Проверка и обработка документов

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов);

- арифметически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность задокументированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования. Например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера. Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «получено», «оплачено» с указанием даты. Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у предприятий производится:

- органами дознания;

- органами предварительного следствия;

- прокуратурой;

- судом;

- ГНИ;

- налоговой полицией –

на основании постановления этих органов, согласно законодательству (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну). Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется специальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, в которую приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

Вопросы для самоконтроля

1 Какое место занимают первичные документы в составе учетной документации?

2 Что такое реквизиты в первичных документах?

3 Какие реквизиты в первичных документах являются обязательными?

4 Имеет ли юридическую силу документ, в котором заполнены не все обязательные реквизиты?

5 В какие сроки должны быть составлены первичные документы?

6 Кто несет ответственность за правильность создания документа?

7 В каких первичных документах исправления не допускаются?



Тестовые задания

Укажите номер правильного ответа.

1 По назначению документы подразделяются на:

а) первичные;

б) оправдательные;

в) разовые.

2 По назначению документы подразделяются на:

а) сводные;

б) внешние;

в) распорядительные.

3 Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы:

а) оправдательные;

б) распорядительные;

в) бухгалтерского оформления.

4 Документы бухгалтерского оформления применяются для:

а) подготовки информации к отражению в учетных регистрах;

б) осуществления бухгалтерских записей;

в) сокращения объема первичной документации.

5 Проверка документов по существу – проверка:

а) правильности подсчета итогов;

б) правильности их оформления;

в) законности совершения операций.

6 Формальная проверка документов – проверка:

а) полноты заполнения реквизитов;

б) правильности его оформления;

в) законности совершения операций.

Создание, передача и хранение документов осуществляется в соответствии с графиком документооборота, утверждаемом на каждом предприятии.

Документооборот – это важная, интересная и ответственная часть деятельности любой организации, с которой Вы познакомитесь подробнее в Рабочих тетрадях.