7.3. Организация текущего планирования (бюджетирования) на предприятии

Бюджетирование – один из эффективных инструментов управления, который позволяет предприятию эффективнее зарабатывать прибыль и управлять финансовыми потоками. Бюджетирование — это система краткосрочного планирования, учета и контроля ресурсов и результатов деятельности коммерческой организации по центрам ответственности и/или сегментам бизнеса, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные экономические показатели в целях управления бизнес-процессами. В качестве целей системы бюджетирования можно выделить:

• прогноз финансово-экономического состояния предприятия;

• согласование с подразделениями плановых финансово-экономических показателей;

• учет, контроль и анализ финансово-экономического состояния предприятия. Имеется ввиду контроль по плану (предотвращение неэффективных решений; контроль выполнения ограничений); контроль по факту (план-фактный контроль, контроль фактической динамики);

• закрепление финансовых полномочий и ответственности за участниками процесса бюджетирования (интеграция системы бюджетирования и системы мотивации).

Бюджет - это количественные показатели плана, характеризующие доходы и расходы предприятия и его отдельных подразделе­ний, позволяющие определить финансовые результаты и капитал, который необходимо привлечь для достижения заданной цели. В отличие от смет, известных экономическим службам, бюджет сопровождается графиком движения денежных потоков.. Единой модели построения бюджета не существует — для каждого конкретного предприятия бюджет будет индивидуален. Сам процесс бюджетирования предусматривает творческий подход, готовых шаблонов и моделей здесь не бывает.

Бюджетирование и управленческий учет – сугубо конфиденциальные вещи, не предназначенные для налоговых и иных проверяющих государственных органов. Следует помнить, что внутрифирменное бюджетирование – это не столько инструмент, сколько управленческая технология, показатель качества управления на предприятии, соответствия уровня его менеджмента и принимаемых управленческих решений современным требованиям.

В зависимости от типа предприятия и особенностей его деятельности можно выделить следующие виды бюджетов (табл.7.2.)

Таблица 7.2. Виды бюджетов и их характеристика

Тип бюджета	Характеристика
1	2
Бюджеты, построенные по принципу «снизу вверх» и «сверху вниз»	Бюджеты, построенные по принципу «снизу вверх» предусматривают сбор и постепенную передачу информации от исполнителей к менеджерам нижнего уровня и далее к руководству компании. Основным недостатком таких бюджетов является то, что много сил и времени уходит на согласование бюджетов, а руководство не имеет доступа к «первичной» информации. В процессе передачи от одного уровня другому показатели могут изменяться, что искажает исходную информацию. Бюджеты, построенные по принципу «сверху вниз» работают по обратному принципу. Недостатком этого типа бюджетов является то, что не учитывается мнение самих исполнителей, а руководство зачастую не обладает полной информацией, необходимой для бюджетирования. На практике, как правило, применяются смешанные варианты, содержащие в себе черты обоих типов
Долгосрочные и краткосрочные бюджеты	В западной практике долгосрочным бюджетом считается бюджет, составленный на срок 1 год и более, а краткосрочным — на период не более 1 года. Сейчас в России «горизонт прогнозирования» составляет от полугода до полутора — двух лет. Таким образом, в российских условиях краткосрочными можно считать годовые и квартальные бюджеты и менее, а долгосрочными — свыше года. Часто долгосрочное и краткосрочное бюджетирование объединяются в единый процесс. В этом случае краткосрочный бюджет составляется в рамках разработанного долгосрочного и поддерживает его, а долгосрочный уточняется по окончании каждого периода краткосрочного планирования
Непрерывные (скользящие) бюджеты	По мере того как заканчивается месяц (квартал), к «старому» бюджету добавляется новый. Этот вид бюджета целесообразно использовать в российских условиях в связи с высокой степенью неопределенности. Бюджетирование можно построить так: на первый квартал планового года построить максимально подробный бюджет, далее бюджеты могут быть уже более приблизительными и уточняться по мере исполнения
Постатейный бюджет	Предусматривает жесткое ограничение суммы по каждой отдельной статье расходов без возможности переноса в другую статью. Например, если вы запланировали потратить на маркетинговые исследования не более $ 10 000, больше вы потратить уже не сможете
Бюджеты с временным периодом	Этот термин означает систему бюджетирования, в которой неизрасходованный на конец периода остаток средств не переносится на следующий период. Недостатком такого метода является неравномерность расходования средств, когда в конце периода менеджеры начинают в срочном порядке тратить остатки неоптимальным образом, опасаясь, что в случае «недорасхода» руководство сократит бюджет на следующий период
Статичные и гибкие бюджеты	В статичном типе бюджета цифры находятся вне зависимости от объемов производства, в то время как при составлении гибкого бюджета расходы ставятся в зависимость от некоего параметра (как правило, объема производства или продаж)
Бюджеты с нулевым уровнем, преемственные бюджеты и бюджеты, предполагающие несколько вариантов развития событий	Бюджет с нулевым уровнем — это бюджет, который каждый раз составляется заново, «с нуля». В противоположность ему у преемственного бюджета есть нечто вроде шаблона, в который лишь вносятся коррективы, отражающие текущие изменения. Преемственный бюджет намного снижает объем усилий и времени, затрачиваемых на бюджетный процесс. Однако он может привести к тому, что в процессе бюджетирования будут повторяться одни и те же ошибки, которых можно было бы избежать при составлении бюджета «с нуля». Третий вид бюджета предполагает наличие нескольких вариантов развития событий и в зависимости от складывающейся ситуации выбирается наиболее подходящий вариант. В этом случае некоторые статьи бюджетов имеют несколько значений, из которых в результате выбирается одно
Недостижимые и неприемлемые бюджеты	Бюджет будет недостижимым, если на практике целей, заложенных в нем, достичь не удастся. Неприемлемым считается бюджет, цели которого достижимы, но не выгодны для предприятия. Генеральные и частные бюджеты. Бюджет, который охватывает общую деятельность предприятия, называется генеральным (общим). Его цель — объединить и суммировать сметы и планы подразделений предприятия, называемых частными бюджетами.

Для осуществления процесса бюджетирования необходимо создать на предприятии определенную инфраструктуру, которая представлена на рис.7.3.

Рис.7.3. Инфраструктура бюджетирования на предприятии

Следует отметить, что без создания такой инфраструктуры практически невозможно разработать качественные бюджеты. В процессе бюджетирования должны быть задействованы практически все подразделения, поэтому необходима слаженная работа большого числа подразделений. Чтобы повысить вероятность того, что бюджетные показатели будут выполнены, необходимо ввести систему ответственности за исполнение бюджетов, то есть увязать систему бюджетирования с мотивацией.

Руководство компании должно разработать организационную структуру, определить и документально закрепить ответственность подразделений и лиц, отвечающих за их работу. Каждый менеджер должен быть закреплен за центром ответственности. За процесс бюджетирования в целом должен отвечать один человек, который будет принимать окончательное решение по всем вопросам и разрешать возникающие проблемы. Причем этот человек не должен просто сидеть у компьютера и сводить цифры в бюджеты. Он должен знать, откуда берутся эти цифры, почему они именно такие, как можно управлять ими. Именно он и будет принимать окончательное решение и он же будет за него отвечать. Схема формирования основного бюджета представлена на рис.7.4.

С точки зрения последовательности подготовки документов процесс бюджетирования может быть условно разбит на две основных части, каждая из которых является законченным этапом планирования: 1)подготовка операционных бюджетов; 2) подготовка финансовых бюджетов (основного бюджета).

Общая схема построения бюджетов может выглядеть так:

• сначала необходимо определить, сколько товара, продукции и по каким ценам будет продано (бюджет продаж);

• далее нужно рассчитать, сколько товаров нужно произвести, чтобы обеспечить указанную в бюджете продаж выручку;

• затем требуется рассчитать сумму затрат (материальных, трудовых, косвенных и т.д.);

• на основе этой информации рассчитывается себестоимость; также учитываются непроизводственные расходы;

• в заключение строятся, бюджет прибылей и убытков, бюджет движения денежных средств, бюджет активов и пассивов (баланс).

При постановке бюджетирования в любой компании важно помнить, что для реального управления финансами нужны три основных бюджета: бюджет прибыли и убытков (БДиР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и расчетный баланс (РБ). Вместе они составляют финансовый план предприятия. А для составления этих трех бюджетов и для контроля за различными видами затрат, финансовыми параметрами на различных уровнях управления требуются другие бюджеты: операционные, вспомогательные и дополнительные. Все эти бюджеты нужны для подготовки информации для основных бюджетов. Операционные бюджеты — это бюджеты продаж, запасов, прямых затрат на материалы и заработную плату, накладных расходов и другие, позволяющие рассчитать отдельные статьи доходов и текущих расходов. Вспомогательные бюджеты (бюджет развития, план капитальных затрат, инвестиционный бюджет) обосновывают стартовые затраты и размеры внешнего финансирования. К дополнительным бюджетам обычно относятся налоговый план, бюджет чистой прибыли. При этом если три основных бюджета у всех компаний должны быть обязательно, то набор операционных и других бюджетов у каждой компании будет свой собственный, определяемый спецификой ее бизнеса, структурой себестоимости, тем, какие показатели являются целевыми.

Рис. 7.4. Основной бюджет (финансовый план) предприятия

Таким образом, каждой компании при постановке бюджетирования предстоит определить: набор своих операционных, дополнительных и вспомогательных бюджетов; последовательность составления бюджетов в компании, то есть каким образом от операционных бюджетов перейти к трем основным. Различия между операционными, вспомогательными и дополнительными бюджетами кроются именно в последовательности их составления. Операционные и вспомогательные бюджеты предстоит разрабатывать (по крайней мере, в первоначальном варианте) до основных и затем они подлежат корректировке в соответствии с финансовыми результатами в процессе оптимизации трех основных бюджетов. А вот дополнительные бюджеты даже в первом приближении можно составить только после проведения мероприятий по оптимизации основных бюджетов.

Составление бюджета начинается с формулировки его названия, периода, для которого он составляется и указания на составителя. Все это отражается на титульном листе.

Непосредственно формирование бюджета следует начать с определения доходов фирмы в плановом году, т.е. с составления бюджета продаж. Если предприятие знает, сколько будет продано товаров, можно определить, сколько их нужно произвести. Бюджет продаж определяется высшим руководством на основе исследований отдела маркетинга, и оказывает воздействие на большую часть других бюджетов, которые, по существу, построены на информации, определенной в нем. Для формирования этого бюджета необходимо знать, какие товары будет продавать фирма, сколько единиц каждого товара и по какой цене будет продано. Планируется эта информация на основе уже заключенных контрактов, маркетинговых исследований, анализа продаж предшествующих периодов и т.д. При построении бюджета продаж желательно учитывать инфляцию. Обязательно нужно принимать во внимание график поступления денег от покупателей: кто заплатит сразу, кому придется дать отсрочку, какой процент задолженности может вообще остаться непогашенным. Как правило, такая информация планируется на основе предыдущего опыта расчетов с покупателями. Сложности, которые связаны с формированием бюджета продаж, обусловлены тем, что объем продаж и, следовательно, выручка определяются не только производственными возможностями организации, но и возможностями сбыта на рынке. Поэтому к разработке бюджета продаж следует подойти с особой тщательностью и учесть влияние ряда факторов на объемы продаж, в частности:

• ·объемов продаж предшествующих периодов;

• уровня спроса на продукцию предприятия;

• географии сбыта и категорий покупателей;

• ·ценовой политики предприятия и качества продукции;

• ·конкуренции и рекламной кампании;

• сезонных колебаний и др.

• деятельность конкурентов;

• общее положение на национальном и мировом рынках;

• стабильность поставок и закупок;

• результативность рекламы; сезонные колебания и др.

Несмотря на то, что рассчитать влияние этих факторов довольно трудно, учесть их при построении бюджета нужно. Сформировать бюджет продаж можно на основе статистического прогноза или путем экспертной оценки, полученной путем сбора мнений менеджеров и персонала компании. Оба метода имеют свои достоинства и недостатки. Практика показывает, что большая часть крупных корпораций использует комбинацию этих оценок

Бюджет продаж практически предопределяет ожидаемые денежные потоки предприятия, которые формируют доходную часть бюджета потока денежных средств. Поэтому крайне важно учитывать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности, которые показывают временной период оплаты отгруженной продукции в разрезе декад, месяцев с учетом безнадежных долгов.

Бюджет производства составляется после разработки бюджета продаж, с учетом сформированного на основании маркетинговых расчетов портфеля — заказов потребителей, остатков продукции на складе, брака в производстве, условий хранения и возможных потерь готовой продукции, а также с учетом влияния технологических и экономических факторов производства.

Расчет объема производства определяется по формуле:

Нужно произвести в плановом году = изделия, которые мы продадим в плановом году, + изделия, которые мы должны иметь на складе в конце планового года, – изделия, которые уже есть у нас на складе на начало планового года.

Обоснованный бюджет производства, то есть практически производственный план, позволяет установить взаимосвязь между различными структурными подразделениями, участвующими в производственном процессе, увязать производство и сбыт продукции, определить потребность в необходимых материалах, в трудовых ресурсах, в уровне загрузки и использования производственной мощности и т.п.

Бюджет материальных затрат формируется в зависимости от остатков материальных затрат (сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий, запчастей и т.п.) на складах предприятия и бюджета производства. При этом потребность в материалах ведется на базе норм расхода сырья и материалов, длительности технологического цикла, загрузки оборудования и площадей, сроков поставки материала, объемов закупки, наличия страховых запасов. При необходимости бюджет материальных затрат осуществляется с достаточной степенью детализации и спецификации основных и вспомогательных материалов. При разработке бюджета прямых материальных затрат крайне важно определить и обосновать объем закупок материальных ресурсов с учетом сроков и условий погашения кредиторской задолженности за ресурсы. Объем закупок (О_з) определяют по формуле:

О_з = О_исп + З_к – З_н , (7.1)

где О_исп — объем использования материальных ресурсов;

З_к — запасы материалов на конец планируемого периода;

З_н — запасы материалов на начало периода.

Бюджет оплаты труда производственных рабочих включает расчеты по трудоемкости производственной программы и отдельных видов продукции, а также определения среднего уровня почасовой оплаты труда, исходя из действующих норм затрат и норм оплаты труда по различным категориям работающих. Следует учитывать страховые социальные взносы, а также сложившуюся систему премирования на данном предприятии.

В бюджете накладных расходов определяются общецеховые расходы (содержание аппарата управления цехом; содержание зданий, сооружений и инвентаря цеха; амортизация цеха, текущий ремонт зданий, сооружений и инвентаря цеха; охрана труда и прочие цеховые расходы) и общезаводские расходы (командировки; амортизация основных средств общезаводского характера; содержание пожарной, военизированной и сторожевой охраны; содержание и текущий ремонт зданий, сооружений и инвентаря общезаводского характера; подготовка кадров; прочие общезаводские расходы).

Бюджет коммерческих расходов, рассчитываемый маркетинговой службой предприятия в процентном отношении к объему продаж, включает: затраты на рекламу, комиссионные торговых агентов, транспортные услуги, погрузочно-разгрузочные затраты, страхование грузов, упаковку, хранение, аренду складов и другие затраты.

Бюджет управленческих расходов — это расходы, связанные с содержанием органов управления предприятием: руководства предприятия, отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии, планово-экономической службы, снабжения и др. Бюджет управленческих расходов можно рассчитывать в процентном отношении от бюджета продаж, а можно прямым способом по статьям затрат.

Бюджет производственной себестоимости продукции формируется на основе бюджетов материальных затрат, бюджета оплаты труда и бюджета накладных расходов (общецеховых и общезаводских).

Все подготовленные бюджеты увязываются между собой, уточняются и при необходимости корректируются, после чего подготавливаются три основных финансовых документа: бюджет прибылей и убытков; бюджет движения (потока) денежных средств и бухгалтерский баланс. Разрабатывает эти документы финансовая служба предприятия.

Итоговым ( сводным) документом финансового плана является бюджет прибылей и убытков, который по форме соответствует бухгалтерскому отчету о прибылях и убытках Бюджет прибылей и убытков необходим для оценки рентабельности предприятия, для контроля за его хозяйственной деятельностью. Именно наличие прибыли в долгосрочной перспективе является залогом положительного сальдо отчета о движении платежных средств.

Один из наиболее важных бюджетов на предприятии — бюджет движения денежных средств, который позволяет определить реальную платежеспособность, выполнение финансовых обязательств. Его назначение состоит в обеспечении сбалансированности поступления и списания денежных средств. В нем суммируются все потоки средств как результат планируемых операций на всех фазах формирования бюджета. В целом он показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств и финансовое положение для каждого месяца. Большое сальдо (по меркам организации) на счете денежных средств, как правило, означает, что средства не были использованы с наибольшей эффективностью. Низкий уровень — на то, что организация не в состоянии расплатиться по своим текущим обязательствам.

Бухгалтерский баланс формируется на базе отчетных данных бухгалтерского учета на конкретную дату по принятым на предприятии субсчетам бухгалтерского учета. Он показывает, какими средствами финансирования располагает предприятие и как используются данные средства, а также дает возможность управления активами и пассивами предприятия, ускорения оборачиваемости текущих активов и пассивов, оптимизации структуры источников финансирования.

Для прогноза баланса используются суммы оборотных активов (сырья, материалов, готовой продукции и т.п.) и дебиторской задолженности.

Источники формирования средств (пассивная часть баланса) определяются по собственным средствам, долгосрочным и краткосрочным кредитам, кредиторской задолженности и прочим текущим пассивам.

Наряду с бюджетами на предстоящий период в процессе бюджетирования составляются отчеты об исполнении бюджетов за истекший период. Отчеты по бюджетам сводят воедино информацию по планированию, учету, контролю и анализу бизнес-процессов. Менеджеры должны отслеживать выполнение бюджетов и выявлять так называемые «узкие места» в деятельности компании.

В зависимости от специфики деятельности компании, а также для уточнения отдельных показателей могут быть сформированы и другие «специальные» бюджеты. Виды и количество таких бюджетов определяет высшее руководство компании и бюджетный комитет. К таким бюджетам, например, относятся: кредитный или инвестиционный бюджеты, налоговый бюджет, бюджет НИОКР и др. Также можно более развернуто представить отдельные показатели (например, построить бюджет расходов на командировки).

Подготовленные финансовые отчеты достаточно полно отражают деятельность предприятия на перспективу: бюджет прибылей и убытков дает информацию о рентабельности, бюджет активов и пассивов — о составе имущества планового года и источниках его формирования, отчет о движении денежных средств позволяет увидеть, за счет каких источников организация получит денежные средства.

Отчеты по бюджетам могут готовиться ежемесячно (наиболее частый случай), поквартально, по полугодиям и раз в год. По некоторым данным отчитываются ежедневно (например, по отгрузке), по другим — еженедельно (например, по производству и продажам). Для того чтобы определить периодичность отчетов, проводится анализ «затраты/выгоды».

В периодических отчетах сопоставляются запланированные и отчетные данные. По результатам сравнения проводится так называемый анализ план-фактных отклонений (т.е. оценка уровня отклонений фактических показателей от плановых). При этом отклонения могут измеряться в абсолютных (например, в рублях) и в относительных (в процентах) единицах измерения. Отклонения могут рассчитываться между показателями, запланированными на определенный период, и по отношению к любому базовому периоду. Например, отклонения на 6-й месяц бюджетного периода могут устанавливаться в процентах к отклонениям в 1-м месяце. Превышающие предельно допустимый уровень отклонения оцениваются на предмет степени их влияния на результаты функционирования организации, выявляются причины таких отклонений. Все отклонения можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров хозяйственной политики компании и принятых ею установок, и положительные — приближающие к ним. Анализ план-фактных отклонений позволяет определить требующие первоочередного внимания проблемные области хозяйственной деятельности, выявить не предусмотренные в процессе разработки бюджетов возможности, а также оценить деятельность каждого центра ответственности и его руководителей.

Анализ исполнения бюджетов позволяет менеджерам применять систему управления по отклонениям — систему управления предприятием, подобную системе автоматического регулирования в технике, когда внимание менеджера концентрируется на показателях, имеющих значительные отклонения от плановых. Следует отметить, что на практике неэффективной считается такая система бюджетирования, в которой отклонение фактических результатов от запланированных регулярно превышает 20—30%, тогда как нормой является отклонение, не превышающее 5%.

Таким образом, в процессе бюджетирования рассчитывается прогнозное финансовое состояние компании. Если результирующие финансовые показатели, рассчитанные на основе системы бюджетов (такие, как ликвидность, прибыль, рентабельность и др.), неудовлетворительны, то проводится анализ влияния на финансовое состояние основных параметров бюджетов и заложенных в них нормативов при их изменении. Невыполнение бюджета может означать срыв всех планов компании: производства, продаж, выплаты заработной платы, налогов и т.д. В конечном счете, это приводит к срыву общей стратегии развития. Бюджетный анализ обеспечивает информационную прозрачность бизнес-процессов, необходимую для оперативного и стратегического менеджмента.

Следует отметить необходимость учета реальных экономических условий и финансовой политики государства при разработке фи­нансового плана, в противном случае полученные результаты могут быть далеки от реальных.