1. Цели и задачи выставочных мероприятий.

Формулирование целей и аргументирование задач новой выставки – важнейший этап планирования. До того, как не было принять решение о её проведении, эти цели и задачи можно было носить в голове. Теперь же их нужно чётко сформулировать и изложить на бумаге, причём каждая должна быть описана не только качественно, но и количественно, то есть выражена в цифрах и единицах измерения.

Цель – конечный результат проведения выставки, намеченный устроителем.

По целями и практическим функциям выставки можно разделить на две принципиально разные группы:

• мероприятия, где преследуются только информационные, пропагандистские, т. е. некоммерческие цели;

• мероприятия, где во главе угла стоят коммерческие цели с торговыми,

дилерскими и дистрибьюторскими отношениями.

Одна из главных целей художественной выставки – культурно-просветительская. В некоторых случаях выставка включает в себя не только демонстрацию тех или иных произведений, но и возможность покупки. Таким образом продюсер может получить известность и коммерческую выгоду.

Задача – это работа, которую надо выполнить для достижения определенных целей. И их тоже может быть несколько. Фактически это первое описание предстоящей практической работы. Генеральная задача любого организатора выставочного мероприятия – привлечь как можно больше участников и посетителей на выставку и обеспечить максимум полезных человеческих контактов. Перед продюсером некоммерческих выставок стоят следующие четыре задачи, которые конкретизируются в зависимости от статуса выставки:

1. Информирование специалистов и общественности;

2. Популяризация и пропаганда новаций для внедрения;

3. Освоение и расширение производства, а также поиск парт­неров для производственной и внедренческой кооперации;

4. Просвещение будущих профессиональных кадров.

В процессе определения целей и задач надо тщательно оценить их реальность. Окончательные формулировки вносятся в распорядительный документ (приказ или распоряжение) по подготовке и проведению выставки. Этот документ не должен содержать ничего расплывчатого и лишнего, тем более, рекламно-пропагандистских лозунгов. Конкретность, практичность, и реальность целей и задач – залог того, что они будут правильно реализованы. Для работы с партнёрами, кредиторами, спонсорами и местными властями, а также для рекламных целей будут разработаны другие документы.

2. Подготовительно-организационный период

Прежде всего надо правильно, грамотно и не очень длинно сформулировать полное официальное название выставки. Фактически - это её «паспорт». Название должно отразить не только общее содержание выставки, но и специфику, её статус. Например: «К 100-летию ГМИИ Им. А.С. Пушкина. Год Франции. Пабло Пикассо. Из собрания музея Пикассо в Париже» или «Видение танца. К 100-летию "Русских балетов" С.П.Дягилева в Париже». Если название подобрано неудачно, выставка не привлечёт к себе внимания.

После принятия решения об организации конкретной выставки, следует подать заявку, на основании которой выставка будет зарегистрирована. Слово «заявка» достаточно условно, т.к. речь идёт о пакете заявочных документов, который включает в себя бланк договора-заявки (см. Приложение 1) тематический рубрикатор; описание и классификацию экспонатов; информацию (в том числе и рекламную) для каталога; девиз и логотип выставки; сообщение о потребности с служебных и инфраструктурных помещениях (и сопутствующих услугах); заявка на участие в информационных продуктах. Это можно сделать, например, заполнив заявку на сайте Российского Союза Выставок и Ярмарок www.uefexpo.ru.

После того, как предварительно изучена ситуация, принято решение о проведении выставки, начинается разработка и реализация проекта. Работа начинается с формирования коллектива (оргкомитета).