Контрольные вопросы

1. Назначение и правила создания форм в СУБД Access.

2. Каким образом можно модифицировать готовую форму?

3. Назначение и правила создания запросов в СУБД Microsoft Access.

4. Порядок создания вычисляемых полей в СУБД Microsoft Access.

5. Методика проведения расчётов и анализа введённых данных.

5.4. Принципы создания отчётов в субд access 2003

Отчёт является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчёта, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

1 . Создание почтовых наклеек.

2. Отображение итоговых значений на диаграмме.

3. Группировка записей по категориям.

4. Вычисление итоговых значений.

Большинство отчётов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчёта являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчёт может включать как все поля, так и часть полей из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создаётся.

П рисоединённый отчёт получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчёта.

1. Заголовок отчёта и заголовки столбцов сохраняются в макете отчета.

2. Данные поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчёта.

3. Данные поступают из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

4 Итоговые значения поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчёта.

С вязь между отчётом и его источником данных создаётся при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчёта.

1. Декоративные линии.

2. В надписях выводится поясняющий текст.

3. В полях выводятся данные из запроса.

4. Поле использует выражение для расчёта итогового значения.

Освоим основные принципы создания отчётов в среде СУБД. Предполагается, что в Вашей личной папке хранится база данных с именем Суд.mdb, полученная на предыдущих практических занятиях.

5.4.1. Знакомство с основными функциями Access 2003

1.1. Запустите СУБД Access: ► ► ► .

2. Откройте справочную систему Access. Для этого на панели инструментов «База данных» щёлкните по кнопке Справка ( ).

3. В окне «Справка Access» левой клавишей мыши щёлкните по надписи Оглавление.

4. В появившемся оглавлении левой клавишей мыши щёлкните по пункту Объекты базы данных. Пользуясь справочной системой ознакомьтесь с темами раздела «Работа с отчетами» ► «Создание отчетов».

5. Закройте окно «Справочной системы».

5.4.2. Создание автоотчётов

Создайте автоотчёты¹² для вывода данных из таблиц Иски и Судьи, а также по запросу Иски_декабрь. Примерная последовательность действий:

1. Открытие базы данных

1.1. Откройте базу данных Суд.mdb. Для этого в окне СУБД Access откройте пункт меню Файл. Далее в списке последних файлов, с которыми работала программа, щёлкните левой кнопкой мыши по Суд.mdb. (Если в раскрывающемся списке имя базы данных отсутствует, то щёлкните левой кнопкой мыши по пункту Открыть и в соответствующих строках окна «Открытие файла базы данных» установите диск и папку, в которых Вы сохранили файл Суд.mdb).

2. Создание автоотчёта по таблице Иски

2.1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты ( ) на панели Объекты.

2.2. Нажмите кнопку Создать ( ) на панели инструментов окна базы данных.

2.3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастер Автоотчет: в столбец (каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля) и таблицу Иски, содержащую данные, на которых должен быть основан отчёт. Нажмите кнопку Ок.

2.4. Пользуясь линейкой прокрутки и изменяя номер строки (в нижней строке окна Иски), просмотрите содержимое отчёта.

2.5. Закройте окно с сохранением отчёта под именем Иски1.

3. Создание автоотчёта по таблице Судьи

3.1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты ( ) на панели Объекты.

3.2. Нажмите кнопку Создать ( ) на панели инструментов окна базы данных.

3.3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастер Автоотчет: ленточный (поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля) и таблицу Судьи. Нажмите кнопку ОК.

3.4. Просмотрите содержимое отчёта.

3.5. Закройте окно с сохранением отчёта под именем Судьи1.

4. Создание автоотчёта по запросу Иски_декабрь

4.1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты ( ) на панели Объекты.

4.2. Нажмите кнопку Создать ( ) на панели инструментов окна базы данных.

4.3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастер Автоотчет: ленточный и запрос Иски_декабрь. Нажмите кнопку ОК.

4.4. Просмотрите содержимое отчёта и закройте окно с сохранением отчёта под именем Иски_декабрь1.