6. Вопрос: Проведение выставки

Приём выставки комиссией.

Накануне окончания оформления выставки необходимо оценить результат работы.

Готовность выставки определяют четыре основных условия:

- завершение монтажа и оформления;

- соответствие содержания и оформления выставки тематическому плану и художественному проекту;

- обеспеченность экспозиции всем необходимым для работы выставки;

- готовность службы безопасности и охраны помещений, инженерно-технических служб, технического и вспомогательного персонала к работе.

Официальная сдача выставки приёмной комиссии назначается за два-три дня до её открытия, чтобы было время для корректировки проекта и окончательной доработки. Комиссия осматривает выставку, оценивает все условия, делает заключение о готовности выставки к открытию и оформляет акт приёмки выставки (в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 97). После подписания акта приёмки продюсер приступает к подготовке церемонии открытия, но накануне обычно проводится пресс – конференция для журналистов газет, радио и телевидения.

Пресс – конференция для СМИ.

Это традиционное, проверенное временем и хорошо себя оправдывающее PR-мероприятие. В системе связей с общественностью оно преследует две основные цели:

- заинтересовать самые различные средства массовой информации в широком освещении работы выставки;

- собрать публикации и по их массовости и настрою откликов оценить отношение общественности к выставке;

Показатель массовости публикаций и репортажей – один из критериев для оценки успешности проведённой выставки. Особенно ценны критические выступления журналистов, участников и специалистов в адрес продюсера выставки, они помогают осознать допущенные промахи.

За несколько дней до открытия выставки продюсер должен разослать редакциям центральных и местных газет, журналов, радио и телевидения, информационным и рекламным агентствам приглашения аккредитовать своих представителей на выставке и принять участие в первой пресс-конференции для журналистов и общественности по случаю её открытия. В приглашении обязательно указывается день, место и время начала пресс-конференции, порядок аккредитации и другие особенности мероприятия. Одновременно для облегчения работы готовятся пресс-релизы - краткие сведения о выставке, её целях и задачах, о представленных экспонатах, истории выставки.

Программой пресс-конференции определяется список выступающих из числа организаторов. В день пресс-конференции прибывшие представители СМИ регистрируются на входе, по предъявлении приглашения или аккредитационной карточки получают подарочный комплект, в который обычно входят пресс-релиз, рекламные материалы, небольшие сувениры. По окончании регистрации журналистов оглашается порядок работы конференции, список выступающих, темы выступлений. Первым обычно выступает директор выставки (продюсер). Также выступают представители министерств и администрации, участники выставки, представители спонсорских компаний.

После выступления организаторов и участников выставки журналистам представляется время для вопросов. Активность вопросов обычно зависит от того, насколько ярко и интересно выступили организаторы. Это нужно знать и уметь эмоционально окрасить выступления. Если они удачны, пресс-конференция проходит заинтересовано и динамично. Интрига, стимулы интереса и внимания создают условия для протекания пресс-конференции живо, заинтересованно, с постановкой острых и интересных вопросов. А результатом такого общения журналистов с организаторами будут увлекательные статьи и репортажи с выставки. Несколько лет назад экспозиции уже были готовы к работе и журналистам предлагалось их осмотреть. Они практически становились первыми посетителями. Но теперь зачастую работы на экспозициях не заканчиваются даже к открытию выставки. Пресс-конференции часто заканчиваются фуршетом.

Обычно пресс-конференция проводится накануне открытия, поэтому в последнее время выделенный для неё день называют «днём прессы».

Открытие выставки.

Открытие выставки – ответственный момент, к которому готовятся заранее. Обычно открытие происходит в торжественной обстановке. Специально издаются и рассылаются пригласительные. Внешний вид приглашения должен соответствовать торжественности момента; само приглашение составляется в корректной форме, но с хорошим настроением. Обязательно должно указываться место и время церемонии открытия. Особого внимания требует приглашение официальных гостей: администрации города, членов правительства, руководителей министерств и ведомств. К назначенному часу перекрываются все входы, кроме главного, охрана занимает свои посты. Музыка и цветы всегда создают праздничное настроение, поэтому на открытии они всегда желательны.

Перед открытием представитель администрации, ведомства или правительства произнесёт несколько слов, пожелает удачи выставке удачи. Потом коротко выступит сам продюсер, члены оргкомитета. Потом можно разрезать ленточку, символически обозначающую вход. После чего гостей приглашают ознакомиться с экспозицией, сопровождают, отвечают на вопросы. Очень важно, чтобы открытие выставки посетили специалисты в данной области, известные общественные и политические деятели.

Раньше выставка открывалась для публики только после того, как почётные гости её покинут, то сегодня часто посетителей запускают прямо вместе с ними, а порой публика даже опережает гостей. С этого момента выставка начинает функционировать в утвержденном рабочем режиме. Специалисты с приглашениями и публика с входными билетами осматривают экспозиции самостоятельно, обращаясь, в случае необходимости, к обслуживающему персоналу.

К открытию выставки продюсером утверждается режим её работы. Часы начала и окончания рабочего дня выставки в будни и праздничные дни, время перерывов, графики сменной работы персонала и вспомогательных служб. Заканчивается рассылка приглашений. В СМИ сообщается об открытии выставки, определяются места распространения входных билетов и меры на случаи массового скопления людей. Порядок на входе обеспечивает охрана или милиция. Определяется организация работы службы безопасности.

Мероприятия, устраиваемые в ходе выставки.

Чтобы повысить посещаемость выставки, можно организовывать разные мероприятия: раздачу справочной литературы; продажу сувениров, связанных с тематикой выставки; устраивать презентации.

Последнее время на художественных выставках всё чаще и чаще стали устраивать видео-показы, которые дают больше информации об экспозиции. Презентации очень разнообразны - фотографии, интервью с автором, хроника событий, которые происходили одновременно с моментом создания тех или иных экспонатов, небольшие фильмы, фрагменты балетов и спектаклей, небольшие лекции об особенностях творчества представленного автора. Возможно, в зале будут присутствовать актеры, которые будут переносить изображенные на картинах или фотографиях сюжеты в выставочное пространство.

Закрытие выставки.

Продюсер должен лично контролировать ход выполнения программы выставки и подводить предварительные итоги её реализации в канун закрытия.

Завершение работы выставки констатируется церемонией её официального закрытия. Порядок официального закрытия выставки место церемонии определяются и объявляются накануне. Закрытие обычно объявляется во второй половине дня. После чего начинается ликвидация экспозиций, вывоз экспонатов, демонтаж выставки, разборка конструкций и временных коммуникаций. Задача этого этапа работ – проведение помещений в надлежащее состояние, обусловленное договором аренды или требованиями положения о выставочном павильоне.

После демонтажа выставки, оставшееся оборудование и материалы, пригодные для повторного использования, складируются, а непригодные утилизируются. В течение двух-трёх дней помещение выставки приводится в первоначальный вид. В один из ближайших дней проводится итоговое заседание оргкомитета выставки. Продюсер сообщает предварительные результаты проведения выставки, анализирует успехи и просчёты, доводит до сведения информацию о полученных отзывах, предложениях и рекомендациях по проведению следующих выставок.