6. Финансовое планирование, составление бюджета

Финансовый план выставки – это стратегический план хозяйственно – коммерческой работы, с помощью которого по затратам и себестоимости работ проектируют ожидаемую рентабельность мероприятия и направления деятельности, по которым будет формироваться прибыль. (пример финансового плана.

Главным документом, позволяющим сформировать бюджет выставочного мероприятия, является первичная смета, по которой вычисляется плановая себестоимость выставки. Наиболее сложен расчет для продюсера, который фактически осуществляет крупные капиталовложения в благоустройство, дизайн и оборудование выставочного пространства. Составление сметы включает анализ совокупных затрат в разрезе трёх параметров:

- характеристика выставочного павильона;

- характеристика лекционного/концертного зала (в случае необходимости);

- сценарий события.

Смета стоимости выставочного мероприятия представляет собой способ определения расходов, необходимый для его осуществления и формирования соответствующего бюджета. Сметой устанавливаются лимиты, которыми ограничены издержки, достаточные для достижения целей, преследуемых в ходе организации выставки. Около половины издержек выпадает на арендную плату (10-15%) и работы по оформлению выставочного пространства.

Арендная плата формируется преимущественно из цены на 1 м² выставочной площади, но включает и стоимость освещения, вывоз мусора, монтаж и демонтаж экспозиции, охрану и пр.

Сметы затрат могут иметь самый разный состав статей и их комбинации, но графы таблицы постоянны. Каждая смета должна быть утверждена.

Планирование доходов от проведения выставки – это разработка финансового плана. Прежде всего, это оценка ситуации и определение всех возможных источников денежных поступлений (финансовой выручки) от проведения выставки, сопутствующих мероприятий, выполняемых работ и услуг. Планирование финансовой выручки – это утверждение статей доходов по проводимому выставочному мероприятию в рублях и иностранной валюте. Основные статьи доходов художественной выставки это, конечно, выручка от продажи входных билетов, а также сопутствующих материалов – каталогов, сувениров, книг, посвященных выставочной тематике.

Разработанный специалистом проект финансового плана, после рассмотрения и согласования с заинтересованными службами, утверждается лично продюсером и становится руководством к действию дирекции выставки.

7. Поиск и привлечение средств: фандрайзинг

Чтобы реализовать рабочий и финансовый план, уже с самого начала работ потребуются деньги. На первом этапе реализации плана обычно расходуются «Оборотные средства» (если таковые имеются). Если и этого пока нет, продюсеру приходится заниматься поиском средств – фандрейзингом. Дополнительными финансовыми источниками могут быть: взносы спонсоров, паевые доли соорганизаторов выставки, программы местных администраций, министерств, ведомств, правительства или администрации президента по поддержке выставочной деятельности.

Фандрейзинг – вид профессиональной деятельности организации искусства, направленный на привлечение финансовых и иных средств на те или иные нужды организации из внешних негосударственных источников.²³

Фандрейзинг можно рассматривать как комплекс разнообразных видов деятельности. Любой фандрейзинг складывается из следующих составляющих:

1. Планирование деятельности: постановка целей и задач, оценка ресурсов, разработка стратегии.

2. Исследование и анализ:

- самой организации искусства: её нужд, потребностей, ресурсов, бюджета, творческих и хозяйственных планов, изучение истории предыдущего сотрудничества, выбор приоритетных направлений работы.

- потенциальных доноров: характера деятельности, донорской (спонсорской) политики, истории благотворительности; сегментирование «рынка»; выбор потенциальных доноров.

Разработка проектов обращения к донорам: первичное обращение, разработка спонсорского пакета предложений.

Непосредственная работа с потенциальными донорами включает в себя: первичное обращение, переписка, переговоры.

1. Контроль за поступлением средств на счет.

2. Обеспечение обязательств перед донорами: соблюдение договоренностей/условий выделения средств.

Фандрайзинг пересекается практически сов семи службами и подразделениями организации, начиная со службы безопасности и кончая бухгалтерией. Имеет место постоянная двусторонняя связь со всеми прочими структурами организации.

Очень важный этап привлечения средств – это работа продюсера со спонсорами.

Спонсорство – вид профессиональной деятельности коммерческой организации, направленный на осуществление денежного или иного вклада в пользу организации искусства с целью продвижения своих товаров или услуг и/или укрепления имиджа. Спонсорство является частью общих расходов на промоушн фирмы и может включать элемент благотворительности.

Спонсорство можно классифицировать по нескольким основаниям: