3.4. Особенности электронного обмена данными

и организация электронного документооборота

Э л е к т р о н н ы й д о к у м е н т —это бумажный документ, введенный

в компьютер д л я обработки. Финансовые электронные

документы могут снабжаться электронной подписью.

Электронные документы бывают структурированными, и

тогда они находятся в базе данных, и неструктурированными,

содержащими тексты на естественном языке. Электронные

потоки информации на предприятии представлены

на рис. 3.4.

Отдел № 1 Ввод

с клавиатуры

Бумажные Сканирование ' ПК отдела № 1

документы

Ввод

Отдел № 2 с клавиатуры _

Бумажные Сканирование"[ ПК отдела № 2

документы

Ввод

Отдел № 3 с клавиатуры _

Бумажные Сканирование ' ПК отдела № 3

документы

Ввод

с клавиатуры _

*

Отдел № 4 Бумажные Сканирование ' ПК отдела № 4

документы

^Глобальная":

з≫. сеть • )

Центральный

компьютер

^4 (сервер)

)

ч

• "Локальные^

а≫ сети „б

предприятий-

рис. 3.4. Схема электронного документооборота

Документооборот —э т о п р о х о ж д е н и е д о к у м е н т о в по соответствующим

о т д е л а м до сдачи их в архив. Электронный

документооборот может появиться либо в результате ввода

бумажного документа с клавиатуры или сканера, либо из

глобальной или локальной сети сторонней организации.

Функции систем электронного документооборота состоят

в следующем:

69

1. Хранение электронных документов в архиве. Носители

электронных документов характеризуются двумя парамет￢

рами:

•стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

•скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов. Существуют два типа

поиска:

а) атрибутивный: каждому документу присваивается

набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск докумен￢

та осуществляется путем сравнения значений этих атри￢

бутов со значениями в документах, находящихся в архиве.

Примерами атрибутов могут служить: код поставщика,

код или фамилия служащего, время создания документа

и т. д.;

б) полнотекстовый: документ отыскивается по словам,

входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный

тип, для неизвестного —полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного

доступа. Каждый документ должен иметь список поль￢

зователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Одна из важных функций системы документооборота состоит

в маршрутизации и контроле исполнения. Маршрутизация

сообщений в системе электронного документообо￢

рота —это построение схемы, согласно которой они переда￢

ются с одного рабочего места на другое.

Известны следующие системы маршрутизации:

•свободная маршрутизация —последовательная или параллельная.

При последовательной маршрутизации документ проходит

от одного пользователя к другому, а при параллельной — одновременно поступает к нескольким пользователям;

•свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под

контролем понимается:

•контроль доставки документа;

•контроль исполнения (извещение: ≪задание выполнено≫);

70

•мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

•маршрутизация по заранее определенным маршрутам с

контролем исполнения;

•система электронной почты.

Рис. 3.5. Виды преобразования информации

Документы могут существовать одновременно в нескольких

видах, переходя из одного в другой (рис. 3.5). В каком виде

должен храниться документ, решает пользователь, исходя из

стоимости и времени поиска документа, а также стоимости

передачи документа от одного рабочего места к другому.