6.3. Управління документацією зовнішнього походження 3-го рівня

Документація зовнішнього походження може зберігатися як на паперовому носії, так і в електронному вигляді.

Актуальні версії Законів України «Про вищу освіту», «Про освіту» та інші можуть бути отримані з офіційного сайту Верховної Ради або з електронної бази документів «Ліга-Закон».

Актуальні версії зовнішніх нормативних документів щодо ліцензування та акредитації, нормативні документи та накази МОНмолодьспорт України щодо питань організації діяльності ВНЗ можуть бути отримані з офіційного сайту МОНмолодьспорт України або з електронної бази документів «Ліга-Закон».

Актуальні версії Постанов Кабінету Міністрів України щодо вищої освіти можуть бути отримані з офіційного сайту Кабінету Міністрів України або з електронної бази документів «Ліга-Закон».

Оригінали Ліцензій та Додатків до ліцензій Інституту щодо надання освітніх послуг зберігаються у канцелярії.

Оригінали нормативних документів МОНмолодьспорт України щодо організації навчального процесу (державний стандарт освіти): ОПП, ОКХ зберігаються у начальника навчального відділу.

Актуальні версії нормативних документів за підписом директора Інституту зберігаються у канцелярії, копії - у навчальному та навчально-методичному відділах, деканів факультетів, завідувачів кафедр.

Інша інформаційна зовнішня вхідна документація, що надходить до канцелярії реєструється в журналі реєстрації вхідної документації (Додаток И) та передається адресату та виконавцю.

6.4. Управління документами 4-ого рівня «Записи»

До записів належать:

1. накази, розпорядження, службові записки;

2. листи;

3. протоколи (протоколи засідань Вченої та Методичної ради, інших рад та дорадчих органів, засідань кафедр тощо);

4. акти (акти прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей, акти внутрішніх аудитів тощо);

5. записи про кваліфікацію викладачів та співробітників Інституту (сертифікати, свідоцтва, дипломи тощо);

6. звіти (звіти про роботу підрозділів);

7. відомості ( заповнені екзаменаційні відомості тощо);

8. журнали (журнали успішності, відвідуваності тощо);

9. документи про навчання в Інституті (академічні довідки тощо);

10. графіки (графіки навчального процесу тощо);

11. інші види записів, що необхідні для підтвердження досягнутих результатів.

Вимоги до ідентифікації записів.

Вимоги до записів та форми записів надаються в Інструкції з діловодства в Інституті.

Ідентифікація інших записів складається з:

1. Назви запису (наказ, службова записка, акт, журнал, тощо);

2. Реєстраційного номеру за місцем реєстрації.

Записи, що призначаються зовнішнім споживачам реєструються в канцелярії в журналі вихідної документації (Додаток Й) та направляються адресатам.

6.5. Забезпечення адекватності документації суя

Перевірка на адекватність забезпечується розглядом та узгодженням документу перед його затвердженням. Лист узгодження є другою сторінкою документу (після титульного листа).

6.6. Забезпечення актуалізації документів суя та порядок внесення змін

Підставою для актуалізації та розробки нових версій документів СУЯ є:

• зміни в стратегії, політиці та цілях Інституту;

• зміни в процесах СУЯ Інституту;

• зміни вимог споживачів;

• надання пропозицій щодо вдосконалення документації;

• виявлення невідповідностей відповідальними за процеси та/або аудиторами (як внутрішніми, так і зовнішніми),

• інші причини.

Ревізія документації СУЯ 1-2 рівнів проводиться відповідальним розробником відповідного документу в плановому порядку щорічно, іншої документації – за необхідністю.

За висновками розгляду відповідальний розробник може прийняти рішення про подовження строку дії документу без змін. В цьому випадку дія документу подовжується автоматично на наступний період.

При внесенні розробником змін в діючий документ, які призводять до зміни структури, змісту, кількості сторінок, видається нова редакція Методики процесу, заповнюється Лист реєстраційних змін, документ затверджується у порядку, аналогічному при створенні документу. Попередня редакція документу вилучається.

При внесенні суттєвих змін в документ СУЯ, що потребують розробки нової редакції документу (нового документу) необхідно:

1. Розробнику нової редакції документу зареєструвати нову версію (новий документ) в єдиному реєстрі документації СУЯ;

2. Канцелярії вилучити розповсюджені копії, про що зробити запис в Журналі видачі документації (врахованих копій);

3. Канцелярії видати нові редакції врахованих копій документів відповідно запису у журналі видачі документації.

Усі зміни вносяться у контрольний екземпляр (оригінал) та у всі враховані копії відповідно журналу розповсюдження.

Відповідальність за заміну документів в електронній базі несе господар процесу, а за оповіщення користувачів – канцелярія Інституту.