4.Понятие о документообороте в бухгалтерском учёте и его основных этапах.

Документооборот - путь, который совершает док-т от момента его составления до сдачи его в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать: наименование отчетов или первичных документов; время составления; лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах; сроки и ответственного за предоставление док-та в бухгалтерию; лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве. Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и всяким злоупотреблениям. Главный бухгалтер составляет график документооборота и отвечает за его выполнение. В течение месяца док-т хранится в сейфе у главного бухгалтера, затем сшивается в папку, затем в конце года передается в архив архивариусу на основании акта.

5.Хранение документов. Организация архивов Хранение документов организации

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и статьей 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17 Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникает у бухгалтера, - сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее - Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;

документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.