Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

Для автоматизации ввода операций, связанных с начислением и выплатой заработной платы, в типовой конфигурации предусмотрены два документа: "Начисление зарплаты" и "Выплата зарплаты". Однако следует себе отдавать отчет в том, что участок расчетов с персоналом по оплате труда является весьма сложным. Документы по учету заработной платы, включенные в типовую конфигурацию, покрывают лишь незначительную часть расчетов, связанных с учетом труда и заработной платы, реально встречающихся на средних и крупных предприятиях Для более сложных расчетов используются специализированные программы, например такие, как "1С:Зарплата и кадры".

При использовании специализированных программных средств для автоматизации этого участка учета, отпадает необходимость в ведении аналитического учета на счете 661 в разрезе сотрудников предприятия, что значительно сократит объем вводимых проводок и существенно "разгрузит" компьютерную бухгалтерию. Соответственно в таком случае отпадает необходимость в использовании описанных документов по учету заработной платы. Тем не менее, и в этом случае в бухгалтерской программе сохраняется необходимость учета заработной платы как элемента производственных затрат.

Исходя из вышеизложенного, перечислим возможные способы организации учета заработной платы в бухгалтерской программе.

Первый способ. Аналитический учет расчетов по заработной плате на счете 661 ведется в разрезе сотрудников. Для каждого сотрудника начисляется заработная плата, которая одновременно учитывается как элемент производственных затрат, производится формирование проводок по налогам и сборам в социальные и др. фонды. В этом случае в полном объеме используются документы, предусмотренные типовой конфигурацией.

Второй способ. Аналитический учет расчетов по заработной плате на счете 66 в разрезе сотрудников не ведется. В этом случае документы типовой конфигурации по учету заработной платы использоваться не могут, поскольку они рассчитаны на наличие аналитического учета на счете 66, организованного в разрезе субконто "Сотрудники". В этих условиях начисление заработной платы сотрудникам осуществляется вне бухгалтерской программы, например в программе ""1С:Зарплата и кадры". Итоговые данные по начисленной заработной плате придется переносить в бухгалтерскую программу, где они будут использованы для формирования проводок по учету производственных затрат, а также учету отчислений в социальные фонды, производимых от фонда оплаты труда Заметим, что все названные проводки пользователю придется вводить вручную или разработать для этой цели типовую операцию.

В настоящей главе рассмотрим все перечисленные варианты организации учета заработной платы.

Ввод справочной информации

Прежде чем приступать к учету хозяйственных операций по учету труда и заработной платы необходимо ввести в компьютерную бухгалтерию справочную информации, объем которой особенно велик, если в бухгалтерии предполагается вести аналитический учет в разрезе сотрудников.

Для ведения учета по заработной плате необходимо, чтобы были заполнены следующие справочники типовой конфигурации:

1. Фирма;

2. Виды деятельност»;

3. Виды затрат;

4. Сотрудники;

5. Налоги и отчисления.

Справочник "Сотрудники" предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 66 "Расчеты по оплате труда", 3721 "Расчеты с подотчеными лицами", 3775 "Расчеты с рабочими и служащими по прочим операциям" и на других счетах взаиморасчетов с сотрудниками. В типовой конфигурации для справочника "Сотрудники" предусмотрена трехуровневая структура, то есть в данном справочнике можно создавать произвольные группы и подгруппы сотрудников.

Первое знакомство с данным справочником состоялось при рассмотрении вопросов учета расчетов с подотчетными лицами в главе 17 "Создание производственных запасов" (см. задачу 17-4).

Продолжим рассмотрение особенностей заполнения данного справочника информацией, относящейся к учету заработной платы на конкретном примере.

Задача 20-1

Необходимо ввести в справочник "Сотрудники" сведения о работниках, относящихся к категории административно-управленческого персонала

ФИО	Должность	Оклад	Количество детей	Член профсоюза
Админов В. С.	Директор	2800.00	1	Нет
Сидорчук Е. В.	Бухгалтер	2500.00	Нет	Нет
КрохинДМ.	Экспедитор	1200.00	3	Нет

Обратимся к форме справочника, например, через меню "Справочники - Сотрудники".

Создадим в справочнике группу под именем "Администрация", затем перенесем в нее негрупповые элементы из верхнего уровня. Это можно осуществлять стандартным способом.

Редактирование элементов проводится посредством экранной формы, содержащей несколько закладок, группирующих различные сведения о сотруднике.

На рис. 20-1 показана последовательность закладок и их заполнение исходными данными согласно постановке задачи.

На закладке "Общие" содержатся основные сведения о сотруднике -его табельный номер (он же код), фамилия, имя, отчество, пол и должность сотрудника

Если работа в данной организации является основным местом работы для физического лица, то следует отметить флажок "Основной".

Рис. 20-1. Ввод сведений о сотруднике

В реквизите "Фирма" следует указать фирму, на которой работает сотрудник, этот реквизит доступен до того момента, пока элемент справочника не записан. Выбранная фирма влияет на код элемента справочника, к нему добавляется префикс, который задается в справочнике "Фирмы".

На закладке "Данные по з/п" вводятся данные, необходимые для начисления сотруднику заработной платы и удержания подоходного налога: сумма месячного оклада (или повременного тарифа), размер аванса, количество детей и количество льгот по подоходному налогу, а также счет и статья затрат по которым будет списываться сумма начисленной сотруднику заработной платы.

Если в конфигурации выбрана методика учета затрат с использованием счетов класса 8 и 9, или с использованием только счетов класса 8, то суммы различных начислений по сотруднику будут по умолчанию отражены по дебету соответствующих субсчетов счета 81. А именно, сумма начисленного оклада - по дебету счета 811, сумма отпускных - по дебету счета 814, сумма материальной помощи и суммы по больничным листам, выплачиваемые за счет собственных средств предприятия - по дебету счета 816. Если же суммы таких начислений должны быть отражены по другому затратному счету, то его следует указать в реквизите "Счет затрат". В этом случае именно этот счет будет дебетуемым счетом в проводках по начислению сотруднику зарплаты, отпускных, материальной помощи и больничных за счет средств предприятия.

Аналогично, при выбранной методике учета затрат с использованием только счетов класса 9, при незаполненном реквизите "Счет затрат" все вышеупомянутые начисления по сотруднику будут отнесены в дебет счета 91. Если же суммы таких начислений по сотруднику необходимо относить на другой затратный счет, отличный от счета 91, его следует указать в реквизите "Счет затрат".

Таким образом заполнять реквизит "Счет затрат" необходимо только в том случае, если затратный счет в указанных проводках должен быть отличен от используемых по умолчанию. В противном случае этот реквизит следует оставлять незаполненным.

Аналитику же затратного счета/или счетов (в реквизитах "Вид затрат" и "Вид деятельности"), напротив, следует указывать обязательно.

Закладку "Паспортные данные", предназначенную для ввода паспортных данных, рассматривать не будем, в силу того, что этот вопрос уже рассматривался нами ранее и не должен вызвать каких-либо затруднений.

В реквизиты закладки "Налоговые данные" вводятся индивидуальный налоговый номер сотрудника, название и адрес налоговой инспекции по его месту жительства.