К лючові цілі функціональних підсистем організації
П ідцілі функціональних підсистем організації
Рисунок 2.2 . Дерево цілей
Значення методики побудови дерева цілей полягає у наступному:
Дозволяє систематизувати запис всіх етапів досягнення головної цілі.
Дозволяє виявити необхідні шляхи досягнення цілей і уникнути зайвих заходів.
Дозволяє оцінити можливість досягнення цілей, з огляду на наявні ресурси.
Дозволяє встановити пріоритет цілей.
Допомагає визначити конкретних виконавців, характер і розмір їхньої роботи.
Для побудови дерева цілей існують загальні методичні прийоми :
1. Цілі кожного рівня повинні бути порівнянні за масштабом і значенням.
2. Формулювання цілей повинно забезпечувати можливість кількісної і якісної оцінки досягнення цілі.
3. Основним принципом побудови дерева цілей є повнота редукції, тобто кожна ціль певного рівня повинна бути зображена у виді під цілей наступного рівня таким чином, щоб сукупність під цілей давала повне уявлення про початкову ціль.
4. Формулюючи цілі різноманітних рівнів необхідно описати бажані результати, а не засоби їхнього одержання.
5. Під цілі кожного рівня повинні бути незалежні одна від іншої і не повинні виходити одна з іншої.
6. Ознакою завершення побудови дерева цілей є формулювання таких понять, які визначають альтернативні засоби досягнення цілей. Самі вони не є цілями, це заходи щодо досягнення цілей більш високого рівня.
Кон’юнкція описує сукупність під цілей одного рівня, які можна об'єднати словом «і». Диз'юнкція описує сукупність під цілей одного рівня, які можна об'єднати словом «або». В основі побудови «дерева цілей» лежить ранжування цілей. Ранжування цілей - це визначення значимості окремих цілей менеджменту. Деякі цілі неможливо виміряти або їхні показники не дорівнюються один з одним. Проте оцінка цілей необхідна, оскільки вона служить орієнтиром встановлення важливості досягнення тієї або іншої цілі. Проведення оцінки цілей необхідно під час встановлення цілей і при виборі програми дій з досягнення поставлених цілей і розподілі необхідних для цього ресурсів. При розподілі ресурсів по цілям враховується два аспекти:
- необхідно поступитися одними цілями для досягнення інших;
- взаємна підтримка цілей - виконання однієї цілі сприяє досягненню іншої.
3. Види планів і підходи до їх розробки .
План — це офіційний документ, у якому відбиваються прогнози розвитку підприємства в майбутньому, мети й задачі, механізми координації поточної діяльності і розподіли ресурсів, а також стратегії на випадок надзвичайних обставин.
План — це система заходів, спрямованих на досягнення мети й задач. Плани, як і мети, розділяються на кілька взаємозалежних рівнів. Кожному рівню мети відповідає свій рівень планів, у яких розробляються (намічаються) конкретні шляхи досягнення відповідної мети [65, С. 137].
Планування ґрунтується на принципах, точне дотримання яких створює передумови для ефективної роботи фірми і зменшує можливість одержання негативних результатів:
1) Особливе значення в плановій роботі має принцип єдності - планування на підприємстві повинне мати системний характер, тобто ґрунтуватися на цілісній сукупності ринкового господарства, взаємозв'язку окремих елементів, наявності єдиного напрямку розвитку всіх складових частин системи.
2) Безперервність – планування розглядається як постійно повторюваний процес. Процес планування повинний бути безупинним, виходячи з наступних важливих передумов:
- невизначеність зовнішнього середовища, наявність частих її змін роблять необхідної постійне коректування оцінки фірмою зовнішніх умов, а отже, що відповідають виправлення й уточнення планів;
- варто враховувати, що постійно змінюються і представлення фірми про свої внутрішні цінності і можливості. Принцип безперервності вимагає, щоб плани розроблялися з урахуванням зв'язку між стратегічними і тактичними планами. Короткострокові плани розробляються як конкретизація довгострокових.
3) Гнучкість планування - можливість внесення коректування в раніше прийняті рішення відповідно до обставин, що змінюються.
Принцип гнучкості зв'язаний із принципом безперервності і полягає в забезпеченні можливості для планів і процесів планування змінювати спрямованість у зв'язку з виникненням непередбачених обставин. Для реалізації цього принципу плани складаються так, щоб у них можна було вносити уточнення в зв'язку із змінними внутрішніми і зовнішніми умовами. Плани тому звичайно повинні містити визначені резерви, що мають, однак, свої межі. Так, резерви, закладені в показниках, не повинні бути невиправдано великими, інакше плани виявляться неточними і недостатньо ефективними в мобілізації і приведенні в дію наявних потенціалів. Занадто ж низькі межі спричиняють часті зміни в планах, що вуалює орієнтири в роботі фірми.
Помітимо, що забезпечення принципу гнучкості зв'язано, як правило, з додатковими витратами, причому їхній рівень повинний розумно співвідноситися з ймовірним майбутнім ризиком (так, фірма повинна виділити додаткові кошти на придбання нового обладнання, якщо по її прогнозах випуск запланованих виробів зажадає впровадження такого устаткування). Додання гнучкості планам за допомогою додаткових витрат має свої обмеження. Витрати можуть виявитися настільки високими, що отримані переваги їх не окуплять. Тому дуже важливе значення має дотримання принципу економічності.
4) Економічність - витрати на складання і реалізацію планів повинне бути менше ефекту від його виконання.
5) Науковість - планування повинне базуватися на об'єктивних економічних законах.
6) Особливо значимим є найсуворіше дотримання принципу точності. Любою план повинний бути складений з таким ступенем точності, яка тільки сумісна з навислої над долею фірми невідомістю.
Плани повинні бути конкретизовані і деталізовані в тій мері, у якій дозволяють зовнішні і внутрішні умови функціонування фірми. Стратегічне планування обмежується визначенням основних цілей і самих загальних напрямків діяльності, тому що обсяг достовірної інформації про майбутнє невеликий, а діапазон і швидкість змін ростуть постійно. У планах, розрахованих на короткі проміжки часу і для окремих підрозділів фірми, конкретність і пророблення деталей є обов'язковими, оскільки такі плани є директивні, визначальні дії людей і колективів, що реалізують ці плани.
7) Координація й інтеграція - координація здійснюється по горизонталі, тобто між підрозділами одного рівня, а інтеграція - по вертикалі.
Елементами планування в організації є підрозділи, що входять у неї, а також окремі частини процесу планування. Взаємозв'язок між підрозділами здійснюється на основі координації їхньої роботи на горизонтальному рівні. Але єдиний напрямок планової діяльності, спільність цілей всіх елементів фірми стають можливими в рамках вертикальної єдності підрозділів, їхньої інтеграції. Координація планової діяльності окремих функціональних підрозділів виражається в тім, що дії будь-якої ланки організації неможливо планувати ефективно, якщо ця робота не зв'язана з плановою діяльністю всіх одиниць даного рівня, а також у тім, що будь-які зміни в планах одного з підрозділів повинні бути відповідним чином відбиті в планах інших підрозділів.
Інтеграція планової роботи припускає, що в організації існує розмаїтість щодо відособлених процесів планування і приватних планів підрозділів, тобто багатоплановий характер підсистем планування, але кожна з підсистем діє виходячи з загальної стратегії фірми, а кожен план є частиною плану підрозділу, що вище коштує, і організації в цілому. Усі плани, створені в організації, - не просто сукупність, набір документів, а їхня взаємозалежна система.
8) Участь максимальної кількості співробітників у розробці плану на ранніх етапах його складання. Це обумовлено тим, що працівники будуть охоче виконувати завдання, що вони самі собі поставили. Іншими словами процес планування залучає до себе тих, кого безпосередньо торкається. Реалізація даного принципу забезпечує багато переваг, зокрема:
• кожний з учасників організації здобуває більш глибокі пізнання різних сторін її життя, більш велику, точну й об'єктивну інформацію про компанію, ніж раніш;
• персональна участь співробітників підприємства, включаючи рядових працівників, у процесі планування приводить до того, що плани компанії стають особистими планами працюючих, а участь у досягненні цілей організації приносить задоволення її працівникам. У кожного з них з'являються нові мотиви до ефективної праці, зміцнюється командний дух у колективі;
• використання принципу участі сприяє тому, що працівники організації, у рамках планування, розвивають себе як особистість, у них з'являються нові навички, нові знання, розширюються обрії їхніх власних можливостей, а, отже, організація здобуває додаткові ресурси для рішення своїх проблем;
• засноване на принципі участі планування як би поєднує оперативне керівництво з плануванням. Плани перестають бути чимось зовнішнім для менеджерів, що самі залучаються до їх складання [47, С. 35-38].
У менеджменті розрізняють наступні види планів:
1. Одноразові плани – розробляються для досягнення цілей, що навряд чи виникнуть коли-небудь, ще в майбутньому.
2. Постійні плани – використовуються для координації повторюваних робочих завдань (проведення рекламної кампанії, вихід на новий ринок збуту, політика підвищення якості товарів, методи постійних удосконалень). Як правило, методи постійних удосконалень базуються на циклі Шурта план – справа – перевірка – результат (рис. 2.3).
-
1. План
Визначаються необхідні зміни і планується їхнє впровадження
2. Справа
Зміни перетворюються в життя
4. Результат
Аналіз результатів, знання перетворюється в нову дію
3. Перевірка
Контроль над результатами
Рисунок 2.3 - Цикл постійних поліпшень Шуарта
3. Ситуаційні плани визначають порядок дій співробітників підприємства у випадках надзвичайних чи ситуацій економічної кризи. Розробка таких планів передбачає ідентифікацію, що знаходяться поза сферою контролю організації факторів (економічний спад, інфляція, технологічні відкриття, нещасливі випадки).
Усі цілі і плани підприємства мають визначений часовий обрій. Плани можуть бути довгостроковими; середньостроковими і короткостроковими. У залежності від економічних можливостей організації можуть використовуватися три підходи до складання плану:
1. Задовольняючий підхід - використовується, якщо ресурси обмежені. Цілі ставляться виходячи з ресурсів, і надалі не переглядаються. Нові можливості, але немає засобів. Цей підхід використовується невеликими організаціями, головна мета яких - виживання.
2. Адаптаційний - плани змінюються з урахуванням нових можливостей і залученні додаткових засобів. Складені плани не обов'язково залишаються незмінними, у залежності від ситуації можуть коректуватися. Цей підхід використовується багатьма підприємствами.
3. Оптимізаційний - його використовують організації, що мають у своєму розпорядженні значні ресурси. Плани виходять не з ресурсів, а з цілей [47, С. 39].
Глосарій
Бюджети – плани, у яких здійснюється розподіл ресурсів між окремими видами діяльності та підрозділами організації.
Внутрішній аналіз – процес оцінки факторів, які піддаються управлінню та контролю з боку організації, тобто факторів, які є результатом діяльності або бездіяльності її керівництва.
Глобальна мета – це уявлення про суспільне призначення організації.
Глобальні фактори - умови та тенденції, які утворюються у макросередовищі організації.
«Дерево цілей» - це наочне, графічне зображення підпорядкованості і взаємозв'язку цілей, яке демонструє розбивку загальної (генеральної) цілі підприємства на під цілі, задачі або окремі заходи.
Довгострокові плани – плани, розраховані на перспективу 3-5 років і враховують зміни у зовнішньому середовищі організації та її вчасну реакцію на них.
Загальні функції менеджменту - функції, типові для будь-якого управлінського процесу, що виконуються органами управління всіх організацій незалежно від їхнього призначення, форм власності.
Завдання – плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі, які не можна тлумачити двозначно.
Задачі організації – це заяви організації про те, як, за допомогою чого вона збирається виконувати свою місію.
Зовнішній аналіз – процес оцінки зовнішніх щодо організації факторів.
Конкурентні переваги – визначення переваг організації у порівнянні з її конкурентами. Конкурентні переваги випливають зі сфери стратегії та відповідного до неї розподілу ресурсів організації.
Короткострокові плани – плани, які складаються на період до 1 року і, як правило, не змінюються.
Мета – кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому.
Мета планування - створення системи планових документів, що визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.
Метод “пакетного менеджменту” - метод поділу груп (пакетів) продукції організації відповідно до їх рейтингу за двома критеріями.
Місія організації – це уявлення про призначення організації з точки зору самої організації.
Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії, перетворення стратегії у конкретні дії організації.
Одноразові плани – розробляються для досягнення мети, яка вряд чи може виникнути будь-коли в майбутньому.
Оперативні плани – плани, у яких стратегія деталізується у розрахованих на короткий термін рішеннях щодо змісту, виконавців та способів виконання певних дій.
Орієнтири – плани, що носять характер напрямку дій і не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто надають у певних межах свободу для маневру.
Під функції планування: ціле встановлення, прогнозування, моделювання, програмування.
План – офіціальний документ, в якому відображаються прогнози розвитку підприємства у майбутньому, цілі і задачі, механізми координації поточної діяльності і розподілу ресурсів, а також стратегії на випадок кризових обставин.
Планування – це вид управлінської діяльності, пов'язаної з розробкою комплексу заходів, що визначають послідовність досягнення мети підприємства з урахуванням можливостей найбільш ефективного використання ресурсів.
Політика – загальне керівництво для дій та прийняття рішень, своєрідний “кодекс законів організації”, який визначає, у якому напрямку слід діяти.
Постійні плани – використовуються для координації завдань, які повторюються (проведення рекламної кампанії, вихід на новий ринок збуту, політика підвищення якості товару, засоби постійних вдосконалень).
Правила – опис змісту дій, які вимагаються від виконавця. Це найбільш вузька форма планів, що повторюються. Сутність будь-якого правила полягає у тому, що воно вказує: слід чи не слід виконувати певні дії.
Програми – плани, які охоплюють достатньо велику кількість дій, які не повторюються у майбутньому.
Проекти – плани, які за своєю сутністю схожі на програми, але відрізняються від них за своєю широтою та складністю. Звичайно, проекти є складовою частиною більш широкої програми.
Сильні сторони – особливі, унікальні, оригінальні властивості, якості організації, які відрізняють її від конкурентів.
Синергія – це ефект цілісності, можливість отримання додаткового ефекту за рахунок інтеграції всіх можливостей організації. Синергічний ефект виникає як результат інтегрованої реалізації всіх елементів стратегії.
Ситуаційні плани визначають порядок дій співробітників підприємства у випадках надзвичайних ситуацій або економічної кризи.
Слабкі сторони – якості, яких не вистачає організації у порівнянні з успішними конкурентами.
Стандартні операційні процедури (СОП) - послідовність конкретних дій, які має здійснити виконавець за певних обставин. СОП – випробувані способи дій у ситуаціях, які часто повторюються.
Стратегічні плани – плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.
Стратегія – генеральна довгострокова програма дій та порядок розподілу пріоритетів та ресурсів організації для досягнення її цілей.
Управлінська функція – спеціальна частина управлінської діяльності, яка відзначається цілеспрямованістю, об’єктивністю, єдністю та однорідністю змісту, обґрунтованістю та однотипністю методів виконання.
Функція менеджменту – це вид діяльності робітників апарату управління, заснований на розподілі і кооперації праці, що характеризується, певною однорідністю, складністю і стабільністю впливу на об'єкт і суб'єкт управління.
Ціль - це конкретний кінцевий стан або бажаний результат на досягнення якого спрямована діяльність підприємства.
Контрольні питання
Як Ви розумієте сутність планування як функцію управління?
Вкажіть підходи до класифікації функцій менеджменту. Охарактеризуйте їх.
Яка ознака лежить в основі виділення специфічних функцій. Обґрунтуйте свою відповідь.
Розкрийте сутність традиційного і сучасного підходів до планування.
Перелічить та охарактеризуйте етапи процесу планування. У якій послідовності здійснюється процес планування?
Які під функції планування Вам відомі? Охарактеризуйте їх.
Що таке місія організації? Як її визначають?
Які елементи повинні бути відображені у вірно сформульованій місії підприємства?
У яких формах може бути сформульована місія? Чому прибуток не може бути місією підприємства?
Яким чином організація обирає свою місію?
Які типи планів в організації Ви знаєте?
Які ситуаційні фактори впливають на вибір типу планів. Поясніть механізм цього впливу.
За якими критеріями класифікують організаційні цілі?
Які вимоги пред'являються до цілям?
Розкрийте класифікацію цілей підприємства.
Поняття «дерево цілей» і методика його побудови.
Які методичні прийоми побудови «дерева цілей» Ви знаєте?
Розкрийте сутність терміна «план».
На яких принципах ґрунтується процес вироблення планів?
Укажіть відомі Вам види планів, дайте їхню характеристику.
Які підходи до складання планів Ви знаєте?
Які вимоги потрібно враховувати при визначенні цілей організації?
У чому полягає сутність процесу управління за цілями?
Чим відрізняється традиційний процес постановки цілей від методу управління за цілями?
Охарактеризуйте етапи процесу управління за цілями.
Визначте переваги та недоліки методу управління за цілями.
Поняття «дерево цілей» і методика його побудови.
Значення методики побудови «дерева цілей».
Які методичні прийоми побудови «дерева цілей» Вам відомі?
Розкрийте сутність терміну «план».
На яких принципах заснований процес розробки планів?
Вкажіть відомі Вам різновиди планів, дайте їх характеристику.