Создание составного документа. Слияние документов.

Большие многостраничные документы часто содержат несколько частей и десятки глав. Каждая глава может быть записана в отдельном файле. Во всех главах необходимо обеспечить единство стилей и согласовать колонтитулы. Word предлагает специальные средства, облегчающие работу с такими документами. Объединить несколько файлов в один большой позволяет главный документ, который является документом-контейнером, объединяющим несколько файлов. Объединяемые файлы называются вложенными документами. Для перехода к вложенному документу используется гиперссылка. Все файлы главного и вложенных документов следует хранить в одной папке, для того, чтобы Word мог их найти. При работе в сети эта папка должна быть доступна всем пользователям, которые работают с главным и вложенными документами.

Главный документ можно создать двумя способами:

1. Преобразовать существующий документ в главный и создать в нем вложенные документы. Для этого нужно: открыть документ и перевести все заголовки, которые будут использоваться для вложенных документов, на уровень “Заголовок 1”. Для перехода в этот режим нужно в меню “Вид” выбрать команду “Структура” и сохранить документ. Для каждого вложенного документа Word создаст отдельные файлы в той же папке, где находится главный документ. Текст, отформатированный стилем “Заголовок 1” будет использован в качестве имени файла.

2. Создать новый документ и сформировать структуру его заголовков и вложенных документов.

Чтобы вставить вложенные документы в главный документ, нужно выполнить следующие действия. Создать файл главного документа или использовать для этой цели существующий, расположить курсор в месте вставки вложенного документа и нажать кнопку “Вставить вложенный документ” на панели инструментов “Структура”. В диалоговом окне открыть необходимый файл. Вложенный документ будет добавлен в главный документ в точке расположения курсора. Повторить процедуру вставки для всех вложенных документов и сохранить файл. Используя режим “Структура”, можно менять местами вложенные документы.

Для отображения вложенных документов в главном, нужно открыть главный документ в режиме “Структура” и нажать кнопку “Развернуть вложенные документы” на панели инструментов “Структура”. Все вложенные документы отобразятся на экране компьютера вместо гиперссылок на них. Чтобы увидеть, как вложенные документы будут выглядеть при печати, нужно перейти в режим “Разметка страницы”, нажать кнопку “Свернуть вложенные документы” на панели инструментов “Структура”. В главном документе будут отображены только гиперссылки на вложенные документы.

Кнопка “Заблокировать документ” на панели инструментов “Структура” позволяет защитить вложенные документы от дальнейших изменений. Это позволяет запретить участникам проекта вносить в него изменения после завершения определенного этапа.

Макросы.

Макрос - это набор команд, которые можно записывать и потом выполнять. Макросы удобны для выполнения повторяющихся и сложных операций. С помощью макросов можно вести поиск, замену текста, форматировать текст, работать с документами, создавая, открывая и сохраняя их, копировать и перемещать текстовые и графические фрагменты, вводить любой текст и вообще выполнять все операции, которые доступны в меню и окнах диалога Word. Макросы, как и стили, можно копировать из одного шаблона в другой. Макросы пишутся на языке Visual Basic for Application (VBA). Для записи макроса нужно включить режим записи, затем проделать все операции, которые нужно записать, и выключить режим записи. После этого можно запускать записанный макрос, и он выполнит все операции, которые были в него записаны.

Для записи макроса необходимо дважды щелкнуть на надписи “ЗАП” в строке состояния или выбрать команду “Сервис”->“Макросы”->“Начать запись”. В диалоговом окне необходимо задать имя будущего макроса, назначить для его запуска комбинацию клавиш либо кнопку на панели инструментов, его местонахождение и описание. При нажатии кнопки “ОК” на экране документа появится панель инструментов “Остановить запись”, содержащая две кнопки: “Остановить запись” и “Пауза’. Далее нужно совершить необходимые действия, которые нужно записать и, по окончании, нажать кнопку “Остановить запись”. Во время записи макроса некоторые операции с помощью мыши выполнять нельзя. Например, нельзя вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши. Чтобы, например, вывести на экран окно форматирования объекта, нужно воспользоваться меню “Формат”, либо нажать на клавиатуре клавишу “Контекст” ( ), либо клавиши SHIFT+F10.