Классификация учетных регистров

Учетные регистры классифицируются:

• по виду материального носителя;

• по степени детализации отражаемой информации;

• по характеру записей.

По виду материального носителя учетные регистры подразделяются на:

• книги (журналы) – сброшюрованные разграфленные листы бумаги (например, Главная книга, книги складского учета и др.);

• листы – отдельные специально разграфленные листы, хранящиеся в системном порядке в отдельных папках (например, журналы-ордера по отдельным счетам бухгалтерского учета, шахматные ведомости и др.);

• карточки – отдельные специально разграфленные листы, выполненные, как правило, из картона, хранящиеся в систематизированном виде в картотеках (например, инвентарные карточки по учету объектов основных средств, личные листы работников).

По степени детализации отражаемой информации учетные регистры делятся на:

• синтетические – открываются для отражения самой обобщенной информации (без излишней детализации) по конкретному синтетическому счету бухгалтерского учета;

• аналитические – открываются в развитие синтетических счетов для отражения детализированной информации. Могут содержать не только стоимостные показатели, но и натуральные показатели, дополнительные пояснения и информацию, необходимую для контроля за состоянием и движением объектов бухгалтерского учета.

По характеру записей учетные регистры делятся на :

• хронологические регистры – применяются для регистрации всех первичных документов в хронологическом порядке (при этом не всегда происходит систематизация информации по отдельным счетам бухгалтерского учета). В качестве примера хронологического регистра можно привести кассовую книгу, в которой в строгом хронологическом порядке отражаются все операции по поступлению и выдачи денежных средств из кассы организации;

• систематические регистры – ведутся для группировки учетной информации по систематическим и аналитическим счетам;

• комбинированные регистры – сочетают хронологические и систематические записи. Комбинированные учетные регистры достаточно широко применяются в учетной практике. Они позволяют одновременно отразить записи в хронологическом порядке (что облегчает их поиск и контроль за ними) и систематизировать записи по синтетическим счетам. Большинство журналов-ордеров и ведомостей являются комбинированными регистрами.

Правила ведения учетных регистров и исправление ошибок в них

! Все без исключения хозяйственные операции, оформленные первичными документами, отражаются в учетных регистрах.

Учетные регистры могут создаваться ручным, машинным или автоматизированным способом. Если регистры создаются машинным или автоматизированным способом, должна быть возможность их вывода на бумажные носители.

Применяемые в организации учетные регистры представляют собой единую взаимосвязанную систему обработки и систематизированной информации.

Учетные регистры должны вестись аккуратно, в них не допускаются ни помарки, ни подчистки. Для исправления ошибочных записей в зависимости от допущенных ошибок применяются несколько способов.

Корректурный способ применяется для исправления описок, неправильного подсчета итогов, записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Исправление корректурным способом производится путем зачеркивания неправильной информации одной чертой таким образом, чтобы предыдущая информация осталась «читаема». Исправление ошибки в учетных регистрах корректурным способом подтверждается датой внесения исправления и подписью лица, производившего исправление.

Пример (6.1.1) По накладной №123 от 15.01.2002 года в организацию поступили материалы от ЗАО «Красный молоток» на сумму 1200 рублей. В учетном регистре была произведена запись «Поступили материалы от ООО «Три тополя» по накладной №123 от 15.01.2002 на сумму 1200 рублей». Такую ошибку следует исправлять корректурным способом.

Дополнительная проводка применяется, когда в учетных регистрах ошибочно отражена сумма меньше реальной.

Пример (6.1.2) по накладной №123 от 15.01.2002 года в организацию поступили материалы от ЗАО «Красный молоток» на сумму 1200 рублей. В учетном регистре произведена запись «Поступили материалы» от ЗАО «Красный молоток» по накладной №123 от 15.01.2002:

Дебет счета «Материалы» 1100 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»1100 рублей

Таким образом, в учетном регистре ошибочно была указана меньшая сумма. Такая ошибка исправляется дополнительной проводкой:

Дебет счета «Материалы» 100 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 рублей

Способ «красного сторно» (отрицательной записи) применяется для исправления неправильных бухгалтерских проводок (неправильной корреспонденции счетов) или записи суммы большей, чем реальная сумма операции.

Исправительная проводка или сумма записывается в учетных регистрах красным цветом или обводится в квадрат (менее распространено), при автоматизированной обработке – сумма указывается с «минусом». Такие суммы при подсчете оборотов по счету вычитываются, то есть аннулируют неверную проводку или уменьшают завышенную сумму.

Пример (6.1.3) По накладной №123 от 15.01.2002 года в организацию поступили материалы от ЗАО «Красный молоток» на сумму 1200 рублей. В учетном регистре произведена запись «Поступили материалы от ЗАО «Красный молоток» по накладной №123 от 15.01.2002:

Дебет счета «Материалы» 1300 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»1300 рублей

Таким образом, в учетном регистре ошибочно была указана большая сумма. Такая ошибка исправляется сторнировочной записью:

Дебет счета «Материалы» 100 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 рублей

Пример (6.1.4) По накладной №123 от 15.01.2002 года в организацию поступили материалы от ЗАО «Красный молоток» на сумму 1200 рублей. В учетном регистре от ЗАО «Красный молоток» по накладной №123 от 15.01.2002:

Дебет счета «Товары» 1200 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»1200 рублей

Таким образом, в учетном регистре отражена ошибочная корреспонденция счетов: поступившие материалы оприходованы как товары. Сумма указана верно. Такая ошибка справляется сторнировочной записью:

Дебет счета «Товары» 1200 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»1200 рублей

Отражается правильная проводка:

Дебет счета «Материалы» 1200 рублей

Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»1200 рублей