11.2. Информация в системе управления

Процесс управления рассматривается как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Основой управления является принятие решений, которые основаны на исполь­зовании информации. Степень обоснованности решений зависит от полноты, достоверности и своевременности информации. Само решение является новой информацией, которая доводится до исполнителей в виде приказов, планов, нормативов и является для них импульсом к дальнейшим действиям.

Классификация информации:

1) по характеру:

• непрерывная информация – о параметрах производственных физических величин (силы тока, давления, температуры и т.д.), являющихся непрерывной функцией времени;

• дискретная информация – последовательность отдельных сигналов, отдаленных друг от друга временными или пространственными промежутками. Например, информация об экономических процессах. Также существует понятие «полезная информация», т.е. информация, уменьшающая неопределенность сведений о системе. Отрицательное значение полезной информации расценивается как дезинформация;

2) по типу передаваемой информации:

• документальная;

• недокументальная, т.е. не зафиксированная на материальном носителе;

3) по источнику происхождения:

• первичная (непосредственный результат любого вида деятельности);

• вторичная (результат переработки первичной информации);

4) по способу распространения:

• опубликованная (т.е. растиражированная);

• неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение);

5) по области получения и исполнения:

• по различным областям знаний, научным дисциплинам.

В наиболее общем виде в системе управления могут циркулировать следующие виды информации:

1) внешняя информация:

• на входе – входящая информация о действующих и принимаемых законах всех уровней власти, о поставщиках, потребителях, конкурентах, о состоянии рынков услуг, трудовых ресурсов, научно-технической продукции, инвестиций и т.д.;

• на выходе – данные статистической отчетности, платежные документы, рекламные материалы, инструкции по эксплуатации изделий и т.д.

2) внутренняя информация, которая создается и используется внутри предприятия:

• управляющие воздействия: цели, политика, программы, приказы, проекты, нормативы;

• управляющие воздействия оперативного плана: распоряжения по регулированию хода производственного процесса;

• обратная связь – сведения о деятельности производственной системы (количество и качество продукции, фактические затраты ресурсов);

• обратная связь от органов оперативного управления: сведения о критических ситуациях, сбоях производственного процесса, требующих специальных решений руководства предприятием и др.

11.3. Этапы коммуникационного процесса

Целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

У глубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий (рис. 11.1). Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Рис. 11.1. Коммуникационный процесс

При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

• отправитель – лицо, генерирующее идеи, объем, собирающее информацию и пере­дающее ее;

• послание – собственно информация, закодированная с помощью символов;

• канал связи – средство передачи информации;

• получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Обмен информацией проходит несколько этапов.

1. Зарождение идеи: отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова (вербальное оформление) или какие-нибудь символы (цифры, графики), а также невербальное оформление (жесты, мимику). Кодирование превращает идею в сообщение. Кодирование можно представить себе как операцию упаковки. При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи.

3.  Передача. Она может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому или посредством почты и других каналов связи (телеграф, телефон, компьютерные сети).

4.  Декодирование – перевод символов сообщения в мысли получателя. Особо следует подчеркнуть: обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонст­рировал понимание идеи, осуществив действия, которые ждал от него отправитель. По ряду причин получатель может придать иной, чем предполагал отправитель, смысл сообщению.

Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуни­кационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.