3. Работа с персоналом

В состав оргкомитета приглашаются представители министерств, администрации (города, области и т.д.), отраслевых союзов ассоциаций, общественных организаций, средств массовой информации, проявивших интерес к данной выставке, а сами ведомства и учреждения включаются в перечень соорганизаторов. Важнейшие выставки в России иногда патронирует Правительство РФ и даже Президент. Состав оргкомитета определяется в зависимости от масштабов и значения будущей выставки.

Функции оргкомитета в уточнении тематической направленности выставки, сроках её подготовки и открытия, в утверждении тематических планов, перечне экспонатов, в разработке проектов художественного оформления, проведении комплексных работ по подготовке выставки и сопутствующих мероприятий в период её работы. Фактически деятельность оргкомитета направлена на помощь в реализации концепции выставочного проекта.

Для организации текущей и оперативной работы по подготовке и проведению выставки продюсером формируется коллектив, который и будет реализовывать проект. В него могут входить:

Директор выставки (продюсер). Осуществляет руководство всем персоналом выставки на всех этапах работы; это администратор, организатор рекламы, коммерсант, художник-дизайнер, идеолог в одном лице. Он отвечает за ведение всей финансовой и хозяйственной деятельности по выставке, заключает все контракты и соглашения.

Заместители – ближайшие помощники в решении вопросов в соответствии с распределением обязанностей. Например, один заместитель решает вопросы по проектированию, монтажу и обслуживанию экспозиции, а другой решает кадровые и административные вопросы.

Главный художник – разрабатывает проект оформления экспозиций, осуществляет авторский надзор за проектом и изготовлением элементов художественного оформления. Вместе с продюсером (директором) участвует в переговорах с организациями по поводу проектирования, монтажа и оформления экспозиции. Также непосредственно руководит дизайнерами и художниками, контролирует качество работы.

Методист – участвует в разработке концепции выставки, руководит разработкой концепции выставки, контролирует реализацию экспозиционного проекта, разрабатывает предложения по улучшению.

Специалист по транспорту – организует завоз и вывоз грузов из аэропортов и таможни, рассчитывает стоимость транспортных расходов, оформляет необходимые документы, контролирует выполнение обязательств нанятыми фирмами, организует транспортно-экспедиторские и погрузо-разгрузочные работы.

Заведующий хозяйством – хранит и выдаёт материалы, спецодежду, обеспечивает персонал всем необходимым, ведёт учёт приобретениям и расходам. Отвечает за правильное оформление документов, связанных с приобретением, хранением и расходованием материалов и представительских продуктов.

Бухгалтер – участвует в разработке сметы доходов по выставке. Контролирует правильность расходования средств, визирует финансовые документы, оформляет расчетно-денежные материалы, контролирует ведение расчетов по заключенным контрактам и соглашениям, по распоряжению продюсера выдаёт деньги, производит разные выплаты, готовит отчёт о хозяйственно-финансовой деятельности дирекции.

Офис-секретарь – ведёт корреспонденцию и делопроизводство дирекции выставки, печатает все документы. Отвечает за комплектацию офиса. При демонтаже и ликвидации выставки обязан принять меры для сбора, упаковки и оформления имущества дирекции.

Переводчик (если необходимо) – обеспечивает перевод материалов, отзывов, оказывает методическую помощь и консультации по вопросам перевода, при приёме почётных гостей выступает в роли гида-переводчика.

Одна из важных функций оргкомитета – разработка и реализация концепции выставочного мероприятия.

Концепция выставки – общий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, выводы, позволившие принять решение о целесообразности проведения выставки, общую идею выставки, её цели и задачи, особенности тематики, принципы составления экспозиции и другие условия, в которых будет осуществляться реализация проекта. Чаще всего она разрабатывается продюсером по итогам предварительной проработки вопросов о возможности её проведения. Оформляется концепция в произвольной форме и утверждается организаторами. Структура и содержание определяются конкретными условиями, но выставочной практикой уже выработаны некоторые типовые рекомендации по составу её разделов. Основные положения концепции излагаются в следующей последовательности:²⁰

- обоснование состоятельности проекта;

- программа государственной поддержки;

- потенциальные стратегические партнеры;

- выводы анализа конкурентной среды;

- зона охвата, значение, время и место проведения выставки;

- уникальность проекта;

- тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции;

- структура экспозиции;

- мероприятия деловой программы (если предполагаются);

- культурные программы и сопутствующие мероприятия;

- инфраструктурное обеспечение.

Однако, в концепции конкретной выставки могут не рассматриваться некоторые из пунктов, всё зависит от особенностей проекта.