Тема 1.4.5 Хранение и порядок подшивки документов

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главного бухгалтера банка.

Порядок подшивки:

1. После отражения всех операций бухгалтерские (мемориальные) документы подбираются за

каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счётов, брошюруются и передаются в архив. Подборка расчётных документов может проходить порейсовым способом (т.е. учитываются рейсы отправки денежных средств с корсчета банка).

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

2. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

3. В отдельные сшивы помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам

индивидуальных заемщиков, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой и по хозяйственным операциям банка, так как данные документы отличаются сроком хранения. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

4) Бухгалтерские и кассовые журналы, и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.

5) Мемориальные документы по ВНБ-ым счетам брошюруются вместе с документами по балансовым счетам. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счётов, кроме счётов 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счётов, кроме счётов 99998 и 99999. Затем помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу.

На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено" и ставится подпись главного бухгалтера, или его заместителя, или начальника отдела.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

Срок хранения ____________________________________________________

Архивный индекс __________________________________________________

__________________________________________________

(наименование кредитной организации (филиала))

Бухгалтерские документы за "__" _____________ г.

по балансовым счетам по внебалансовым счетам

Бухгалтерские документы на сумму _________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

Из них находится в отдельных папках:

кассовые документы _______________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы __________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения ___________________

кассовые документы _______________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения ___________________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы __________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения ___________________

кассовые документы _______________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения ___________________

и т.д. по документам с разными сроками хранения.

В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чем делается надпись:

документы сброшюрованы и подшиты _____________________________

(подпись)

Требования к хранению документов:

1. Кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к Указанию N 2346-У документы в электронном виде (далее - ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями данного Указания⁴. ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет ⁵.

2. Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве.

Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

3. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

4. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

5. Выдача перечисленных документов из бухгалтерии и их архива работникам других структурных подразделений организации не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

6. Изъятие данных документов у банков может производиться только органами предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу банка.

 

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЕНИЕ КОТОРЫХ МОЖЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ⁶:

┌───────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ N │ Наименования документов │

│ п/п │ │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 1 │Формы синтетического и аналитического учета: │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 1.1 │Ведомость остатков по счетам кредитной организации │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 1.2 │Лицевые счета │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 1.3 │Отчет о прибылях и убытках │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

 

│ 2 │Расчётные документы, платежные ордера, изначально составленные │

│ │или поступившие в электронном виде │

│(в ред. Указания Банка России от 02.09.2011 N 2683-У) │

│(см. текст в предыдущей редакции) │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 2.1 - │Исключены. - Указание Банка России от 02.09.2011 N 2683-У │

│ 2.5 │ │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 3 │Мемориальные ордера │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 4 │Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента │

│ │(вносителя, получателя): │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 4.1 │Приходный кассовый ордер 0402008, который не содержит подписи │

│ │клиента (вносителя) │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 4.2 │Расходный кассовый ордер 0402009, который не содержит подписи │

│ │клиента (получателя) │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 5 │Ведомости открытых и закрытых счётов │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 6 │Кассовый журнал по приходу │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 7 │Кассовый журнал по расходу │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 8 │Реестр операций с наличной валютой и чеками │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 9 │Реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных,│

│ │налоговых и других платежей │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 10 │Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных │

│ │процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам │

├───────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 11 │Электронные журналы, сформированные при совершении операций с│

│ │использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры│

│ │платежей по операциям с использованием платежных карт │

│(п. 11 введен Указанием Банка России от 02.09.2011 N 2683-У) │

└───────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Требования к организации хранения ДЭВ в кредитной организации в электронном виде:

1. ДЭВ подлежат хранению на отчуждаемых машинных носителях информации однократной записи (далее - единица хранения, ЕХ) в фонде ЕХ, который представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ. При формировании ЕХ должны быть созданы их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с созданием ЕХ и их резервных копий. В кредитной организации должно быть назначено лицо (лица), ответственное за организацию и проведение работ с EX в фонде EX⁷.

2. Запись ДЭВ на ЕХ производится в следующие сроки:

- формы синтетического и аналитического учета (кроме лицевых счётов), ведомости открытых и закрытых счётов - не реже одного раза в месяц;

- другие документы за каждый операционный день - не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.

Помещение ЕХ в фонд ЕХ производится в установленные нормативными актами Банка России сроки для передачи на архивное хранение документов на бумажном носителе.

3. Каждая ЕХ должна быть снабжена ярлыком на бумажном носителе, содержащим:

- полное (сокращенное) фирменное наименование кредитной организации;

- уникальный номер ЕХ;

- наименование (код) подразделения, сформировавшего ЕХ;

- срок хранения ЕХ;

- наименование ДЭВ;

- дата (период) ДЭВ;

- дата записи ДЭВ на ЕХ;

- тип файлов, содержащих ДЭВ;

- название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;

- результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ, реализованной в соответствии с ГОСТ Р 34.11-94, который при печати в целях визуализации всех его символов преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления (далее - значение функции хэширования).

Кредитная организация вправе отражать на ярлыке и иную необходимую по ее мнению информацию.

4. Информация, содержащаяся на ярлыке, должна быть подписана собственноручными подписями работников, осуществивших запись ДЭВ на ЕХ (создание резервной копии), с указанием их фамилий, имен, отчеств (далее - Ф.И.О.).

5. На ЕХ записываются ДЭВ, подготовленные программными средствами в готовом для просмотра формате - TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML. Также возможно использование архиваторов - ZIP, ARJ, RAR, TAR.

6. Кредитные организации при хранении ДЭВ на ЕХ обеспечивают хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ.

7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счёт за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее - ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на EX не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей⁸.

8. Кредитная организация обязана подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счёту, которые должны отвечать требованиям, указанным в приложении 2.

9. При хранении ЕХ в фонде ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

1) прием ЕХ на хранение и их учет;

2) поиск и предоставление ЕХ по запросам, в том числе информирование о наличии исправительных записей о ДЭВ, содержащихся в предоставляемых EX; (в ред. Указания Банка России от 02.09.2011 N 2683-У)

3) уничтожение ЕХ по истечении установленного для них срока хранения;

4) информационную безопасность фонда ЕХ;

5) сохранность фонда ЕХ.

10. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ. (в ред. Указания Банка России от 02.09.2011 N 2683-У)

11. При уничтожении ЕХ составляется акт об уничтожении ЕХ.

12. Для обеспечения сохранности фонда ЕХ должны выполняться проверки наличия и состояния ЕХ.

В целях информационной безопасности фонда ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

- защиту от несанкционированного копирования ЕХ, несанкционированного доступа к ЕХ и их резервным копиям;

- защиту от несанкционированной замены ЕХ и их резервных копий.

ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. В каких валютах ведется аналитический и синтетический учет в кредитных организациях?

2. Какова структура Плана счётов бухгалтерского учета в кредитных организациях в соответствии с Положением ЦБ РФ №302-П?

3. Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении банковских операций?

4. По какой стоимости учитываются активы и пассивы кредитной организации? Подлежит ли изменению стоимость принятых на баланс активов и пассивов?

5. Объясните, кем и для каких целей используются карточки с образцами подписей и оттиска печати клиентов?

6. Что является объектом бухгалтерского учета в банке?

7. Каким основным требованиям должен отвечать ежедневный баланс кредитной организации?

8. Какие действия должны предпринимать работники бухгалтерии, если в конце рабочего дня на лицевом счёте образуется сальдо, противоположное признаку счета, то есть на пассивном счёте – дебетовое или на активном счёте – кредитовое?

9. В каком порядке переносится остаток по счёту второго порядка, если ранее установленные сроки привлечения и размещения денежных средств изменены?

10. В каком порядке и в какие сроки получают выписки с расчётных счётов клиенты банка?

11. Какие регистры учета из перечисленных относятся к синтетическим: книга регистрации открытых счётов, оборотная ведомость, лицевые счета, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств, выписки из лицевых счётов.

12. Подлежат ли регистрации в книге регистрации открытых счётов лицевые счета, открываемые для учета имущества, расчётов, результатов деятельности кредитной организации?

13. В каком порядке производится исправление ошибок в регистре бухгалтерского учета? 14. Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в первичном документе?

1 Федеральный закон «О бухгалтерском учете», ст. 9.

2 Ст. 11.1 Федерального закона "О банках и банковской деятельности"

3 В соотв. с п. 2 ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 года N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 33, ст. 3418; 2002, N 44, ст. 4296; 2004, N 31, ст. 3224; 2006, N 31, ст. 3446; 2007, N 16, ст. 1831; N 49, ст. 6036)

4 Указание ЦБ РФ от 25 ноября 2009 г. N 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчётных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учёта» (в ред. Указания Банка России от 02.09.2011 N 2683-У).

5 Перечень типовых управленческих документов и срок их хранения утвержден Росархивом от 06 октября 2000 г. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства РФ по налогам т сборам, его территориальных органов, и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом МНС РФ от 21 апреля 2004г. №САЭ-3-18/297.

6 Приложение 1к Указанию Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета" (в ред. Указания Банка России от 02.09.2011 N 2683-У)

7 Введено Указанием Банка России от 02.09.2011 N 2683-У

8 в ред. Указания Банка России от 02.09.2011 N 2683-У