Раздел 5 Документация и инвентаризация

Тема 5.1 Бухгалтерские документы

Изучив данную тему, Вы узнаете:

- понятие документов,

- правила заполнения документов,

- порядок проверки и обработки документов.

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных операций как элементов хозяйственных процессов осуществляется, во-первых, методом сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации – документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу.

Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации – документах, придающих ей юридическую силу

Д окументация

Повторите из дисциплины ДОУ определение «документ».

Мы не ставим своей задачей изучение всех методов и приемов документации. Это продолжительный и трудоемкий процесс, во многом зависящий от отрасли и видов деятельности, специфики совершаемых хозяйственных операций. Остановимся на основных моментах.

Способом документации осуществляется первичный учет, т.е. сбор и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете документы играют значительную большую роль, чем в других видах учета. Объясняется это тем, что документы в бухгалтерии не только являются способом регистрации хозяйственных операций, но и используются также как средство доказательства фактического совершения этих хозяйственных операций, позволяют проверять законность и целесообразность хозяйственных операций.

Из этого вытекает особое значение документов как основы всех последующих группировок и обобщений в системе бухгалтерского учета, как средства оперативного руководства работой и текущего контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий.

Документальная регистрация хозяйственных факторов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения. К бухгалтерскому учету могут приниматься только хозяйственные операции, получившие правильное документальное оформление. Документы создаются в момент совершения хозяйственной операции или сразу по его окончании.

Все предприятия на территории Российской Федерации должны применять для оформления операций документы унифицированного образца, разрабатываемые и утверждаемые Госкомстатом РФ.

В случае отсутствия унифицированных форм первичных документов для оформления каких-либо хозяйственных операций предприятия имеют право самостоятельно разрабатывать формы учетных документов с обязательным соблюдением следующих реквизитов:

• наименование организации;

• наименование документа;

• дата составления документа;

• краткое содержание хозяйственной операции;

• измерение хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;

• подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

• расшифровка подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.



ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» ст.10.

В первичных документах не допускается неоговоренных исправлений. В банковских и кассовых документах делать исправления нельзя вообще.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия. Все первичные документы делятся на:

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) – они разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них , не отражается в учетных регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.д.) – они отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. В первичных кассовых и банковских документах ошибки и исправления не допускаются. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.