Тема 1.4.4 Порядок прохождения документов в кредитной организации в операционное время и после его завершения

Требования к организации документооборота:

1. Все документы, поступающие в операционное время, должны быть оформлены и отражены в бухгалтерском учете в момент их получения. Документы, поступающие после операционного времени – отражаются следующим рабочим днем.

2. Документы, подписанные и оформленные, должны быть направлены корреспондентам в день их обработки.

3. Передача кассовых документов в кассу банка должна осуществляться внутренним путем.

4. В бухгалтерском учете приходно-кассовые операции отражаются после фактического приема денежной наличности в кассу, а расходно-кассовые операции – до выдачи наличных денег из кассы.

5. Оплата документов со счётов клиентов банка и банков-корреспондентов осуществляется в соответствии с установленной законом очередностью платежей.

Этапы прохождения документов в операционное время:

1 этап: Составление первичных документов в процессе оперативной работы. В ходе первого этапа необходимо организовать выполнение основных требований по оформлению первичных документов, подтверждающих факт осуществления банковских операций.

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа (система Банк-Клиент, Интербанк). Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты расчётных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России.

Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по операциям, а также те, которые должны быть приложены к выпискам из счётов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ответственных лиц.

2 этап: Прием документов бухгалтерией к исполнению.

В ходе второго этапа документооборота на основании принятых к исполнению расчётных и кассовых документов клиентов проводятся операции по их счетам.

Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми кредитной организацией согласно требованиям Правил и иных нормативных актов Банка России.

Например: при взимании платы за услуги банка (РКО) используются мемориальные ордера (м/о) – письмо Департамента платежных систем и расчётов ЦБ РФ от 11 февраля 2003 г. № 17-44/105.

Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

3 этап: Проверка расчётных и кассовых документов и отражение их на балансовых счетах.

Проверка наличия на расчётных и кассовых документах соответствующих подписей уполномоченных работников банка возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. Чаще проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя банка. Перечни операций, подлежащих дополнительному контролю, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции, должны находится у работников, осуществляющих указанный контроль.

Главный бухгалтер должен следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу бухгалтерским и контролирующим работников. А также главный бухгалтер обязан следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются сотрудники банка в своей работе.

Один комплект образцов подписей должностных лиц банка хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчётных и кассовых документах.

Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами. С целью контроля, им запрещено пользоваться экземпляром карточек с образцами подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются работники бухгалтерии.

4 этап: Передача в архив всех первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность и балансы до передачи в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые позволяют обеспечить их сохранность.