Тема 5. Формальные коммуникации в системе управления организацией. Документооборот

1. Служебный документ: функции и типология.

2. Система документации на предприятии.

3. Основы документирования. Составление документов.

Практические задания:

1. Сформулируйте определения или дайте краткое пояснение следующим понятиям и терминам:

Документооборот	Документ	Реквизит	Бланк
Делопроизводство	Приказ	Протокол	Служебная записка

2. Проанализируйте схему движения документов на предприятии (см. рис. 2).

Рис. 2. Схема движения документов на предприятии¹

Закрытое акционерное общество

«ЛУНА»

ПРИКАЗ

28.09.2007

№ 26

Москва

Об утверждении регламента

подготовки к информационному

обслуживанию пользователей

В целях совершенствования организации работы по информационному обслуживанию пользователей и во изменение порядка, установленного приказом генерального директора от 15 марта 2005 г. № 11 «Об утверждении регламента работы группы обслуживания клиентов»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие регламент подготовки к информационному обслуживанию пользователей (прилагается).

2. Признать утратившим силу с 28 сентября 2007 г. приказ генерального директора от 15 марта 2005 г. № 11 «Об утверждении регламента работы группы обслуживания клиентов».

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Сергееву Т.П.

Приложения:

1. Регламент подготовки к информационному обслуживанию пользователей.

Генеральный директор А.Г. Кобульский

Закрытое акционерное общество

«ЛУНА»

ПРОТОКОЛ

28.09.2007

№ 26

Москва

заседания Совета директоров

Председатель – Кобульский А.Г.

Секретарь – Прохорова Т.А.

Присутствовали: Воробьев П.Е., Семенова Т.С., Трифонов Е.Н., Карапетян С.Г.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

Доклад технического директора Воробьева П.Е.

2. О введении системы скидок для вузов на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Трифонова Е.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Воробьева П.Е. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления (прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Кобульский А.Г. – поддержал предложение Воробьева П.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.

1.2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

2. СЛУШАЛИ:

Трифонова Е.Н. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Воробьев П.Е. – поддержал предложение Трифонова Е.Н.

Семенова Т.С. – привела конкретные данные о применении системы скидок для вузов и учебных заведений.

ПОСТАНОВИЛИ:

Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок для вузов и учебных заведений на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Председатель А. Г. Кобульский

Секретарь Т.А. Прохорова

Управление сбыта информационных систем	Специалисту Управления производства и внедрения информационных систем
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА	П.В. Киманову

11.08.2007 № 35

О записи тематического комплекта

«ИССАО» и программного комплекса

«Кодекс»

В связи с продажей тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) Национальному архиву Республики Татарстан прошу Вас записать на диск с данным тематическим комплектом и программным продуктом «Кодекс для Windows» (локальный вариант).

Специалист М.М. Ченышевский

3. Рассмотрите принципы составления одних из наиболее распространенных документов внутренних коммуникаций в организации (приказ, протокол, служебную записку).

4. Подготовьте документы, учитывая, что вы являетесь начальником отдела по связям с общественностью ЗАО «Луна».

а) составьте приказ, в котором утверждаются ваши должностные инструкции.

б) в следующем месяце ваша компания будет проводить презентацию своего нового продукта. Напишите служебную записку начальнику технического отдела для того, чтобы он предоставил вам всю техническую информацию (спецификацию) о продукте.

в) составьте протокол совещания, на котором обсуждались вопросы проведения этой презентации.

Литература

Бландел Р. Эффективные бизнес-коммуникации: Теория и практика в эпоху информации / Р. Бландел. - СПб.: Питер, 2000. – 380 с.

Данилина В.В. Связи с общественностью. Составление документов: Теория и практика / В.В. Данилина, М.В. Луканина, Л.В. Минаева, Л.К. Салиева; Под ред. Л.В. Минаевой. – М.: Аспект Пресс, 2006. – 288 с.

Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2002. – 448 с.

Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2006. – 173 с.