4. Процес комунікацій і характеристика його етапів

Комунікаційний процес є обміном інформацією між двома або більше людьми. Його мета — забезпечення однозначною інформацією.

Основні елементи комунікаційного процесу:

• відправник (той, хто генерує ідеї, збирає і відправляє інформацію або звістку);

• повідомлення (особиста інформація, що кодується за допомогою символів);

• канал (засіб передачі інформації);

• отримувач (особа, яка отримує інформацію i розшифровує її).

На рисунку 6.5 представлена модель комунікації як процесу.

Відправник інформації		Ідея		Повідомлення		Одержувач
	Чи відбирає формує ідею		Кодує		Вибирає канал і відсилає інформацію
				Шум		Декодує повідомлення
	Зворотний зв'язок
			Чи зрозуміла ідея?

Рисунок 6.5 - Модель комунікації як процесу

Рух інформації від відправника до отримувача можна розділити на кілька етапів : зародження ідеї; кодування i вибір каналу; передача; декодування. Ще до того, як менеджер відправлятиме повідомлення, необхідно усвідомити, які ідеї призначені для передачі i чи слушні ці ідеї з огляду на конкретну ситуацію i мету.

На першому етапі лейтмотив виглядає так: «Не починай говорити, не обдумавши те, про що говоритимеш». У керівника, який вважає своїх підлеглих здатними до розвитку і самовдосконалення, швидше всього знайдуться ділові позитивні ідеї для обміну інформацією, де буде відображена оцінка їхньої роботи.

Якщо ж керівник схильний до адміністрування та примусу, то в свої ідеї він закладе критику негативних дій, щоб звернути на це увагу.

На другому етапі відправник повинен за допомогою символів закодувати ідею, використовуючи для цього слова, інтонації та жести, тобто перетворити ідею в повідомлення. Відповідно до типу символів, що обрав відправник, підбирається канал, яким передається інформація. До деяких загальновідомих каналів належать мовлення i письмові матеріали, електронні засоби зв’язку, включаючи комп’ютерні мережі, електронну пошту, відео стрічку i відео конференції. Вибір засобів повідомлення не повинен обмежуватись єдиним каналом. Дослідження показали, що одночасне використання засобів обміну усною i письмовою інформацією ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією.

На третьому етапі відправник використовує канал для передачі повідомлення. Передача інформації є один з важливих етапів доведення ідеї до виконавця. Якщо канал не пристосований для фізичного сприйняття символів,то передача повідомлення через нього неможлива.

На останньому етапі отримувач декодує його. Декодування — це переклад символів відправника в думки отримувача. Але отримувач може дещо інакше зрозуміти повідомлення відправника. Тому дуже важливо враховувати зворотний зв’язок у комунікаційному процесі. При наявності зворотного зв’язку відправник i отримувач обмінюються комунікаційними ролями. Спеціаліст по обміну інформацією в бізнесі професор Р. Льюіс дає таке визначення зворотному зв’язку: «Це опорна реакція на те, що почуто, прочитано або побачено; інформація відсилається назад відправнику, засвідчує міру розуміння, довіри до повідомлення, засвоєння i згоди з ним» .

Як засвідчують результати спостережень односторонній (без зворотного зв’язку) обмін інформацією є менш ефективним,ніж двосторонній.