорадчі органи, тощо)

До об’єднань належать наступні :

1. Вчена рада;

2. Методична рада Інституту, навчально-методичні ради факультетів, навчально-методичні комісії;

3. Рада студентського самоврядування;

4. Приймальна комісія;

5. Кадрова комісія;

6. Стипендіальні комісії;

7. Тендерний комітет;

8. Інститут наставників студентських академічних груп,

9. Наукове товариство молодих учених та студентів

10. Вища школа педагогічної майстерності,

11. Наукові гуртки.

12. Інші ради, дорадчі органи, тощо.

Положення про об’єднання розробляються згідно з вимогами Інструкції з діловодства в ЧТЕІ КНТЕУ.

Посадові інструкції

Відповідальність за організацію розробки, перевірку актуальності, внесення змін, затвердження, зберігання та ознайомлення співробітників Інституту з відповідними посадовими інструкціями несе начальник відділу кадрів та начальник відповідного підрозділу.

Посадові інструкції готуються відповідно до Інструкції з діловодства в ЧТЕІ КНТЕУ.

Плани

До планів належать наступні документи:

1. Програма стратегічного розвитку ЧТЕІ КНТЕУ на 2010-2020 рр.

2. План організаційно-виховної роботи Інституту та структурних підрозділів на навчальний рік;

3. План науково-дослідної роботи на календарний рік;

4. Плани засідань вченої ради, методичної ради, директорату, навчально-методичних рад факультетів;

5. Індивідуальні плани викладачів на навчальний рік;

6. Навчальні плани;

7. Індивідуальні навчальні плани студентів.

Порядок управління індивідуальними планами викладачів та вимоги до їх оформлення викладено у «Положенні про індивідуальний план роботи викладача».

Порядок управління індивідуальними планами роботи студентів та вимоги до їх оформлення викладено у «Рекомендаціях щодо структури та ведення індивідуального навчального плану студента» (затверджено наказом Міністерства освіти та науки України від 30.12.2005р. №774), «Положенні про індивідуальний навчальний план студента та результати його виконання».