Тема 1.4 Документация, документооборот и внутрибанковский контроль

Тема 1.4.1 Документация и документооборот банков

Документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями, с целью доведения информации и принятых решений до всех заинтересованных лиц, а так же с целью осуществления учета и контроля.

Документация: банковская и клиентская.

1. Банковская документация - документы, касающиеся внутрибанковских операций банка (мемориальные документы, кассовые ордера, распоряжения должностных лиц и т.д.);

2. Клиентская документация – документы, подтверждающие движение денежных средств по счёту клиента (п/п., денежные чеки, платежные требования, инкассовые поручения, ПКО и РКО, объявления на взнос наличными).

По характеру операции документация: кассовые документы и мемориальные документы.

Кассовые документы – для отражения операций с денежной наличностью (денежные чеки, объявление на взнос наличными, приходные кассовые ордера – ПКО, расходные кассовые ордера – РКО);

Мемориальные документы – это расчётно-денежные документы, м/о, кассовые и внебалансовые ордера, авизо, заявление на выдачу чековой книжки и пр.

Мемориальные документы оформляются по балансовым и ВНБ счетам.

Документы строгой отчетности (чековые книжки, ценные бумаги, документы, которые имеют типографскую нумерацию) подлежат хранению в хранилище и учёту на ВНБ-х счетах.

Источники поступления документов:

1. Клиенты банка: юридические лица, физические лица - индивидуальные предприниматели (ИП) и физические лица, в т.ч. нерезиденты;

2. Кредитные организации;

3. ЦБ РФ, РКЦ ЦБ РФ (расчётно-кассовый центр), ВЦ ЦБ РФ (вычислительный центр);

4. ИФНС РФ, МИНФИН РФ, различные бюджетные организации;

5. Нотариусы (завещание по вкладу, различные запросы);

6. Судебные органы;

7. Агенство по страхованию вкладов (АСВ) – банк уплачивает в Агенство 15 % от стоимости вкладов;

8. ОРЦБ, дилеры, брокеры (выписки расчётных центров, бирж, дилеров; отчеты об операциях на ОРЦБ).

Основные этапы документооборота:

1. Составление первичных документов в процессе оперативной работы;

2. Прием документов бухгалтерией к исполнению;

3. Проверка документов и отражение их в бухгалтерских счетах;

4. Контроль и подшивка в документы дня с передачей в архив.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты¹:

- наименование документа;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

По операциям, подлежащим дополнительному контролю необходимы подписи бухгалтерского и контролирующего работников, а по операциям кредитной организации, связанным с перечислением денежных средств клиентам, - подписи руководителя кредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц.

Перечни операций, подлежащих дополнительному контролю, составляются руководителем банка и возлагаются согласно Приказа на старшего по должности работника.