Основные элементы интерфейса.

Внешний вид программы MS Access представлен на рис. 11.1.

Рис. 11.1. Интерфейс программы MS Access.

Для создания новой БД необходимо выбрать команду “Файл”->“Создать” и выбрать команду “Новая база данных”. MS Access предложит сохранить базу данных. Таким образом, создается пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, запросы, отчеты.

Для открытия уже существующей БД необходимо выбрать команду “Файл”->“Открыть”. Открыть файл можно в одном из четырёх режимов (с помощью раскрывающегося списка кнопки “Открыть”):

1. Открыть - режим коллективного доступа. В этом режиме, доступ к БД будет разрешён другим пользователям, причём все пользователи будут иметь возможность просматривать данные и изменять их.

2. Открыть монопольно - режим монопольного доступа. Работать с БД может только один пользователь.

3. Отрыть для чтения - режим коллективного доступа только для чтения.

4. Открыть монопольно только для чтения - режим монопольного доступа только для чтения.

Меню “Файл” и горячие клавиши для работы с файлами аналогичны программам MS Excel и MS Word (см. лекцию 9, 10 по MS Word и MS Excel).

Таблицы.

Для создания таблицы необходимо выбрать вкладку “Таблицы” и щелкнуть на кнопке “Создать”. В диалоговом окне можно выбрать один из следующих способов создания таблицы:

1. Режим таблицы - таблица создается путем ввода имен полей в заголовок каждого столбца.

2. Конструктор - таблица создается путем составления списка имен полей и задания свойств каждого поля.

3. Мастер таблиц - таблица создается автоматически. При этом предлагается выбрать поля из списка, содержащего заголовки для различных видов таблиц (свыше 100 шаблонов).

4. Импорт таблиц - таблица создается путем импорта данных из другой БД или из другой электронной таблицы.

5. Связь с таблицами - таблица создается путем установления связей с таблицей, существующей в другой БД.

Удобнее всего воспользоваться режимом “Конструктор” (рис. 11.2). Окно “Конструктора” таблицы имеет следующую структуру:

1. Столбец маркировки. Черный треугольник в этом столбце указывает на ту строку, в которой в данный момент находится курсор ввода; значок ключа - на то, что данное поле является ключевым;

2. Столбец “Имя поля”. Содержит заголовок столбца таблицы. Имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме точек, восклицательных знаков и квадратных скобок. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами, поскольку Access идентифицирует поле по его имени.

3. Столбец “Тип данных”. Тип данных указывает, какие данные могут быть введены в поле. Access позволяет выбрать один из следующих типов данных:

   1. текстовый предназначен для хранения текста до 255 символов;

   2. поле Мемо предназначен для хранения текста до 65 535 символов;

   3. числовой предназначен для хранения действительных чисел;

   4. дата/время предназначен для хранения календарных дат и времени;

   5. денежный предназначен для хранения денежных сумм;

   6. счетчик предназначен для хранения уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

   7. логический предназначен для хранения логических данных Да или Нет;

   8. поле объекта OLE предназначено для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

   9. гиперссылка предназначен для хранения адресов Web-страниц Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и открытие страницы;

   10. мастер подстановок - объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

4. Столбец “Описание”. Содержит описание (комментарий) столбца.

В нижней левой части окна “Конструктора” представлены свойства полей.

Для начала ввода необходимо щелкнуть мышью в столбце имя поля и ввести название первого поля (например, номер поезда). Затем клавишами Enter, Tab или щелчком мыши перейти в столбец тип данных и из списка, который откроется при нажатии на кнопку , выбрать нужный тип данных.

Рис. 11.2. Создание таблицы в режиме “Конструктор”.