5.4. Начисление заработной платы

5.4.1. Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы:

‑ оплаты труда, причитающиеся работникам, ‑ в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников;

‑ оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, ‑ в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов»;

‑ начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм ‑ в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

‑ начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. ‑ в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Д-08,20,23,25,26, 29,44,69,84,96 К-70

начислены работникам суммы оплаты труда, пособий, премий, в том числе, не предусмотренных Положением о премировании, доходов и пр.

По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Д-70 К-50,68,73,76

выплачены работникам суммы оплаты труда, пособий, доходов; удержаны суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и др.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Д-70 К-76/4

депонирована сумма не полученной работником в срок оплаты труда

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

5.4.2. Порядок расчета отпускных

Особенности порядка исчисления средней заработной платы, определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления (ст. 139 ТК РФ).

В настоящее время порядок расчета средней заработной платы для расчета отпускных и прочих выплат (кроме пособий по временной нетрудоспособности) определен «Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», введенным в действие Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам относятся:

1) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

2) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;

3) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

4) заработная плата, выданная в неденежной форме;

5) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

6) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

7) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

8) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у работодателя.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

При определении среднего заработка используется средний дневной заработок в следующих случаях:

‑ для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска;

‑ для других случаев, предусмотренных ТК РФ, кроме случая определения среднего заработка работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени.

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая учитываемые премии и вознаграждения, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось определенное время, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

При определении среднего заработка для оплаты дополнительных учебных отпусков оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения.

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

‑ ежемесячные премии и вознаграждения ‑ фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

‑ премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, ‑ фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

‑ вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, ‑ независимо от времени начисления вознаграждения.

В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось определенное время, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в следующем порядке:

‑ если повышение произошло в расчетный период, ‑ выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода;

‑ если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, ‑ повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

‑ если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, - часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

В случае если при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения изменяются перечень ежемесячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению и (или) их размеры, средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.

При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность).

При повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются.

Средний заработок, определенный для оплаты времени вынужденного прогула, подлежит повышению на коэффициент, рассчитанный путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных работнику с даты фактического начала работы после его восстановления на прежней работе, на тарифную ставку, оклад (должностной оклад), денежное вознаграждение, установленные в расчетном периоде, если за время вынужденного прогула в организации (филиале, структурном подразделении) повышались тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение.

Во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

Начисление отпускных отражается:

Д-20,23,25,26,29,44 К-70

начислены работникам суммы отпускных

Суммы отпускных облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов:

Д-70 К-68

удержан НДФЛ с суммы начисленных отпускных

На сумму отпускных начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, фонды обязательного медицинского страхования:

Д-20,23,25,26,29,44 К-69

начислены страховые взносы на сумму начисленных отпускных

Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска:

Д-70 К-50

выплачены работнику отпускные

Пример.

Расчетный период отработан полностью.

Работник уходит в ежегодный отпуск с 1 августа на 28 календарных дней. Оклад работника 12000 руб. В июне и июле он получил премии, предусмотренные Положением о премировании, по 3000 руб. Необходимо рассчитать сумму отпускных.

1) определим размер заработка за расчётный период (12 месяцев):

Заработок за расчетный период = 12000 * 12 + 6000 = 150000 руб.

2) определим среднее число дней в расчётном периоде:

Продолжительность расчётного периода = 29,4 * 12 = 352,8 календ. дней

3) определим среднедневной заработок:

150000 руб. / 352,8 календ. дней = 425,17 руб.

4) определим сумму отпускных:

425,17 руб. * 28 календ. дней = 11904,76 руб.

Пример.

Расчетный период отработан не полностью.

Предположим, что работник уходит в отпуск со 2 сентября на 28 календарных дней. Оклад работника 9000 руб. Известно, что с 7 по 11 июля работник болел, поэтому за июль ему начислено 7550 руб. Необходимо рассчитать сумму отпускных.

1) определим размер заработка за расчётный период (12 месяцев):

Заработок за расчетный период = 9000*11 + 7550 = 106550 руб.

2) определим среднее число дней в расчётном периоде:

Продолжительность расчётного периода = 29,4 * 11 + 29,4 / 31 * 26 = = 348,06 календ. дней

3) определим среднедневной заработок:

106550 руб. / 348,06 календ. дней = 306,13 руб.

4) определим сумму отпускных:

306,13 руб. * 28 календ. дней = 8571,64 руб.

Удержание за неотработанные дни отпуска.

Удержание излишне выплаченных сумм за отпуск может быть произведе­но работодателем в случае увольнения работника по любым основаниям, предусмотренным трудовым законодательством, за исключением увольнения в случаях:

‑ отказа работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствия у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

‑ ликвидации организации либо прекращения деятельности индиви­дуальным предпринимателем (ст. 81 ТК РФ);

‑ сокращения численности или штата работников организации, инди­видуального предпринимателя (ст. 81 ТК РФ);

‑ смены собственника имущества организации ‑ в отношении руково­дителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (ст. 81 ТК РФ);

‑ призыва работника на военную службу или направления его на за­меняющую ее альтернативную гражданскую службу (ст. 83 ТК РФ);

‑ восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (83 ТК РФ);

‑ признания работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (ст. 83 ТК РФ);

‑ смерти работника, а также признания судом работника безвестно отсутствующим (ст. 83 ТК РФ);

‑ наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продол­жению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (ст. 83 ТК РФ).

В случае если работник, которому в текущем рабочем году был предоставлен отпуск, увольняется по любым иным основаниям, например по собственному желанию, работодатель вправе удержать у него часть оплаты отпуска, соответствующую неотработанному времени.

Удержание за неотработанные дни отпуска производится при увольнении из причитающейся работнику денежной суммы:

‑ в день увольнения;

‑ не позднее следующего дня после предъявления уволенным работни­ком требования о расчете, если в день увольнения работник не работал (ст. 140 ТК РФ).

Удержать при увольнении работника выплаченные ему деньги за не­отработанные дни отпуска можно только в случае их наличия в составе сумм, причитающихся к выплате. При этом сумма удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении не может составлять более 20% заработной платы работника, причитающейся ему к выплате при увольнении (ст. 138 ТК РФ). При этом согласие работника на удержание не требуется.

Необходимо также иметь в виду, что ст. 137 ТК РФ запрещает взыскивать с работника излишне выплаченную ему заработную плату, за исключением трех случаев: счетной ошибки; установления судом или комиссией по трудовым спорам вины работника в невыполнении норм труда или при простое; выплаты зарплаты в результате неправомерных действий работника, установленных судом. Поэтому вернуть сумму задолженности за неотработанные дни отпуска, превышающую 20% заработной платы, возможно только двумя путями:

‑ добровольный возврат денег работником;

‑ в судебном порядке.

В аналогичном порядке можно также вернуть суммы, выплаченные работнику за неотработанные дни отпуска, в случае отсутствия денежных средств, причитающихся к выплате.

Работнику при увольнении должна быть возмещена сумма уплаченного им НДФЛ, приходящегося на сумму удержанных отпускных.

Расчет количества неотработанных дней отпуска производится по следующей формуле:

Количество 28 календ. Количество полных неотработанных = 28 календ. ‑ дней * месяцев, отработанных дней отпуска дней ————— работником 12 мес. в календарном году

(2)

Для расчета суммы, подлежащей удержанию, среднедневной заработок умножается на количество неотработанных дней отпуска.

Пример.

Работник из предыдущего примера уволен по собственному желанию 25 октября этого же года. Необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска.

1) Количество неотработанных дней отпуска = 28 календ. дней – 28 календ. дней / 12 мес. * 9 мес. = 7 календ. дней

2) Сумма к удержанию за неотработанные дни отпуска = 306,13 руб. * 7 календ. дней = 2142,91 руб.

3) Сумма НДФЛ к возмещению (при условии отсутствия налоговых вычетов по НДФЛ) = 2142,91 руб. * (13% / 100%) = 278,58 руб.

Формирование резерва на выплату отпускных.

В целях равномерного списания на себестоимость продукции сумм отпускных, организация может формировать резерв на выплату отпускных. Резерв формируется путем ежемесячных отчислений в резерв по счету 96 «Резервы предстоящих расходов» в размере 1/12 от планируемого фонда отпускных, в который включаются: оплата труда, страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, фонды обязательного медицинского страхования, взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве:

Д-20,23,25,26,29,44 К-96

отражено ежемесячное формирование резерва на выплату отпускных работникам организации

Отпускные работникам начисляются за счет созданного резерва:

Д-96 К-70

начислены работникам организации отпускные за счет созданного резерва

Д-96 К-69

начислены страховые взносы на сумму отпускных за счет созданного резерва

Если сумма начисленных работникам отпускных превысит сумму начисленного резерва, она списывается на счет 97 «Расходы будущих периодов» и погашается за счет будущих отчислений в резерв:

Д-97 К-70

отражено превышение суммы начисленных работникам отпускных над созданным на выплату отпускных резервом

Д-20,23,25,26,29,44 К-96

отражено ежемесячное последующее формирование резерва на выплату отпускных

Д-96 К-97

погашена сумма расходов будущих периодов за счет последующих отчислений в резерв на выплату отпускных